Anche se non puoi impedire che si verifichi una calamità naturale, puoi preparare un piano in cui sia previsto cosa fare prima, durante e dopo un evento simile, per ridurre al minimo l'impatto che avrà sulle operazioni giornaliere della tua azienda. Accertati di aver previsto quanto segue prima di un’emergenza:

• se disponibile, procurati un'assicurazione che copra eventuali perdite della tua azienda e leggi la polizza assicurativa in tutte le sue parti, per sapere esattamente cosa copre quando ne avrai bisogno;
• tieni aggiornati i documenti finanziari in modo da poter richiedere prestiti subito dopo una calamità e rimanere in attività con l'azienda;
• tieni un inventario dettagliato di tutte le tue attrezzature e i tuoi prodotti in modo che sia subito a disposizione per la denuncia di sinistro all'assicurazione;
• crea piani di emergenza e comunicazione di crisi prima di una calamità;
• conserva i recapiti di dipendenti e fornitori nel cloud per poter sapere come contattarli nel momento del bisogno.

Esistono specifiche misure da prendere prima, durante e dopo un'eventuale calamità per poter proteggere te stesso e la tua azienda. Prima che si verifichi una calamità, devi creare un “kit di sopravvivenza” finanziaria che includa i documenti più importanti da poter archiviare su cloud. Durante la calamità, devi attivare un piano di emergenza per l'evacuazione dei dipendenti. Dopo la calamità, esegui una valutazione dettagliata dei danni subiti dalla tua azienda e decidi se avrai bisogno di un prestito per finanziare riparazioni e ricostruzioni.

Crea un piano di emergenza
Prima di dover affrontare una calamità, devi sviluppare un piano per mettere in sicurezza i dipendenti, la tua azienda e le tue attrezzature. In questo piano deve essere precisato quanto segue:

• come avvisare i tuoi dipendenti dell'emergenza in atto, inclusi recapiti facilmente accessibili;
• piano di evacuazione dell'azienda in cui sia precisato il punto di raccolta a una giusta distanza di sicurezza dalla tua azienda, in caso di incendio o calamità analoga;
• esercitazioni sul piano di emergenza per dipendenti nuovi ed esistenti;
• un piano di formazione per insegnare ai dipendenti come proteggersi dai materiali pericolosi;
• recapiti della compagnia di assicurazioni per copertura e denunce, numeri di polizza e numeri di telefono per agevolare le chiamate relative alle denunce di sinistro;
• anagrafica fornitori per poter acquistare attrezzature e materiali per la ricostruzione.

Crea un kit di emergenza
Il tuo kit va riposto in sacchi di plastica ermetici e chiuso in contenitori facili da trasportare, come bidoni di plastica o borsoni da viaggio. Se per legge o dietro indicazione di funzionari governativi locali sei tenuto a rimanere dove sei, che sia in azienda o a casa, è importante seguire le istruzioni di rifugiarsi sul posto che sono date per la tua sicurezza. Il tuo kit di emergenza può contenere:

• quattro litri di acqua a persona al giorno per almeno tre giorni, per bere e lavarsi;
• una scorta di cibi non deperibili che possa durare almeno tre giorni;
• radio a batteria o a manovella e radio meteorologica con segnale acustico
• torcia;
• kit di pronto soccorso;
• batterie extra;
• fischietto per richiedere aiuto;
• maschere antipolvere per filtrare l'aria contaminata e teli in plastica e nastro adesivo per ripararti sul posto in azienda fino al termine della calamità;
• salviette umidificate, sacchi per la spazzatura e fascette in plastica per l'igiene personale;
• chiave inglese o pinza per disattivare le utenze;
• apriscatole manuale per il cibo in scatola;
• mappe locali;
• cellulare e caricabatteria, con batteria di riserva.

Crea un kit di riserva con i documenti finanziari
Durante una calamità, i documenti aziendali più importanti si possono danneggiare, perdere o distruggere. Salvando i documenti finanziari e aziendali più importanti su cloud o su un hard disk esterno situato in un luogo separato dalla tua azienda, sarai sicuro di poter eccedere facilmente ai file che ti servono per richiedere prestiti dopo una calamità. Il cloud, un server internet in cui salvi file digitali, è la soluzione migliore per proteggere le informazioni della tua azienda e può darti la possibilità di accedere a progetti o documenti da remoto dopo la calamità. Accertati di avere nello stesso cloud copie della tua polizza assicurativa. È consigliabile scegliere una società che archivi (o salvi) queste informazioni su server situati in una città diversa da quella in cui si trova la tua azienda. In caso di calamità su larga scala (come un'alluvione o un uragano), i tuoi documenti non rischieranno di andare persi.

Gestisci i pagamenti
È importante sapere come coprirai i costi in caso di calamità. Molti imprenditori lo fanno aprendo una linea di credito dedicata agli acquisti post emergenza. Una linea di credito aziendale di questo tipo consente a un'impresa di prendere in prestito fondi, restituirli e riprenderli in presto, fino al raggiungimento del limite di credito, un po' come avviene con la carta di credito. Alcuni sono offerti dalle banche e altri da società finanziarie non bancarie, fai quindi una ricerca sulle opzioni disponibili per capire quale può essere la migliore per la tua azienda. Se possibile, può essere un'altra buona idea tenere in banca una quantità di liquidità sufficiente per coprire l'attività della tua azienda per tre mesi in caso di emergenza. Puoi pagare molte cose con la carta di credito, ma i dipendenti possono essere pagati solo in contanti. È importante continuare a pagare i dipendenti in modo che possano aiutarti a ripulire e riaprire. Queste riserve di liquidità ti consentiranno di fare vendite e coprire spese impreviste se manca la corrente elettrica. Puoi anche considerare la possibilità di tenere un sistema POS fruibile da dispositivo che ti permetta di accettare pagamenti in caso di interruzione delle utenze.

Assicurazione
Se disponibile, avere la giusta assicurazione è importante per garantirti di poter coprire l’attività della tua azienda in caso di calamità naturale. Nella ricerca della giusta compagnia di assicurazioni, cercane una che offra spiegazioni approfondite su premi assicurativi (la somma che l’azienda paga per la polizza assicurativa), copertura (percentuale di rischio o responsabilità coperta da una persona fisica o giuridica mediante i servizi assicurativi) e franchigie (la somma predefinita che devi pagare, oltre al premio, in caso di perdita o responsabilità prima che la compagnia di assicurazione inizi a pagare per tuo conto).

Analizza le opzioni di basso, medio e alto livello per premi e franchigie e studia attentamente tutte le eccezioni alla copertura. Potresti avere la tentazione di scegliere la polizza con il premio più basso. Tuttavia, una polizza con un premio mensile basso solitamente ha una franchigia più elevata. Un piano con una rata mensile più alta e una franchigia più bassa potrebbe essere l’opzione migliore poiché, se la tua azienda si sta riprendendo da una calamità, potresti non avere tanta liquidità a disposizione. Prima di decidere quale polizza scegliere, verifica la tua situazione finanziaria e cerca di capire cosa è meglio per la tua azienda.

Esistono diverse polizze assicurative che possono aiutarti a ricostruire e a risistemare le finanze dopo una calamità, inclusa la polizza aziendale proprietà e sinistri che include l'assicurazione per interruzione di attività. Questa copertura è utile se non riesci a tenere l'azienda in attività dopo un'emergenza inattesa o una calamità naturale. Sappi anche che non esiste copertura per i danni da alluvione in caso di interruzione di attività. Altre calamità, come uragani, incendi e altre calamità naturali, possono rientrare nella copertura per interruzione di attività. Valuta la possibilità di servirti di un agente piuttosto che acquistare direttamente da un assicuratore; un agente è esperto delle coperture di cui hai bisogno.

Anagrafiche di fornitori e clienti
Stila un elenco aggiornato di tutti i tuoi dipendenti, fornitori e clienti prima di una calamità per poterli contattare dopo l’evento. L'anagrafica fornitori deve includere il nome dell'azienda, il tipo di servizio che offre, il nome del referente, l'indirizzo, il numero di telefono, l'email e il sito web, se disponibile. Includi anche potenziali fornitori da cui potresti acquistare materiali come pannelli laterali, finestre o cartongesso per ricostruire la tua azienda, o il mobilio e le attrezzature che ti servono per portare avanti l'attività. Quando dovrai mettere in atto il tuo piano di emergenza, avrai tutti i recapiti che ti servono per ripristinare la tua azienda e annunciarne la riapertura.

Cosa fare subito dopo una calamità naturale?
Nel primo giorno dell'evento, o quello successivo, accertati di fare quanto segue:

• rintracciare tutti i dipendenti e capire di cosa hanno bisogno;
• valutare i danni subiti dall'azienda, dalle attrezzature e dalle scorte;
• chiamare tutti i numeri per la denuncia di sinistro conservati nel cloud;
• contattare l'impresa di restauro che ti aiuterà a ricostruire;
• procurarti il materiale necessario che potrebbe essere tra i più richiesti (es. cartongesso, grandi cassoni e uffici/case mobili);
• noleggiare veicoli per sostituire quelli eventualmente persi o danneggiati;
• comunicare ai dipendenti e alla ditta di ristrutturazione il tuo programma di pulizia e riapertura e gli orari di lavoro;
• far sapere ai tuoi clienti che l'azienda è aperta o chiusa e lo stato dei loro ordini;
• contattare il tuo locatore o titolare di mutuo per tenere aperte le linee di comunicazione durante una pandemia.

Una volta soddisfatte le esigenze più impellenti dopo una calamità, hai quattro aspetti di cui preoccuparti: dipendenti, fondi, stato delle attrezzature e ripresa dell'attività.

Sicurezza dei dipendenti e comunicazione
Accertati che tutti i tuoi dipendenti siano al sicuro e presenti e che le loro esigenze personali siano state soddisfatte. Ad esempio, hanno ancora una casa a cui tornare e un mezzo di trasporto per arrivarci? La loro abitazione è un luogo sicuro in cui ripararsi per un lungo periodo? Offri tutto il supporto che puoi dare e rifletti sulla possibilità di creare una mailing list o una chat di gruppo per i tuoi dipendenti per avere una rete di assistenza. Comunicare ai dipendenti la stabilità della tua azienda è fondamentale a questo punto. Condividi il tuo piano di ricostruzione dell'azienda e assicurali che il loro posto di lavoro nella tua azienda è al sicuro (se così stanno le cose).

Se hai la giusta copertura, assicurati che i dipendenti sappiano che l'assicurazione pagherà i loro stipendi. Se la tua assicurazione non copre queste spese, valuta se hai o meno abbastanza liquidità per coprire tu stesso i salari. I dipendenti dovranno comunque pagare l'affitto o il mutuo e altre spese essenziali di casa e devono sapere se e come il loro stipendio subirà conseguenze. Sii realistico: se non sei in grado di pagarli, potrebbero aver bisogno di cercarsi un'altra occupazione per necessità, non perché vogliano lasciare la tua azienda. Mantenere i dipendenti in organico sarà una scelta importante da fare: perderli potrebbe compromettere il recupero dell’azienda dopo la calamità.

Quando comunichi con dipendenti, fornitori e clienti, dovrai usare messaggi diversi per ciascun gruppo. Ecco alcune linee guida che ti aiuteranno a capire quali argomenti trattare:

• Dipendenti. Condividi aggiornamenti sulla sicurezza, sullo stato della tua azienda e sulle tue capacità di pagare i dipendenti dopo la calamità a causa di possibili interruzioni delle attività.
• Fornitori. Comunica i fabbisogni di prodotti ai fornitori chiave per permettere loro di rifornire i magazzini e migliorare la tua capacità di ricostruire e riaprire non appena possibile.
• Clienti. Comunica la data in cui intendi riaprire la tua azienda e se ciò avverrà nella sede usuale, in una sede temporanea o in una nuova sede.

È consigliabile rivalutare la tua copertura assicurativa dopo la calamità, poiché le tue esigenze potrebbero essere diverse. Non sarai in grado di modificare la copertura per i sinistri già in atto, ma puoi cambiarla per prepararti a future calamità.

Valuta i danni materiali
Quando sarà sicuro valutare i danni subiti dalla tua azienda, documenta tutto con fotografie e/o video per la denuncia di sinistro. Stila un elenco di tutti gli articoli danneggiati seguendo l'inventario creato prima della calamità e tieni ricevute di tutte le riparazioni eseguite per poterle includere nella denuncia di sinistro all'assicurazione. Fai foto o video delle attrezzature danneggiate e annota i numeri di serie di ciascuna. Se hai perso l'inventario a causa della calamità naturale, recupera le copie delle fatture dai fornitori per ricostruire i tuoi archivi. 

In caso di ripetute alluvioni, dovrai provare le eventuali sostituzioni fatte su ciò che la compagnia di assicurazioni ha pagato dopo eventi precedenti. Potrebbe essere necessario sostituire attrezzature di produzione e da ufficio, computer e veicoli, in base alla gravità della calamità. Il tuo magazzino scorte potrebbe essere andato perso. Si tratta di un aspetto per cui la tua azienda potrebbe vedersi costretta a sborsare una significativa quantità di denaro (spese in conto capitale) per poter tornare in pista. Per reperire le attrezzature sostitutive, che siano nuove o rigenerate, valuta la possibilità di cercare al di fuori della zona calamitata. Ad esempio, fai attenzione se acquisti un nuovo veicolo all'interno di una zona alluvionata, poiché il venditore potrebbe avere un magazzino con prodotti danneggiati dall'alluvione. Tra i segni da ricercare per capire se un veicolo è danneggiato: tappetini macchiati, problemi elettrici, ruggine sulle cerniere oppure odori anomali all'interno del veicolo. Inoltre, nel periodo immediatamente successivo a una calamità naturale, i prezzi potrebbero aumentare a causa dei danni subiti dai concessionari alle scorte di magazzino e delle interruzioni nella filiera di approvvigionamento.

Prima di eseguire le ispezioni alla ricerca di danni, accertati che i tuoi dipendenti siano ben addestrati su come maneggiare materiali pericolosi all’interno della tua azienda o della zona interessata dalla calamità (es. acque reflue dell’alluvione), come da linee guida dell’Organizzazione mondiale della sanità. Durante le emergenze come uragani e alluvioni può accadere che sostanze chimiche provenienti da ambienti domestici, medici e industriali siano rilasciate nell'ambiente.

Valuta la tua situazione finanziaria
Anche se ti trovi in una circostanza particolarmente impegnativa e stressante, dovrai valutare la tua situazione finanziaria dopo una calamità. Se ti servono più fondi per pagare i dipendenti durante un'interruzione temporanea dell'attività, valuta la possibilità di richiedere un prestito ponte, in genere un prestito a breve termine che consente in poco tempo di avere accesso a un'infusione di liquidità, fondi di emergenza destinati al recupero dopo una calamità o potrebbero perfino esistere sovvenzioni in grado di aiutarti. Avere un buon indice di affidabilità creditizia prima della calamità potrebbe aumentare le tue chance di ottenere un prestito. Alcune tra le opzioni di prestito esistenti:

• Sovvenzioni. Gli imprenditori che non ottengono un prestito potrebbero avere diritto ad altre forme di assistenza, incluse sovvenzioni. Queste sovvenzioni possono coprire spese mediche, riparazioni ai veicoli, utensili o attrezzature necessari per l'attività.
• Fornitori. Vale la pena informare i tuoi fornitori su larga scala, che potrebbero avere sedi al di fuori della zona interessata dalla calamità, che hai subito una perdita significativa e che sei alla ricerca di sovvenzioni e supporto finanziario. Alcuni potrebbero essere disposti a fare sconti o a fornire altre forme di supporto finanziario, se ne hanno i mezzi.

È consigliabile rivalutare la tua copertura assicurativa dopo la calamità, poiché le tue esigenze potrebbero essere diverse. Non sarai in grado di modificare la copertura per i sinistri già in atto, ma puoi cambiarla per prepararti a future calamità.

Pulizia e ricostruzione
nel periodo successivo alla calamità, puoi contattare i fornitori inseriti nel tuo piano di emergenza che possono fornirti il materiale necessario per riprendere l’operatività (es. cartongesso dopo un’alluvione). Puoi inoltre cercare altri commercianti locali che possano avere a disposizione i materiali che ti servono per l'attività.

Questo potrebbe inoltre essere il momento giusto per accedere alle informazioni finanziarie dell'azienda e ai dati aziendali che hai salvato sull'hard disk esterno situato in un luogo separato dalla tua azienda o su cloud.

Dopo la calamità, contatta subito la tua compagnia assicurativa per informarli su come possono raggiungerti nel caso non riuscissi a tenere aperta l'azienda. Aggiornali sullo stato dei danni subiti dalla tua azienda e chiedi loro di cosa hanno bisogno prima di poter denunciare il sinistro (es. foto dei danni e registri aziendali in cui sia indicato il valore delle attrezzature danneggiate o distrutte). In presenza di problemi di sicurezza in azienda che sei in grado di risolvere personalmente, documenta il danno ed esegui le riparazioni prima che il perito assicurativo arrivi per valutare i danni alla tua proprietà. Non gettare i materiali o le attrezzature danneggiati prima che arrivi il perito assicurativo.

Agisci nella maniera più organizzata possibile quando documenti i danni ai fini assicurativi. Ti serviranno un elenco in continuo aggiornamento dei numeri delle denunce di sinistro, dei referenti della compagnia di assicurazione che si occupano della tua denuncia e un elenco aggiornato dei danni alla tua azienda associati all'evento. Quello di raccogliere tutte le informazioni richieste dalla tua compagnia di assicurazione per la denuncia di sinistro è un compito gravoso. La maggior parte del lavoro di compilazione dell'elenco dettagliato delle scorte di magazzino e delle attrezzature lo avrai già fatto prima della calamità.

Informa i clienti della riapertura
Un passo importante da compiere dopo la ricostruzione è informare i clienti della riapertura della tua azienda. Potrebbero aspettarsi che tutto sia normale, come se la tua azienda non fosse in piena fase di recupero dopo una calamità. Se non sei in grado di fornire un servizio di un certo livello, è consigliabile avvertire i clienti del cambiamento o valutare la possibilità di rimandare la riapertura, poiché un cambio nel servizio potrebbe spingerli a rivolgersi altrove.

Non appena avrai riaperto le porte, valuta la possibilità di utilizzare cartelli temporanei per promuovere la riapertura e di aggiornare il tuo sito web e le pagine social per far sapere alla clientela che sei di nuovo in pista.

Risorse

I piccoli imprenditori possono accedere alle risorse riportate di seguito durante o dopo una calamità.