Ad esempio, se sai quanto hai speso e quanto hai guadagnato ogni settimana negli ultimi mesi, saprai anche quanto potresti permetterti di spendere se volessi assumere un nuovo dipendente.

Stabilire un budget è un processo continuo e non un'operazione una tantum, perché le entrate e le uscite della tua azienda possono cambiare in qualsiasi momento. Rivedi e riformula il tuo budget mensilmente, trimestralmente o dopo ogni cambiamento avvenuto in azienda, come ad esempio una spesa importante. In questo modo sarai sicuro di essere sempre sulla strada giusta per raggiungere i tuoi obiettivi.

Un budget ti permette di:

• definire obiettivi a breve e lungo termine per la crescita della tua azienda;
• monitorare entrate, spese e flussi di cassa;
• contenere i costi per evitare di superare il limite di spesa;
• prepararti ai periodi di lavoro intenso e di rallentamento;
• tenere traccia della situazione finanziaria.

Cosa non deve mancare in un budget?
Per iniziare a realizzare un budget può esserti utile conoscere questi elementi chiave:

Fatturato – La quantità effettiva di denaro ricevuto grazie alle attività dell'azienda, tra cui vendita di prodotti, investimenti, interessi sui risparmi, dividendi e altre fonti.

Spese – Tutti i costi associati alla gestione di un'azienda, tra cui costi diretti (materiali o forniture), spese ricorrenti (affitti o utenze), attivi a lungo termine che aiuteranno la tua azienda per anni, ma che sono più difficili da vendere (immobili o attrezzature) e spese finanziarie, come prestiti o pagamenti di interessi. Le spese si possono dividere in due gruppi:

• Spese fisse, che sono sempre le stesse ogni mese, come locazioni, stipendi, assicurazioni e servizi di contabilità.
• Spese variabili, che sono diverse ogni mese, come costi di prodotti e servizi e trasporti.

Profitto o reddito – La cifra rimanente dopo aver sottratto le spese dal fatturato.

La chiave per realizzare un budget efficace è sommare tutte le fonti di ricavo relative a un periodo di 12 mesi, prevedere le spese per stimare l'utile (la differenza tra il fatturato e i costi) e rivedere spesso il budget monitorandolo mensilmente.

1. Calcola il fatturato totale. Per creare un budget mensile, devi prima stabilire quanto guadagni facendo un elenco di vendite, investimenti ed eventuali altre fonti di ricavo.
2. Fai una stima delle spese. Il modo migliore per farlo è capire quanto spendi in un mese. Dividi le spese in costi fissi (quelli che sono sempre uguali ogni mese, come locazioni, stipendi e assicurazioni) e spese variabili (costi che variano, come materie prime e commissioni). È importante essere più precisi possibile, perché le spese possono variare anche di molto da un mese all'altro.
3. Calcola la differenza. Una volta sommate tutte le entrate e stimate le spese, sottrai la spesa totale dal fatturato totale per ottenere la differenza. È un passaggio semplice che può rivelarti quanto utile puoi fare. Se il risultato è un numero positivo, complimenti, sei sulla strada giusta per realizzare un profitto. Se il risultato è un numero negativo, le tue spese sono maggiori del tuo fatturato. Per realizzare un profitto, dovrai ridurre le spese o incrementare il fatturato (o, ancora meglio, entrambi).
4. Tienilo sotto controllo. La creazione di un budget è solo il primo passo. È importante continuare a monitorare le entrate e le spese per essere certi di attenersi agli obiettivi prefissati. Se trovi difficile rispettare il budget che hai creato, ricorda che ci vorrà tempo e costanti aggiustamenti per trovare il giusto equilibrio. I risultati possono cambiare anche mese per mese. Nei mesi in cui la tua attività subisce un rallentamento dovrai abbassare le spese variabili. Puoi poi riaggiustare il budget durante i mesi più redditizi.