Pianificazione tattica

Di fronte a una difficoltà, gli imprenditori possono affrontare la situazione in diversi modi. A volte è necessario saper prendere rapidamente una decisione. Tuttavia, se hai tempo a disposizione, creare un piano tattico e riflettere attentamente su quale sia il passo successivo da fare è spesso l'approccio migliore.

Un piano tattico è una descrizione scritta delle specifiche misure che prenderai per affrontare un problema o per raggiungere un obiettivo. Può contenere un elenco di compiti di cui ti occuperai personalmente e di quelli che affiderai ai dipendenti. L'ideale sarebbe definire un obiettivo, identificare le strategie necessarie per ottenere quell'obiettivo e infine creare un piano tattico per metterle in pratica.

Quando creare un piano tattico

In genere, gli imprenditori creano e utilizzano un piano tattico per raggiungere un obiettivo a breve termine nell'arco di un anno o in un tempo inferiore. Tuttavia, compilare un piano tattico potrebbe essere utile per fissare obiettivi per l'azienda anche a medio e lungo termine.

Può essere utile iniziare con gli obiettivi SMART per finalità a breve, medio e lungo termine. Gli obiettivi INTELLIGENTI rispettano i seguenti criteri:

Gli obiettivi Specifici sono un'ispirazione. Fissa un obiettivo chiaro con risultati specifici.
Gli obiettivi Misurabili sono quelli che si possono ottenere e che ti permettono di capire quando sei giunto alla meta. Gli obiettivi misurabili possono inoltre essere monitorati lungo il percorso.
Gli obiettivi raggiungibili (Attainable) sono quelli che si possono raggiungere. Anche se il tuo fine ultimo è costruire un impero commerciale, dovrai prima iniziare con piccoli obiettivi realisticamente raggiungibili.
Gli obiettivi Realistici sono quelli più adatti alla tua azienda. Ti aiuteranno a raggiungere allo stesso tempo altri obiettivi.
Gli obiettivi definiti nel Tempo hanno una scadenza. Definire un limite di tempo può aiutarti a rimanere motivato/a e concentrato/a.

Ad esempio, hai in mente, come obiettivo a lungo termine, quello di aprire una seconda filiale per la tua attività entro i successivi cinque anni.

Questo obiettivo quinquennale può prevedere diverse misure da mettere in atto, come incrementare i profitti, mettere da parte dei fondi e trovare il luogo migliore per la seconda filiale. Puoi creare obiettivi SMART e piani tattici per ciascuna di queste misure.

Inizia dal primo passaggio, incrementare i profitti dell'azienda, anche se troppo ampio per essere un obiettivo SMART. Potresti invece fissare l'obiettivo di raddoppiare il profitto della tua azienda entro un anno. È specifico, puoi misurare quanto denaro guadagni, è raggiungibile, è realistico rispetto all'obiettivo di risparmiare fondi per la seconda filiale e hai la scadenza di un anno.

Successivamente puoi vagliare i diversi modi in cui la tua azienda può guadagnare di più e creare un piano tattico per trasformare quelle opzioni in misure concrete.

Analisi SWOT: un utile strumento di pianificazione

Quando si parla di pianificazione tattica si parla soprattutto di misure concrete, ma come si fa a sapere quali misure adottare? Un'analisi SWOT (di punti di forza, debolezze, opportunità e minacce) può aiutarti a identificare diverse strategie che in seguito puoi confrontare tra loro per capire qual è il passo successivo da fare.

Un'analisi SWOT identifica:

I punti di forza (STRENGTHS) della tua azienda, quello che la distingue dalla concorrenza.
Le debolezze (WEAKNESSES) della tua azienda, quello che potrebbe ostacolarti nel raggiungimento degli obiettivi.
Le OPPORTUNITÀ, qualcosa di esterno alla tua azienda che potrebbe aiutarti o che potrebbe servirti per raggiungere il tuo obiettivo.
Le minacce (THREATS), qualcosa di esterno alla tua azienda che potrebbe compromettere i tuoi progressi.

I punti di forza e le debolezze sono fattori interni direttamente legati alla tua azienda. Puoi agire sui punti di forza e sulle debolezze mediante azioni dirette.

Le opportunità e le minacce sono in genere fattori esterni. Anche se devi comunque creare un piano d'azione per affrontarne gli effetti, potrebbe essere più difficile condizionarle.

Puoi usare una tabella come quella illustrata di seguito per stilare un elenco di questi elementi. A volte, farsi domande come quelle contenute nella tabella può aiutare a identificare i propri punti di forza, le debolezze, le opportunità e le minacce.

Ecco alcuni esempi:

Punti di forza	Debolezze
Cos'è che la tua azienda sa già fare bene? Quali sono i prodotti o servizi più redditizi? Offri prodotti o servizi esclusivi? Perché i tuoi migliori clienti continuano ad acquistare i tuoi prodotti o servizi? Come fanno i nuovi clienti a trovarti? Hai buoni rapporti con i tuoi fornitori?	Perché i clienti non si rivolgono più alla tua azienda? Perché i clienti non vengono in negozio? Quali tipi di lamentele ricevi? Fai fatica a ripagare i tuoi debiti? Fai fatica a trovare o mantenere fornitori? Hai mai dovuto rinunciare a un lavoro per mancanza di fondi o di personale?
Opportunità	Minacce
Hai pensato a possibili modi di guadagnare di più con i clienti attuali o di attirarne di nuovi, ma ancora non sei passato all'azione? Nelle aree a te vicine ci sono molti potenziali clienti e nessuna azienda concorrente? Come cambiano le preferenze dei clienti e come potrebbe trarne vantaggio la tua azienda?	Trai i tuoi concorrenti c'è una grossa società che potrebbe aprire una filiale vicino alla tua? La concorrenza offre un prodotto o servizio simile a un prezzo più basso? La domanda per il prodotto o servizio che vendi è in diminuzione? Un cambiamento normativo potrebbe influire sulla tua azienda?

L'analisi SWOT può aiutarti a conoscere meglio la tua azienda, la concorrenza e l'ambiente, ma non ti dirà esattamente come raggiungere il tuo obiettivo. Prossimo passo: usa l'analisi SWOT per identificare alcune strategie in base ai risultati.

Le strategie possono riguardare il modo in cui i fattori interni (punti di forza e debolezze) ti aiutano ad affrontare i fattori esterni (opportunità e minacce):

Punti di forza e opportunità (SO): Quali punti di forza possono aiutarti a massimizzare il potenziale di un'opportunità?
Punti di forza e minacce (ST): Quali punti di forza possono aiutarti a evitare o affrontare le minacce?
Debolezze e opportunità (WO): Può un'opportunità aiutarti ad affrontare le tue debolezze?
Debolezze e minacce (WT): Quali minacce potrebbero essere evitate se ti occupassi di una delle tue debolezze?

Puoi anche usare una tabella per organizzare e scrivere le risposte:

	Punti di forza	Debolezze
Opportunità	SO	WO
Minacce	ST	WT

Passo dopo passo: usare l'analisi SWOT per creare un piano tattico

Alcuni imprenditori hanno l'abitudine di utilizzare più volte l'analisi SWOT, a distanza di qualche anno, per valutare la propria azienda. Confrontando i risultati, vengono alla luce tendenze o si possono individuare nuovi modi per far crescere la propria azienda.

È inoltre possibile usare l'analisi SWOT per affrontare un problema o un obiettivo specifico, legandola quindi alla creazione di un piano tattico.

Proviamo a condurre un'analisi SWOT usando come esempio un obiettivo SMART: raddoppiare i profitti di un'azienda entro un anno.

Immaginiamo che l'azienda in questione sia un piccolo ristorante di una città di media grandezza. È principalmente frequentato all'ora di pranzo da chi lavora negli uffici della zona, ma il ristorante è aperto anche a cena. È in attività già da un anno e ha alcuni clienti fissi, ma la titolare non è sicura di cosa sia meglio fare per incrementare i profitti.

I risultati della sua analisi SWOT sono i seguenti:

Punti di forza	Debolezze
I clienti fissi a pranzo sono numerosi. I clienti lasciano buone recensioni dei piatti e gradiscono in particolare una delle salse piccanti. Alcuni dei nostri piatti vanno sold out quasi ogni giorno. Ai dipendenti piace lavorare qui. Ci troviamo in una buona posizione, accanto ad aziende locali che ci danno una buona mano.	Non abbiamo una pagina social né un sito web. Alcuni clienti si lamentano per la lentezza e scarsa cortesia del servizio. Non sappiamo esattamente quanto guadagniamo o spendiamo in un giorno. Abbiamo un profitto, ma non è abbastanza per mettere da parte qualcosa.
Opportunità	Minacce
Trovare soluzioni per servire più clienti a pranzo. Offrire promozioni "happy hour" per attrarre clienti nei momenti con minore afflusso. Vendere prodotti di merchandising, ad esempio magliette o la nostra salsa piccante confezionata. Iniziare a tenere un registro delle vendite e delle spese. Creare una presenza online. Migliorare la formazione del personale.	Potrebbe aprire un ristorante concorrente che rischierebbe di rubarci clienti. Se uno degli uffici di zona chiudesse, non avremmo altrettanti potenziali clienti. I nostri fornitori potrebbero aumentare i prezzi. Il proprietario dell'immobile potrebbe aumentare l'affitto. Le recensioni negative potrebbero tenere lontani i nuovi clienti.

Prossimo passo: la titolare analizza i risultati per trovare alcune strategie:

Punti di forza e opportunità (SO): Potremmo creare un menu promozionale "happy hour" diverso da quello del pranzo per invogliare i clienti fissi a tornare più tardi lo stesso giorno. Dovremmo fare in modo che il personale illustri le promozioni ai clienti dell'ora di pranzo.

Potremmo anche offrire un servizio di catering direttamente alle aziende vicine, aumentando così le vendite del pranzo e facendoci conoscere a un maggior numero di impiegati della zona. Il catering potrebbe essere una seconda fonte di guadagno. Se poi riuscissimo a imbottigliare e vendere la salsa piccante, che gode già di una certa popolarità, questa potrebbe essere una terza via per incrementare i guadagni.

Inoltre, realizzare un sito web e una presenza sui social network potrebbe aiutarci a pubblicizzare i nostri piatti, il catering e la salsa piccante.

Punti di forza e minacce (ST): Potremmo avviare un programma fedeltà che permetta ai clienti di ricevere in omaggio un pasto gratuito ogni 10 acquisti. Il programma potrebbe aiutarci a fidelizzare i nostri clienti fissi, anche se aprisse un ristorante concorrente nelle vicinanze.

Poiché alcuni piatti vanno sold out praticamente ogni giorno, potremmo tentare di capire quanti ingredienti in più dovremmo ordinare: potrebbe essere utile tenere un registro. Potremmo forse utilizzare i nostri ordini di grandi dimensioni come leva per negoziare prezzi più bassi con i fornitori.

Debolezze e opportunità (WO): Le opportunità date dalle offerte "happy hour" potrebbero incrementare le nostre vendite e permetterci di assumere altro personale e risolvere così il problema delle recensioni negative riguardo alla lentezza del servizio. Tuttavia, dobbiamo pensare anche alla formazione iniziale del personale, per far fronte alle lamentele sulla scortesia dei camerieri.

Usare un registro potrebbe aiutarci a monitorare con precisione quanti ingredienti ordiniamo e quali alimenti e bevande vendiamo. Con queste informazioni in nostro possesso potremmo pianificare gli ordini futuri ai fornitori, per essere sicuri di avere sempre quantità sufficienti di ingredienti, soprattutto di quelli del menu che vanno per la maggiore, e impedire che gli ingredienti inutilizzati vadano a male. Questo potrebbe permetterci di spendere meno e mettere da parte qualche risparmio.

Debolezze e minacce (WT): Migliorare nel complesso le nostre recensioni limiterebbe la minaccia della concorrenza perché farebbe crescere la nostra clientela fissa.

Anche usare un registro e riuscire a mettere da parte dei fondi potrebbe aiutarci a negoziare con i fornitori, confrontandoli fra loro e chiedendo offerte migliori. Se riuscissimo a risparmiare abbastanza, potremmo acquistare un nostro locale ed evitare il rischio che l'attuale proprietario aumenti l'affitto.

L'imprenditrice ora ha un elenco di strategie e misure che potrebbe adottare per migliorare la sua attività e le vendite. Si basano tutte sugli attuali punti di forza e debolezze dell'attività, oltre che sulle opportunità e minacce circostanti.

Con un piano tattico potrà trasformare le strategie in azioni concrete. Il piano potrebbe contenere un elenco dei vari progetti suddivisi in base alla loro utilità nel raggiungimento dell'obiettivo e assegnare specifiche responsabilità per ciascun progetto.

La proprietaria del ristorante potrebbe assumersi parte del lavoro e iniziare a far visita alle aziende locali per chiedere se potrebbero essere interessate a un servizio di catering. Potrebbe inoltre affidare parte del lavoro ad altri, magari chiedendo al più tecnologico dei suoi dipendenti di iniziare a vagliare diverse soluzioni di archiviazione e chiedendo a uno dei camerieri più apprezzati di preparare un mini corso di formazione per gli altri camerieri.

Far crescere la tua azienda grazie alla pianificazione tattica

Fissare obiettivi SMART e identificare strategie od opportunità possono essere aspetti importanti per la crescita di un'azienda. Tuttavia, per raggiungere i tuoi obiettivi, dovrai trasformare le tue idee in azioni concrete.

Un piano tattico ti permette di migliorare in termini di conoscenze e ricerca, per poter prendere decisioni informate riguardo alla tua azienda. Con un piano tattico a disposizione saprai sempre quali compiti assegnare ai dipendenti e cosa fare per raggiungere i tuoi obiettivi.

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