Sie können eine Naturkatastrophe zwar nicht verhindern, aber Sie können einen Plan erstellen, der beschreibt, was vor, während und nach einem solchen Ereignis zu tun ist, um die Auswirkungen auf den laufenden Betrieb Ihres Unternehmens zu minimieren. Stellen Sie vor einem Notfall sicher, dass Folgendes bedacht wurde:

• Schließen Sie, falls verfügbar, eine Versicherung ab, um etwaige Verluste für Ihr Unternehmen abzudecken. Lesen Sie Ihren Versicherungsschein bezüglich der Deckungen genau durch, damit Sie im Bedarfsfall mit ihr vertraut sind
• Halten Sie Ihre Finanzunterlagen auf dem neuesten Stand, damit Sie nach einer etwaigen Katastrophe sofort einen Kredit zur Aufrechterhaltung Ihres Unternehmens beantragen können
• Führen Sie eine detaillierte Bestandsliste all Ihrer Geräte und Produkte, damit Sie diese bei der Einreichung von Versicherungsansprüchen bereits vorliegen haben
• Erstellen Sie noch vor einer Katastrophe Notfall- und Krisenkommunikationspläne
• Speichern Sie die Kontaktinformationen von Mitarbeiter:innen und Lieferant:innen in einer Cloud, damit Sie wissen, wie Sie Ihre Angestellten und Zuliefernden bei Bedarf erreichen können

Es gibt bestimmte Maßnahmen, die Sie vor, während und nach einer möglichen Katastrophe ergreifen können, um sich und Ihr Unternehmen zu schützen. Bevor es zu einer Katastrophe kommt, sollten Sie ein finanzielles „Überlebenspaket” zusammenstellen, das wichtige Dokumente enthält und in einem cloudbasierten System gespeichert wird. Während des Ereignisses sollten Sie einen Notfallplan zur Evakuierung des Personals aktivieren. Nehmen Sie nach der Katastrophe eine detaillierte Bewertung des an Ihrem Unternehmen entstandenen Schadens vor und ermitteln Sie, ob Sie Kredite benötigen, um die Reparatur und den Wiederaufbau zu finanzieren.

Erstellen Sie einen Notfallplan
Bevor es zu einer Katastrophe kommt, sollten Sie einen Plan für die Sicherheit Ihrer Mitarbeiter:innen und den Schutz Ihres Unternehmens und Ihrer Ausrüstung entwickeln. Dieser Plan sollte Folgendes beinhalten:

• Wie Sie Ihre Mitarbeiter:innen bei einem Notfall alarmieren können, einschließlich leicht zugänglicher Kontaktinformationen
• Ein Evakuierungsplan für das Unternehmen, in dem ein Sammelplatz in sicherer Entfernung zum Gebäude für den Fall eines Brandes oder einer ähnlichen Katastrophe eingetragen ist
• Schulungen zum Notfallplan für neues und bestehendes Personal
• Schulungsmaterial, damit die Mitarbeiter:innen sich vor gefährlichen Stoffen schützen können
• Ansprechpartner:innen der Versicherungsgesellschaft für Deckungs- und Schadensfälle sowie Versicherungs- und Telefonnummern, um die Anrufe im Schadensfall zu erleichtern
• Lieferant:innenlisten, damit Sie alle Geräte und Materialien kaufen können, die Sie für den Wiederaufbau benötigen

Stellen Sie ein Notfallpaket zusammen
Die Notausrüstung sollte in luftdicht verschlossenen Plastikbeuteln aufbewahrt und in ein oder zwei leicht zu transportierenden Behältern, wie z. B. Plastikbehältern oder Seesäcken, gelagert werden. Wenn Sie von den örtlichen Behörden und Ordnungskräften angewiesen werden, dort zu bleiben, wo Sie sich befinden, sei es in Ihrem Unternehmen oder zu Hause, ist es wichtig, dass Sie diese Anweisung zu Ihrer Sicherheit befolgen. Ihr Notfallpaket könnte Folgendes beinhalten:

• Vier Liter Wasser pro Person und Tag zum Trinken und für die Hygiene für mindestens drei Tage
• Ein Vorrat an nicht verderblichen Lebensmitteln für mindestens drei Tage
• Ein batteriebetriebenes Radio oder Kurbelradio, wetterfest und mit Signalton
• Taschenlampe
• Erste-Hilfe-Set
• Ersatzbatterien
• Signalpfeife
• Staubmasken zum Filtern verunreinigter Luft sowie Abdeckplanen aus Plastik und Klebeband, damit Sie in Ihrem Unternehmen geschützt sind, bis die Katastrophe vorüber ist
• Feuchttücher, Müllbeutel und Gummibänder für die persönliche Hygiene
• Schraubenschlüssel oder Zange zum Ausschalten der Versorgungseinrichtungen
• Manueller Dosenöffner für Lebensmittel
• Lokale Landkarten
• Mobiltelefon mit Ladegerät und Ersatzakku

Erstellen Sie Sicherungskopien von Finanzdokumenten
​Bei einer Katastrophe können wichtige Geschäftsunterlagen verloren gehen, beschädigt oder zerstört werden. Sie haben nach der Katastrophe einfachen Zugriff auf die für einen Kreditantrag benötigten Dateien, wenn Sie alle wichtigen Finanz- und Geschäftsdokumente in einer Cloud oder auf einer externen Festplatte, die sich außerhalb des Unternehmens befindet, speichern. Die Cloud, in der Sie digitale Dateien auf einem internetbasierten Server ablegen, ist eine bessere Option zum Schutz Ihrer Geschäftsinformationen und bietet Ihnen die Möglichkeit, nach der Katastrophe auch aus der Ferne auf Projekte oder Dokumente zuzugreifen. Stellen Sie sicher, dass sich Kopien Ihrer Versicherungspolice in derselben Cloud befinden. Es ist klug, einen Anbieter auszuwählen, der diese Informationen auf Servern speichert, die sich in einer anderen Stadt als der Stadt befinden, in der Ihr Unternehmen lokalisiert ist. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Unterlagen im Falle einer Katastrophe größeren Ausmaßes (z. B. einer Überschwemmung oder eines Hurrikans) nicht verloren gehen.

Zahlungsabwicklung
Es ist wichtig zu wissen, wie Sie Kosten im Katastrophenfall decken können; für viele Unternehmer:innen bedeutet dies, einen Kontokorrentkredit zu eröffnen, der für Anschaffungen nach Notfällen reserviert ist. Ein solcher Kontokorrentkredit ermöglicht es einem Unternehmen, sich Geld zu leihen, es zurückzuzahlen und bis zur Höhe des Kreditlimits erneut zu leihen ‒ ähnlich wie bei einer Kreditkarte. Einige werden von Banken angeboten, andere von bankunabhängigen Finanzunternehmen. Informieren Sie sich über die verfügbaren Optionen, um herauszufinden, welche für Sie am besten geeignet ist. Es ist ebenfalls sinnvoll, genügend Bargeld auf der Bank bereitzuhalten, um Ihr Unternehmen im Notfall drei Monate lang abzusichern. Sie können vieles mit einer Kreditkarte begleichen, aber Ihr Personal kann nur mit Bargeld bezahlt werden. Es ist wichtig, dass Sie Ihre Mitarbeiter:innen weiter auszahlen, damit diese bei Aufräumarbeiten und der Wiedereröffnung helfen können. Wenn Sie dieses Bargeld zurückbehalten, können Sie Umsätze tätigen und unerwartete Ausgaben decken, falls Sie einen Stromausfall haben. Sie können ebenso ein mobiles Gerät für ein Point-of-Sale-System in Betracht ziehen, mit dem Sie Zahlungen annehmen können, wenn die Versorgung unterbrochen sein sollte.

Versicherung
Sofern verfügbar, ist eine geeignete Versicherung eine wichtige Möglichkeit, um zu garantieren, dass Ihr Unternehmen im Falle einer Naturkatastrophe abgesichert ist. Achten Sie bei der Recherche nach Versicherungen darauf, dass diese eine ausführliche Erläuterung bieten für die Versicherungsprämien (der Beitrag, den ein Unternehmen für eine Versicherungspolice zahlt), die Deckung (Höhe des Risikos oder der Haftung, die für eine Einzelperson oder ein Unternehmen durch Versicherungsleistungen abgedeckt ist) und die Selbstbeteiligung (der Betrag, den Sie zusätzlich zu Ihrer Prämie für einen Schaden oder eine Verbindlichkeit zahlen müssen, bevor Ihre Versicherungsgesellschaft in Ihrem Namen zahlt).

Schauen Sie sich Optionen für niedrige, mittlere und hohe Prämien und Selbstbeteiligungen an und informieren Sie sich genau über alle Ausnahmen vom Versicherungsschutz. Es kann verlockend sein, die Versicherung mit den niedrigsten Beiträgen zu wählen, eine Versicherung mit einem geringeren Monatsbetrag hat in der Regel jedoch eine höhere Selbstbeteiligung. Ein Tarif mit einer höheren monatlichen Zahlung und einem niedrigeren Selbstbehalt mag die bessere Wahl sein, da die finanziellen Mittel gering sein könnten, wenn sich Ihr Unternehmen von einer Katastrophe erholt. Bevor Sie sich für eine Versicherung entscheiden, prüfen Sie Ihre finanzielle Situation und überdenken Sie, was für Ihr Unternehmen am sinnvollsten ist.

Es gibt verschiedene Versicherungsverträge, die Ihnen beim Wiederaufbau und der finanziellen Wiederherstellung nach einer Katastrophe helfen können; diese beinhalten auch eine Versicherung für Geschäftsvermögen und eine Haftpflichtversicherung, die auch eine Betriebsunterbrechungsversicherung umfassen kann. Dieser Versicherungsschutz ist hilfreich, wenn Sie nach einem unerwarteten Notfall oder nach einer Naturkatastrophe Ihr Geschäft nicht weiterführen können. Beachten Sie auch, dass für Betriebsunterbrechungen aufgrund von Überschwemmungen kein Versicherungsschutz besteht, Katastrophen wie Wirbelstürme, Brände und andere Naturkatastrophen können dahingegen als Betriebsunterbrechungen gelten. Lassen Sie sich von einem Makler / einer Maklerin beraten, anstatt direkt bei einer Versicherung zu kaufen, Makler:innen haben die Expertise für die Art Absicherung, die Sie benötigen.

Lieferant:innen- und Kund:innenlisten
Lieferant:innen- und Kund:innenlistenFühren Sie jederzeit eine aktuelle Liste über alle Ihre Mitarbeiter:innen, Lieferant:innen und Kund:innen, damit Sie diese nach einer Katastrophe kontaktieren können. Die Lieferant:innenliste sollte den Namen des Unternehmens, die Art der angebotenen Dienstleistung, den Namen des Ansprechpartners / der Ansprechpartnerin, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Website (falls vorhanden) enthalten. Es sollten auch potenzielle Anbieter:innen aufgeführt sein, von denen Sie Materialien wie Seitenwände, Fenster oder Gipskartonplatten für den Wiederaufbau Ihres Unternehmens oder Möbel und Geräte, die Sie für den Betrieb benötigen, erwerben können. Wenn Sie Ihren Notfallplan umsetzen, so verfügen Sie über die Kontaktinformationen, die Sie benötigen, um Ihr Unternehmen wieder instand zu setzen und die Wiedereröffnung bekannt zu geben.

Was ist unmittelbar nach einer Naturkatastrophe zu tun?
Innerhalb von ein oder zwei Tagen sollten Sie Folgendes erledigen:

• Ermittlung des Aufenthaltsortes aller Mitarbeiter:innen und Beurteilung von deren Bedürfnissen
• Bewertung des Schadens an Ihrem Unternehmen, der Ausrüstung und den Lagerbeständen
• Meldung aller Versicherungsansprüche und Speichern der Schadensnummern in der Cloud
• Kontaktaufnahme zur Sanierungsfirma, welche Sie beim Wiederaufbau unterstützen wird
• Beschaffung benötigter Materialien mit hoher Nachfrage (z. B. Gipskartonplatten, große Abfallcontainer und mobile Büros/Wohnungen)
• Anmietung von Ersatzfahrzeugen bei Verlust und Beschädigung der eigenen Fahrzeuge
• Teilen Sie Ihrem Personal und Ihrem Sanierungsunternehmen Ihren Plan für die Aufräumarbeiten und die Wiedereröffnung sowie die Arbeitspläne mit
• Informieren Sie Ihre Kund:innen, ob Ihr Unternehmen geöffnet oder geschlossen ist, und über deren Bestellstatus
• Setzen Sie sich mit Ihrem Vermieter / Ihrer Vermieterin oder Ihrem Hypothekengläubiger / Ihrer Hypothekengläubigerin in Verbindung, um die Kommunikation während einer Pandemie aufrechtzuerhalten

Nachdem Sie sich um die dringendsten Bedürfnisse nach einer Katastrophe gekümmert haben, sollten Sie sich auf vier Bereiche konzentrieren: Mitarbeiter:innen, Geld, Zustand der Ausrüstung und Rückkehr zum Geschäftsbetrieb.

Mitarbeiter:innensicherheit und Kommunikation
Vergewissern Sie sich, dass alle Ihre Angestellten in Sicherheit sind und dass deren persönlichen Bedürfnisse erfüllt sind. Haben sie zum Beispiel noch ein Zuhause und ein Transportmittel, um dorthin zu gelangen? Ist ihr Zuhause ein sicherer Ort, an dem sie über einen längeren Zeitraum unterkommen können? Bieten Sie jede mögliche Unterstützung an und erwägen Sie die Einrichtung eines E-Mail-Verteilers oder einer Chat-Gruppe für Ihre Angestellten, um ein Hilfsnetzwerk aufzubauen. In einer solchen Zeit ist es von entscheidender Bedeutung, den Mitarbeiter:innen die Stabilität Ihres Unternehmens zu vermitteln. Teilen Sie Ihren Plan für den Wiederaufbau des Unternehmens mit und bestätigen Sie, dass die Beschäftigung in Ihrem Unternehmen weiterhin gesichert ist (sofern dies der Fall ist).

Wenn Sie über den entsprechenden Versicherungsschutz verfügen, informieren Sie Ihre Angestellten darüber, dass sie weiter bezahlt werden und Ihre Versicherung die Lohnkosten übernimmt. Wenn Ihre Versicherung diese Kosten nicht trägt, prüfen Sie, ob Sie über genügend Geld verfügen, um die Löhne selbst auszuzahlen. Die Angestellten müssen weiterhin ihre Mieten und Hypotheken sowie andere wesentliche Haushaltsausgaben begleichen und aus diesem Grund wissen, ob sich der Ausnahmefall auf ihre Gehaltsabrechnungen auswirkt. Wenn Sie nicht bezahlen können, müssen Sie der Realität ins Auge blicken und verstehen, dass viele sich möglicherweise aus der Not heraus einen anderen Arbeitsplatz suchen müssen, und nicht, weil sie das Unternehmen verlassen wollen. Die Weiterbeschäftigung Ihrer Mitarbeiter:innen ist ein wichtiger Aspekt, denn ihr Verlust kann die Erholung Ihres Unternehmens nach einer Katastrophe gefährden.

Wenn Sie mit Personal, Lieferant:innen und Kund:innen kommunizieren, formulieren Sie für jede Gruppe eine eigene Botschaft. Hier ist ein Leitfaden für Themen, die angesprochen werden sollten:

• Personal: Teilen Sie Aktualisierungen zur Sicherheit, zum Status Ihres Unternehmens und zu Ihrer Fähigkeit, Mitarbeiter:innen nach der Katastrophe aufgrund einer möglichen Betriebsunterbrechung weiter zu bezahlen.
• Händler:innen: Informieren Sie die wichtigsten Händler:innen über die benötigten Produkte, damit diese Ihre Bestände auffüllen und Sie so schnell wie möglich wieder eröffnen können.
• Kund:innen: Geben Sie das voraussichtlich Datum der Wiedereröffnung Ihres Unternehmens an und ob dies am ursprünglichen Standort, an einem vorübergehenden oder einem neuen Ort geschehen wird.

Es ist ratsam, Ihren Versicherungsschutz nach der Katastrophe neu zu bewerten, da sich Ihre Bedürfnisse geändert haben könnten. Sie können den Versicherungsschutz für Schäden im Zusammenhang mit dem aktuellen Ereignis nicht ändern, aber Sie können ihn für zukünftige Katastrophen anpassen.

Bewertung des Sachschadens
Sobald Sie den an Ihrem Unternehmen entstandenen Schaden sicher begutachten können, dokumentieren Sie für die Versicherungsansprüche alle Schäden mit Fotos und/oder Videos. Erstellen Sie anhand der Inventarliste, die Sie vor der Katastrophe erstellt haben, eine Liste aller beschädigten Gegenstände und bewahren Sie Quittungen für alle durchgeführten Reparaturen auf, damit Sie diese in Versicherungsansprüche einbeziehen können. Machen Sie Fotos oder Videos der beschädigten Geräte und Fahrzeuge und dokumentieren Sie jeweils die Seriennummern. Wenn Ihnen aufgrund einer Naturkatastrophe Inventar verloren gegangen ist, besorgen Sie sich Rechnungskopien von den Lieferant:innen, um Ihre Unterlagen leichter zu vervollständigen. 

Bei wiederholten Überschwemmungen müssen Sie nachweisen, dass Sie alles ersetzt haben, wofür Ihr Versicherer nach früheren Ereignissen gezahlt hat. Je nach Schwere der Katastrophe müssen eventuell Produktions- und Bürogeräte, Computer und Fahrzeuge ersetzt werden, und auch Inventar ist möglicherweise zerstört worden. Dies ist eine Situation, in der ein erheblicher Geldbetrag (Investitionsausgaben) erforderlich sein kann, um Ihr Unternehmen wieder zu ertüchtigen. Bei der Beschaffung von neuen oder überholten Ersatzgeräten sollten Sie sich eher außerhalb des betroffenen Katastrophengebiets umsehen und vorsichtig sein, wenn Sie ein neues Fahrzeug in einem betroffenen Überschwemmungsgebiet kaufen, denn der Verkäufer / die Verkäuferin könnte über durch die Überschwemmung geschädigtes Inventar verfügen. Anzeichen für ein solche Beschädigung sind unter anderem fleckige Teppiche, Probleme mit der Elektrik, Rost an Scharnieren oder Gerüche im Fahrzeug. Darüber hinaus können die Preise {/t1}{t2}unmittelbar nach einer Naturkatastrophe aufgrund beschädigter Lagerbestände der Händler:innen und Unterbrechungen in der Lieferkette steigen.

Vergewissern Sie sich vor der Schadensbesichtigung, dass Ihre Mitarbeiter:innen im Umgang mit gefährlichen Stoffen aus Ihrem Betrieb oder aus der betroffenen Gemeinde (z. B. Abwasser im Überschwemmungsgebiet) gemäß den Richtlinien der Weltgesundheitsorganisation geschult sind. Bei Katastrophen durch Wirbelstürme und Überschwemmungen können Chemikalien aus Haushalt, Medizin und Industrie in die Umwelt gelangen.

Beurteilung Ihrer finanziellen Situation
Auch wenn Sie sich in einer herausfordernden und stressigen Situation befinden, müssen Sie nach einer Katastrophe Ihre finanzielle Situation einschätzen. Wenn Sie während eines vorübergehenden Betriebsstillstands weitere Mittel benötigen, um Ihr Personal zu bezahlen, können Sie einen Überbrückungskredit beantragen. Es handelt sich hierbei in der Regel um einen kurzfristigen Kredit, der eine schnelle Liquidität ermöglicht. Sie können auch einen Notfallfonds, der vorher für die Wiederherstellung nach einer Katastrophe eingerichtet wurde, heranziehen, oder es finden sich andere Finanzhilfen, die sie unterstützen können. Eine gute Kreditwürdigkeit vor dem Ereignis erhöht Ihre Chancen auf eine Kreditgenehmigung. Einige Darlehensoptionen:

• Finanzhilfen: Unternehmer:innen, denen ein Kredit verweigert wird, haben möglicherweise Anspruch auf andere Formen der Unterstützung, einschließlich Zuschüsse. Diese Zuwendungen können medizinische Ausgaben, Fahrzeugreparaturen, Werkzeuge oder für die Arbeit benötigte Ausrüstung abdecken.
• Lieferant:innen: Es lohnt sich, Ihre Großlieferant:innen, die möglicherweise an einem anderen Ort ansässig sind, darüber zu informieren, dass Sie einen erheblichen Verlust erlitten haben und Zuschüsse oder finanzieller Unterstützung benötigen. Einige sind eventuell bereit, Preisnachlässe oder andere finanzielle Unterstützung zu gewähren, wenn sie über die Mittel dazu verfügen.

Es ist ratsam, Ihren Versicherungsschutz nach der Katastrophe neu zu bewerten, da sich Ihre Bedürfnisse geändert haben könnten. Sie können den Versicherungsschutz für Schäden im Zusammenhang mit dem aktuellen Ereignis nicht ändern, aber Sie können ihn für zukünftige Katastrophen anpassen.

Aufräumen und Wiederaufbau
In der Zeit nach dem Ereignis können Sie sich an die in Ihrem Notfallplan genannten Händler:innen wenden, die Ihnen die für die Wiederaufnahme des Geschäftsbetriebs erforderlichen Materialien liefern können (z. B. Gipskartonplatten nach einer Überschwemmung). Sie können auch andere Verkäufer:innen in Ihrer Nähe suchen, die möglicherweise die für Ihren Betrieb benötigten Materialien anbieten.

Dies ist auch ein guter Zeitpunkt, um auf die Finanzinformationen des Unternehmens und die Geschäftsdaten zuzugreifen, die Sie auf einer externen Festplatte außerhalb des Unternehmens gesichert haben oder die sich in der Cloud befinden.

Setzen Sie sich nach einer Katastrophe unverzüglich mit Ihrer Versicherung in Verbindung und teilen Sie dem Ansprechpartner / der Ansprechpartnerin mit, wie Sie zu erreichen sind, sollten Sie Ihren Betrieb nicht aufrechterhalten können. Informieren Sie die Person über den Stand der Schäden an Ihrem Unternehmen und lassen Sie sich bestätigen, was benötigt wird, bevor Sie Ihren Anspruch anmelden können (z. B. Fotos der Schäden und Geschäftsunterlagen, aus denen der Wert der beschädigten oder zerstörten Ausrüstung hervorgeht). Wenn es in Ihrem Unternehmen Sicherheitsprobleme gibt, die Sie leicht beheben können, dokumentieren Sie den Schaden und führen Sie die Reparaturen durch, bevor der/die Sachverständige der Versicherung kommt, um den Schaden an Ihrem Eigentum zu bewerten. Entsorgen Sie keine beschädigten Materialien oder Geräte, bevor der Gutachter eintrifft.

Gehen Sie organisiert vor, wenn Sie Schäden für Versicherungszwecke dokumentieren. Führen Sie eine Liste mit den Nummern der Versicherungsansprüche, den Ansprechpartner:innen bei der Versicherungsgesellschaft, die Ihren Anspruch bearbeiten, und eine aktuelle Liste der Schäden, die Ihrem Unternehmen durch das Ereignis entstanden sind. Es ist eine große Aufgabe, alle Informationen zu sammeln, die Ihre Versicherung für einen Schadensfall benötigt. Die meiste Arbeit bei der Zusammenstellung einer detaillierten Liste des Inventars und der Ausrüstung muss bereits vor Eintritt einer Katastrophe geleistet werden.

Informieren Sie Ihre Kund:innen, dass Sie Ihr Geschäft wieder geöffnet haben
Ein wichtiger Schritt nach dem Wiederaufbau besteht darin, Ihren Kund:innen mitzuteilen, dass Sie wieder geöffnet haben. Diese erwarten eventuell, dass der Betrieb wie gewohnt weitergeht, unabhängig davon, in welchem Stadium sich Ihr Unternehmen nach der Katastrophe befindet. Wenn Sie ein gewissen Servicestandard nicht anbieten können, ist es ratsam, die Kund:innen auf die Änderung hinzuweisen oder mit der Wiedereröffnung zu warten, da Abfall im Serviceniveau dazu führen kann, dass Klient:innen zu anderen Anbietern wechseln.

Sobald Sie Ihre Türen wieder öffnen, sollten Sie mit einer vorübergehenden Beschilderung darauf hinweisen. Aktualisieren Sie Ihre Website und Social-Media-Kanäle, um Ihren Kundenstamm darüber zu informieren, dass Sie wieder im Geschäft sind.

Informationsquellen

Kleinunternehmer:innen können während oder nach einer Katastrophe auf die nachstehende Informationsquelle zugreifen.