Такая документация включает:

• Коммерческие расходы
• Торговый учет
• Сведения о дебиторской задолженности
• Сведения о кредиторской задолженности
• Список клиентов
• Сведения о поставщиках
• Информацию о сотрудниках
• Налоговую документацию
• Счета-фактуры
• Заказы на закупку
• Чеки
• Банковские выписки
• Контракты

Ведение вышеуказанной документации поможет:

• Знать, какие суммы необходимо инвестировать в создание вашего продукта или услуги
• Установить цены
• Сравнить запланированные суммы с фактическими затратами
• Отслеживать расходы
• Разумно подходить к вопросу закупок
• Подготовится к периоду сдачи налоговой отчетности
• Легко получить доступ к информации о клиентах и сотрудниках
• Защитить свой бизнес в случае аудита или проблем с персоналом
• Рассчитать ожидаемый доход

Чтобы начать процесс ведения учетной документации, определите систему отслеживания транзакций и других деталей. Это может быть онлайн, на бумаге или сочетание того и другого. Вот некоторые из наиболее важных видов документации, которые следует вести:

Журнал продаж: В этом журнале указывается, сколько вы продаете в день, в неделю и в месяц, а также даты, тип продукта или услуги и сумма каждой продажи.

Журнал кредиторской задолженности: В журнале кредиторской задолженности перечисляются денежные средства, которые компания должна другим физическим лицам или предприятиям. Здесь указано, сколько вы должны, кому, когда платеж должен быть произведен и дата его оплаты. Ведение достоверного журнала кредиторской задолженности позволит избежать неоднократного выставления счетов за один и тот же товар или услугу. Также полезно отслеживать скидки, предлагаемые за досрочное погашение задолженности, чтобы не забывать ими пользоваться.

Журнал дебиторской задолженности: В журнале дебиторской задолженности указываются суммы, которые другие люди или предприятия должны компании за товары или услуги, предоставленные компанией. Этот журнал включает в себя список клиентов, которые должны вам деньги, сколько они должны и когда платеж должен быть произведен. Вы также можете включить список клиентов, которым не следует предоставлять кредит из-за неуплаты в прошлом. Для каждой записи укажите дату, имя клиента, сумму, дату оплаты и статус.

Журнал коммерческих расходов: Здесь указывается общая сумма ваших коммерческих расходов, таких как арендная плата, электричество, заработная плата и расходные материалы. В журнале фиксируется дата, описание каждой статьи расходов и сумма.

Заказ на покупку: Документ, который является официальным подтверждением заказа покупателем, обязующимся заплатить продавцу за продажу определенного продукта или услуги в будущем.

Контракты: Независимо от того, подписываете ли вы соглашение о поставках с поставщиком, арендуете новое оборудование или оформляете полис страхования бизнеса, вы должны хранить в своей документации копию такого контракта. Сохранение копий любых контрактов также поможет вам предотвратить разногласия в будущем.

Список клиентов: В зависимости от вида бизнеса, полезно отслеживать информацию о ваших клиентах, чтобы рекламировать предложения или новые продукты. Укажите имя клиента, купленные продукты, номер телефона, адрес электронной почты и адрес доставки. У вас должен быть план обеспечения безопасности этой конфиденциальной информации.

Чтобы соответствовать требованиям и избежать юридических проблем, важно сохранять копии некоторых документов даже после того, как они станут не нужны для повседневных операций. Например, вы можете хранить копии всех ваших контрактов не более семи лет, но отчеты аудиторов, годовые отчеты и записи пенсионного плана, вероятно, следует хранить неограниченное время.

Скачайте шаблоны документации здесь.