جدول الرواتب

لإدارة أي مشروع بنجاح، فإنه يتعين على جهة العمل أن تدفع رواتب لموظفيها بشكل عادل وفي الوقت المحدد وضمن إطار قانوني. ولكن، مع الضرائب، ومتابعة ورق العمل وإعداد جدول للرواتب؛ قد يصعب على مالكي المشروعات غير المتفرغين معرفة من أين يبدأون. وكلما كبر حجم مشروعك وزاد عدد موظفيك، زادت حاجتك إلى الاطلاع على المتطلبات والشروط القانونية الخاصة بجدول الرواتب، وزاد احتياجك أيضًا إلى إعداد جدول وإعداد خطة رئيسية لحفظ السجلات الخاصة بجدول الرواتب والضرائب.

جدول الرواتب هي عملية أو آلية تنفذها الشركات وتستخدمها لدفع الرواتب والأجور لموظفيها. وبالنسبة للعديد من الشركات التي تعين موظفين، تحتل الرواتب والأجور التي يتقاضها هؤلاء الموظفون المكانة الأكبر في النفقات في موازنة الشركة. وقد يصعب على جهات العمل أيضًا إدارة هذه العملية؛ فهي تتضمن العديد من البنود الواجب مراعاتها. على سبيل المثال، تحصيل أقساط التأمين الصحي الخاص بكل موظف، والمساهمات الخاصة بالتقاعد وسداد الضرائب. وكل هذه الأمور تحتاج إلى التخطيط الجيد و الحفظ في السجلات .

وعند شروعك في تأسيس مشروعك الخاص وبدأت في إعداد جدول الرواتب الخاص بموظفيك، فهناك ثلاث طرق عليك اتباع واحدة منها: قم بإعداد الجدول بنفسك، أو قم بالاستعانة بخدمة جدول الرواتب أو قم باستئجار خبير لإعداده لك. وبصرف النظر عن الطريقة التي ستقرر اتباعها، فلا يزال يتعين عليك كقائد للمشروع ومالك له أن تكون على دراية كاملة بالقوانين والمتطلبات الأساسية الخاصة بجدول الرواتب.

معرفة المتطلبات والشروط
تجدر الإشارة إلى أن الموظفين الذين يعملون لدى شركات تدير مشروعات صغيرة يخضعون لقوانين التوظيف والعمالة الوطنية والإقليمية، وأحيانًا، المحلية. لذا، عليك مراجعة الهيئات والمؤسسات التابعة لحكومتك للاطلاع على القوانين الإقليمية والمحلية التي تسري على مشروعك. كما يتعين عليك البحث عن القواعد المتبعة في دولتك والخاصة بالآتي:

• القوانين السارية بشأن الحد الأدنى للأجر والعمل الإضافي
• الموظفون المعفيون وغير المعفيين
• العمل الإضافي
• القوانين المنظمة لعمالة الأطفال
• الأجور الزيادة (المضاعفة)
• ساعات العمل
• موعد السفر
• موعد الانتظار
• موعد الاستدعاء أو الطلب
• موعد النوم
• موعد الاجتماعات والدورات التدريبية
• ما يسمح بتنفيذه من العمل
• موعد الإجازات السنوية

إصدار قرارات بشأن الإجازات مدفوعة الأجر: الإجازات الرسمية، والسنوية والإجازات المرضية
وعند شروعك في إعداد جدول الرواتب الخاص بموظفيك، ستحتاج أيضًا إلى إصدار قرارات بشأن تحديد عدد أيام الإجازات مدفوعة الأجر التي ترغب في منحها لموظفيك، إن وجدت. وعلى الرغم من أن القانون الفيدرالي لا يجبر جهة العمل في دفع رواتب وأجور للموظفين على أيام الإجازات، إلا أن الدولة والحكومات المحلية قد تسمح بهذا وتفضله؛ لأنه قد يساعدك على الاستمرار في المنافسة مع الشركات الأخرى وجذب أفضل الموظفين للعمل لديك.

الإجازات الرسمية
تقوم العديد من جهات العمل المختلفة بمنح هذه الإجازات التي تختلف تبعًا لكل دولة.

كما أن بعض جهات العمل تقوم أيضًا بمنح إجازات مدفوعة وغير مدفوعة الأجر للموظفين مقابل الإجازات الرسمية الدينية وإجازة الوفاة (وهي إجازة تمنح لأي موظف بسبب وفاة شخص قريب له، وعادةً ما يكون هذا الشخص فردًا من أفراد الأسرة).

موعد الإجازات السنوية
تقوم جهات العمل، في جميع أنحاء العالم، بمنح إجازات سنوية لموظفيها بناءً على عدد من العوامل المختلفة، وموعد هذه الإجازة السنوية يتفاوت من دولة لأخرى. فقد تقرر، بصفتك جهة عمل، أن تمنح موظفيك هذه الإجازة بعد إنجاز عمل معين خلال ساعات عمل معينة. وقد يمكن منح هذه الإجازة بعد إنجاز عمل محدد على مدار عام كامل أو على مدار فترة الاختبار. وبعض جهات العمل تمنح موظفيها إجازات مدفوعة الأجر شهريًا (على سبيل المثال، 8 ساعات كل شهر).

الإجازات المرضية
إن المتطلبات والشروط الخاصة بمنح الإجازات المرضية تتفاوت وتختلف من مكان لآخر. وحتى إذا كانت القوانين المحلية لدولتك لا تلزمك كجهة عمل بمنح هذه الإجازات لموظفيك، فإن هذا النوع من الإجازات مدفوعة الأجر قد تساعدك في مواصلة تنافسك كجهة عمل، كما أنها قد توفر أموال العمل الخاصة بمشروعك. فمثلاً، إذا كان هناك موظف مريض وجاء إلى العمل، فقد يصيبك أنت أو أي موظف آخر بالعدوى؛ الأمر الذي يكلفك الكثير على المدى البعيد. وإذا كان ذلك الموظف المريض يتعامل بشكل مباشر مع العملاء، فقد يتسبب في إصابة مجموعة العملاء بالمرض؛ الأمر الذي قد يتسبب في شعور العملاء بالاستياء وعدم الرضا.

ومهما كان نوع الإجازة مدفوعة الأجر التي تنوي أن تمنحها لموظفيك، فإنه يجدر بك أن تخطر موظفيك بها بصورة كتابية وأيضًا ذكرها والإشارة إليها في كتيب الموظف ، إن وجد.

الشروع في إعداد جدول الرواتب
تعد مرحلة إعداد جدول الرواتب من أهم المراحل التي قد تمثل مصدر خطر لنجاح أي مشروع. وفيما يلي نستعرض الخطوات التي بإمكانك اتباعها لإعداد جدول الرواتب الخاص بمشروعك:

1. إعداد جدول الدفع
وهذا الجدول يحدد الوقت الذي يمكنك فيه دفع رواتب وأجور للموظفين خلال فترة عمل محددة. ومعظم جهات العمل تقوم بدفع الرواتب والأجور لموظفيها أسبوعيًا، أو كل أسبوعين، أو شهريًا. وعليك أن تقرر وتختار الطريقة الأفضل بالنسبة لك؛ فقد تختار الخيار الأبسط بالنسبة لك فيما يتعلق بالحسابات المالية الخاصة بمشروعك (الدفع الأسبوعي أو الشهري) أو قد تفضل الطريقة التي يفضلها معظم الموظفين (الدفع كل أسبوعين). ولا بد من الوضع في الاعتبار أن كل منطقة لديها المتطلبات والشروط الخاصة بها بشأن جدول الدفع، ولذا تأكد من الرجوع إلى القوانين الخاصة بمنطقتك أو دولتك في هذا الصدد.

2. تصنيف الموظفين
وستحتاج أيضًا إلى تصنيف موظفيك بالشكل الصحيح بما يعود بالنفع والفائدة لهم ودون الإضرار بمشروعك. وفيما يلي الفئات والمجموعات الأساسية للموظفين:

الموظف (العامل) غير المعفي: وهو الموظف التي يتقاضى أجره بالساعة. ويتعين عليك كجهة عمل أن تدفع له أجرًا يزيد عن قيمة الحد الأدنى للأجر الفيدرالي، وأيضًا، إن أمكن، المحلي، بالإضافة إلى العمل الإضافي؛ وذلك عملاً باللوائح والقوانين الفيدرالية والحكومية.

الموظف المعفي: وهو الموظف الذي يتقاضى مرتبًا؛ بحيث يكون معفيًا من بعض الحقوق والحمايات الممنوحة للموظفين غير المعفيين (العمّال)، مثل العمل الإضافي.

ولمساعدتك في تحديد ما إذا كان الموظف غير معفي أو معفيًا وفقًا للقانون الوطني المحلي، بإمكانك زيارة الموقع الإليكتروني للهيئة الحكومية المختصة.

ولمعرفة ما إذا كانت دولتك تفرض معايير إضافية أو لا، قم بزيارة الموقع الإليكتروني الخاص بمكتب العمل المحلي التابع لك. كما يجدر بك أيضًا أن تستشير محامٍ متخصص في هذا الشأن.

3. معرفة الأسس الضريبية
يتعين على كل من جهات العمل والموظفين سداد ضرائب الدخل القومي، بالإضافة إلى الضرائب الإقليمية والمحلية في بعض المناطق.

كما ستكون هناك حاجة إلى خصم رسوم الرعاية الصحية والإسهامات المالية الخاصة بالتقاعد من رواتب الموظفين كل مدة دفع، بناءً على المزايا التي تمنحها والتي يختارها الموظفون.

وللحصول على تفاصيل أكثر حول ضرائب العمل القومية والوطنية، قم بزيارة الموقع الإليكتروني الخاص بالهيئة الحكومية المختصة. ومن الأفضل لك أن تقوم بمراجعة هذه الضرائب مع محاسب مختص أو مع خبير ضرائب موثوق فيه للتأكد من أنك تمضي على الطريق الصحيح.

4. مراقبة الحضور / تسجيل ساعات العمل
كجهة عمل، ستحتاج إلى مواصلة متابعة عدد ساعات العمل الخاصة بموظفيك. فأغلب جهات العمل يعمل لديها موظفون (عمّال) غير معفيين؛ حيث يقوم العمّال أنفسهم بتسجيل ساعات العمل وتعرض هذه الساعات على جهة العمل كل مدة دفع لاعتمادها والموافقة عليها. كما أن العديد من جهات العمل الأخرى تقوم بمتابعة ساعات العمل للموظفين المعفيين لأسباب عديدة؛ منها إمكانية إدارة جدول الرواتب بصورة أسهل إلى جانب إدارة المزايا الممنوحة. وهناك العديد من خيارات البرامج التي لا حصر لها والتي بإمكانك الاستعانة بها عند الحاجة.

5. حفظ السجلات الخاصة بالموظفين
يتعين عليك في أي وقت تقوم فيه بتعيين موظف جديد أن تقوم بإعداد وإنشاء ملف خاص بهذا الموظف يحوي عددًا من المعلومات الضرورية؛ التي من بينها:

• اسم الموظف بالكامل (الاسم الرباعي) ورقم البطاقة الضريبية الخاصة بالفرد أو الرقم القومي
• العنوان، مشتملاً على الرقم البريدي
• تاريخ الميلاد، إذا كان الموظف قاصرًا
• الجنس (ذكر / أنثى) والمهنة
• توقيت ويوم الأسبوع في حال بدء أسبوع العمل للموظف
• ساعات العمل المنجزة كل يوم
• إجمالي ساعات العمل المنجزة أسبوعيًا
• الأساس الذي وفقًا له يتقاضى الموظف راتبه / أجره (بالساعة، بالأسبوع، بالمشروع، وخلافه)
• معدل الأجور في الساعة المعتاد
• إجمالي الأرباح اليومية أو الأسبوعية
• إجمالي أرباح العمل الإضافي خلال الأسبوع
• كافة الإضافات والخصومات من أجور وراتب الموظف
• إجمالي الرواتب والأجور المدفوعة في كل مدة دفع
• تاريخ السداد والدفع ومدة الدفع

قم بمراجعة الموقع الإليكتروني الخاص بمكتب العمل المحلي التابع لمنطقتك لمعرفة المتطلبات والشروط الخاصة بحفظ السجلات.

وبالإضافة إلى المستندات المهمة التي يتعين الاحتفاظ بها، فإنه يتوجب عليك أيضًا إنشاء سجل خاص براتب ومزايا كل موظف، مع مراعاة تسجيل وتدوين كافة تقارير الأداء والإنجازات وغير ذلك من الأمور المتعلقة بهذا الموظف في هذا الملف. ولجعل هذه العملية بسيطة بقدر المستطاع، ستحتاج إلى إعداد نظام لتحصيل وحفظ كل معلومة؛ سواء استخدمت ملفًا ورقيًا أو ملفًا رقميًا أو كلاهما.

خيارات جدول الرواتب
بعد أن تعرفت على الأسس الخاصة بإعداد جدول الرواتب، قد حان الوقت لتقرر ما إذا كنت ستقوم بإعداد الجدول بنفسك، أو ستستعين بخدمة خاصة على الإنترنت أو ستقوم باستئجار محاسب متخصص لمساعدتك في هذا الشأن. ولمساعدتك على أخذ القرار المناسب لك، سنعرض لك في الجزء التالي بعض مزايا وعيوب كل طريقة وكل خيار:

1. إعداد جدول الرواتب بنفسك
يعد هذا الخيار الأقل تكلفةً بالنسبة لك، ولكنه يستغرق منك وقت أطول؛ خاصةً إذا كان لديك عدد من الموظفين وهناك عوامل أخرى معقدة عليك التعامل معها. كما أن هذه الطريقة قد ينتج عنها أخطاء أكبر؛ الأمر الذي قد يكلفك الكثير في صورة غرامات قانونية أو ضريبية.

وبإمكانك أيضًا الاستعانة ببرنامج خاص بجدول الرواتب لمساعدتك في بداية العملية. تعرف على المزيد.

2. الاستعانة بخدمة خاصة بإعداد جدول الرواتب
هناك العديد من خدمات إعداد جدول الرواتب المتاحة والمتوفرة، بالإضافة إلى توفر خدمة بتكلفة معقولة لكل موظف خلال كل مدة دفع؛ وذلك بناءً على الخدمات والميزات المقدمة. ومن مزايا هذه الطريقة أنها توفر لك كثير من الوقت لإدارة مشروعك. غير أنها ستكلفك الكثير مقارنةً بالخيار الأول (إعداد الجدول بنفسك). وتذكر أنك لا تزال في حاجة إلى حفظ السجلات الخاصة بالموظف ومتابعة ساعات العمل المنجزة. وإليك بعض النقاط التي عليك التفكير فيها عند البحث عن الخدمة المناسبة لك:

• التكلفة. هل هناك مجموعة من الحزم؟ وما هي الأفضل والأنسب بالنسبة لك؟
• البرنامج المستخدم. إذا كان الحل قائم على التكنولوجيا، هل هذا البرنامج مدمج بشكل جيد مع البرنامج المحاسبي الذي تستخدمه؟
• إتاحة الخدمة للموظفين. يوجد العديد من الخدمات التي تسمح للموظفين باستعراض الدفاتر الخاصة برواتبهم والمعلومات الأخرى على شبكة الإنترنت.
• سمات ومزايا الدعم. هل هذه الخدمات تقدم دعماً على مدار الساعة؟ وهل هذا الدعم مقدم عبر الهاتف أو عبر شبكة الإنترنت؟
• الالتزام والمسئولية. هل تتحمل هذه الخدمات المسئولية في حال حدوث خطأ في جدول الرواتب أو الأمور والمسائل الضريبية؟

3. تعيين خبير
يعد هذا الخيار الأكثر تكلفةً بالنسبة لك، كما أنه الخيار الأمثل الذي يوفر لك الوقت ويجنبك الوقوع في المتاعب والمشكلات. وبشكل عام، تتفاوت تكاليف الخدمات المحاسبية؛ تبعًا لخبرة المحاسب نفسه. والرسوم التي يتقاضاها الخبير المحاسبي، بشكل عام، تشمل الخدمات المحاسبية وأيضًا خدمات الدعم الأخرى. وإذا كنت قادرًا على تعيين محاسب خبير في مجال إعداد جدول الرواتب، فستكون لديك الخبرة نفسها التي تمكنك من الحصول على هذه الخدمة بأقل تكلفة. وهناك ميزة إضافية تعود عليك بالنفع من جرّاء الاستعانة بخبير في إعداد جدول الرواتب وهي أن هذا الشخص قد يكون قادرًا على مساعدتك في جوانب العمل الأخرى؛ مثل تقديم المشورة في الأمور الخاصة بمتابعة النفقات، والمساعدة في فتح حساب بنكي والتحقق من أن الأمور والمسائل المحاسبية الخاصة بمشروعك ككل تسير وفق القوانين واللوائح السارية. وفوق ذلك كله، فإن قيامك بالاستعانة بخبير يقلل من حجم مسئوليتك.

وإذا كنت تنوي أن تستعين بمحاسب، إليك بعض النصائح والإرشادات لاختيار الأنسب والأفضل بالنسبة لك ولمشروعك:

• البحث عن محاسب قانوني. لى الرغم من أن تعيين محاسب قانوني يكون أكثر تكلفةً بالنسبة لك، فإن هذا المحاسب سيكون على قدر كبير من الخبرة والحنكة؛ بمعنى أن الخدمات والمشورة التي يقوم بتقديمها ستكون أكثر دقةً. كما أن الاستعانة بهذا الخبير يعد فرصة جيدة بالنسبة لك؛ حيث إنه قد يوفر لك الكثير من المال على المدى الطويل.
• السؤال عن الخبرة. يجب معرفة هل هذا الشخص لدية الخبرة الكافية للتعامل مع الأمور والمسائل المحاسبية للمشروعات من هذا الحجم في نفس منطقتك أم لا؟ وبإمكانك الاستفسار عن قائمة العملاء لمعرفة نوع المشروعات وحجمها التي تعامل معها.
• التحقق من الخبرة في استخدام البرامج. هل هذا الخبير أو المحاسب على دراية بالأساليب التكنولوجية والتقنية التي تستخدمها بالفعل في مشروعك؟
• إجراء المقابلة الشخصية للخبير. نظرًا لأن هذا الشخص سيقوم بالتعامل مع معلومات حساسة ومعلومات خاصة بالموظفين لصالح عملك ومشروعك، فستحتاج إلى التحقق من كونه شخصًا موثوقًا ولديه المهارة والأمانة المطلوبتين. وبعد إجراء المقابلة الشخصية مع هذا الشخص، تحقق من فحص المراجع والتحقق من صحتها.
• التواصل المباشر أو غير المباشر مع الخبير. هل تفضل أن تقابل الشخص وجهًا لوجه وبشكل مباشر، أم تفضل التواصل معه عبر البريد الإليكتروني أو الهاتف أو ما شابه؟

عند البدء في مرحلة التخطيط لإعداد وإدارة جدول الرواتب، فإن المعرفة تعد نصف المهمة. فمهما كانت الطريقة التي تنوي اختيارها لإعداد جدول الرواتب، فإن طريقة الإعداد نفسها ستحتاج منك بذل مجهود كبير وتخطيط جيد. وتذكر أن الاحتفاظ بسرية المعلومات الخاصة بجدول الرواتب يعد أمرًا مهمًا وضروريًا، لذا كل ما عليك فعله هو أن تعتمد على موظفين أهلاً للثقة أو خبراء للتعامل مع هذه المهمة. وبمجرد إعدادك نظام جيد، فسيمكنك الاعتماد عليه واستخدامه بطريقة أسهل خلال كل فنرة دفع.