Gestão de equipes

Para muitos proprietários de empresas em crescimento, a contratação de funcionários é uma necessidade. Pense nessas pessoas como um dos maiores ativos, tão valiosos quanto a marca, a reputação e o produto ou serviço que fornece.

Liderar uma equipe de pessoas com personalidades, estilos de trabalho e pontos fortes diferentes pode ser um desafio. A gestão é uma arte e requer dedicação e planejamento. Quanto mais eficiente for a sua forma de liderar, melhor será o resultado. É possível começar bem, decidindo antecipadamente como contratar, inspirar, apoiar, treinar e liderar a equipe.

Contratação
Quer esteja contratando o primeiro funcionário ou o décimo, é importante tomar muito cuidado ao escolher alguém para integrar sua equipe. Em um time, mesmo que pequeno, cada pessoa deve ter características, habilidades e conhecimentos alinhados à necessidade e ao perfil da sua empresa, para impulsionar o negócio.

1. Decidir quando contratar um funcionário
Em alguns casos, como em um restaurante, a contratação de funcionários pode ser necessária desde o primeiro dia de trabalho. Conheça algumas perguntas a serem respondidas ao considerar a possibilidade de acrescentar um funcionário.

Quer ajuda? Para alguns empresários, manter o negócio pequeno e manejável é prioridade máxima. Outras pessoas podem lutar para administrar a carga de trabalho ou ter oportunidades que não podem aproveitar porque não têm tempo. Estes são sinais de que está na hora de contratar alguém.
Há condições de contratar? É preciso lembrar que o custo real de um funcionário não se limita ao salário que será pago. Apure todos os custos envolvidos na contratação e verifique o orçamento; decida como espera que os lucros ou produtividade aumentem se trouxer alguém novo; calcule o salário, benefícios e despesas gerais que precisará pagar se contratar um funcionário
Que tipo de funcionário é necessário? É possível contratar um funcionário em meio período ou temporário para ajudar por algumas horas por semana ou sazonalmente. À medida que cresce, pode precisar de funcionários permanentes e em tempo integral.

2. Conheça as leis
Antes de iniciar a contratação, é importante aprender sobre as exigências legais em torno da escolha de funcionários e como os trata uma vez que fazem parte da equipe. Mesmo que tenha uma equipe pequena no momento, compensa conhecer as leis para que esteja pronto se a empresa e o número de funcionários, crescer.

3. Escreva uma excelente descrição do cargo
Mesmo que você esteja contratando alguém que conhece, é importante elaborar uma descrição clara do cargo. Isto ajudará a garantir que ambos concordem sobre as responsabilidades do trabalho. Se estiver contratando alguém fora da empresa, a descrição do cargo também é uma oportunidade importante para atrair grandes candidatos. Por esta razão, deve se certificar de que seja claro, bem escrito e fácil de entender.

4. Comece a fazer entrevistas
Se está considerando mais de um candidato para um trabalho, precisará marcar entrevistas com seus principais candidatos para saber mais sobre seus interesses e experiência.

Ao decidir quem entrevistar, considere como o currículo de cada candidato é apresentado, se suas habilidades correspondem à descrição do cargo, sua formação acadêmica e quanto tempo permaneceram nos empregos anteriores. Um senso de caráter e comprometimento pode ser ainda mais valioso para o negócio do que um conjunto particular de habilidades. Aqui estão mais dicas para garantir um processo de entrevista tranquila:

Prepare uma lista de perguntas de entrevista. As respostas que os candidatos lhe dão devem lhe fornecer as informações necessárias para tomar uma decisão sobre qual contratar. As perguntas devem cobrir experiência, habilidades, pontos fortes, o que gosta/não gosta e até mesmo traços de personalidade para ajudá-lo a encontrar o ajuste certo para a equipe.
Faça anotações durante a entrevista. As perguntas feitas pelos candidatos podem mostrar o que sabem sobre o negócio, o quanto estão interessados no trabalho e quaisquer preocupações ou ideias que possam trazer.
Seja claro quanto às expectativas e objetivos para o negócio. Em alguns casos, um candidato não ficará tão entusiasmado com o negócio ou discordará dos objetivos gerais; é útil ter essas informações para começar ao escolher as que melhor se encaixam.

5. Faça escolhas
Falou com vários candidatos e encontrou o que melhor se encaixa à vaga? Antes de formalizar a oferta, observe alguns passos:

Exponha condições da vaga e benefícios oferecidos por escrito - Este documento dará ao funcionário em potencial uma imagem clara de tudo o que planeja fornecer em troca do trabalho. Se estiver contratando alguém que conhece, é tão importante que ambos concordem com estes detalhes e os tenham por escrito, pois isso poupará de qualquer erro de comunicação sobre pagamento, dias de folga ou outros tópicos relacionados à compensação posterior.
Verifique informações
As melhores práticas incluem a obtenção de permissão para contatar funcionários anteriores e outras referências que o candidato tenha fornecido para ver o que têm a dizer sobre o indivíduo. Quais eram os pontos fortes e fracos? O que trouxe para o trabalho? Nas empresas de muitos setores, os funcionários fazem verificações de histórico para garantir que a pessoa que estão contratando tenha se representado de forma verdadeira.
Esteja preparado para negociar
A negociação sobre o salário é frequentemente uma parte normal do processo de contratação. Para negociar bem, precisará conhecer a faixa salarial para empresas similares em sua área, o valor que o funcionário trará para sua empresa, seu orçamento para o cargo e o quanto estará disposto a ir para este candidato em particular. Certifique-se de calcular o valor de quaisquer benefícios que oferece, já que estes são uma parte importante do pacote global que está oferecendo. Na maioria dos casos, ambos poderão chegar a um acordo sobre um número. Se não conseguir chegar a um acordo, talvez tenha que considerar outros candidatos mais acessíveis.
Formalize a carta de oferta final
Para formalizar a oferta, precisará esboçar a remuneração, descrição de cargo e benefícios em um documento final chamado carta de oferta. Mesmo que faça a oferta verbalmente, é importante acompanhar com um documento formal, assinado, que solidifique o acordo.

6. Prepare-se para seu novo funcionário
Uma vez que um funcionário tenha aceitado a oferta, pode definir uma data de início e começar tarefas como colocar a parte burocrática em ordem. Esta é uma maneira importante de assegurar uma transição suave antes do primeiro dia de trabalho. Prepare a documentação exigida pelos governos locais e nacionais.  Ao incorporar um novo funcionário ao seu negócio, crie uma pasta física ou digital onde reúna os seguintes dados atualizados, entre outros:

Nome completo do funcionário
Endereço completo (incluindo CEP)
Data de nascimento
Sexo e cargo
Data inicial de trabalho
Dias trabalhados e carga horária estabelecida
Total de horas trabalhadas semanais
Salário e como será pago (por hora, por semana, por mês, por projeto etc.)
Remuneração por hora
Total de remunerações diárias ou semanais
Total de ganhos de horas extras por semana
Todas os adicionais ou deduções ao salário
Total de salários pagos em cada período de pagamento
Data do pagamento e o período
Outros detalhes dependendo da região

7. Considere um manual do funcionário
Elabore um manual do funcionário, mesmo que você tenha apenas um ou dois funcionários, apresentar suas políticas e expectativas, de forma simples, em um manual do funcionário pode ser uma ótima maneira de garantir que comunicou os procedimentos de negócios com clareza. Para uma empresa muito pequena, este pode ser apenas um documento de uma página chamando a atenção para detalhes importantes sobre o negócio, que pode expandir conforme cresce. Para uma empresa maior, pode querer dedicar mais tempo à criação de um manual mais longo e aprofundado. Seja qual for o porte da sua empresa, você pode contar com um profissional de recursos humanos, ou advogado, para avaliar o o manual e ajustá-lo para que atenda a este propósito. Aqui estão alguns dos itens que os manuais dos funcionários geralmente incluem:

A declaração de missão da empresa
É uma declaração formal que resume os objetivos de seu negócio. Ao incluir, comunicará a identidade comercial a todos os funcionários antecipadamente.
Tempo de folga pago, se fornecer
Explique quantos dias de folga pagos os funcionários terão por ano, se houver, incluindo tanto os dias de doença como os de férias. Deixe claro quanto tempo se acumula no próximo ano, caso as folgas não sejam utilizadas. Você também pode incluir informações sobre horas extras.
Regras de conduta
Regras gerais, tais como limpeza do local de trabalho, código de vestimenta, políticas de atraso e exigências de comportamento com outros funcionários. Considere incluir também uma lista de direitos no local de trabalho.
Folha de pagamento
Indicar quando os funcionários ser pagos a cada mês, juntamente com quaisquer práticas ou exigências em relação ao rastreamento do tempo e da remuneração.
Feriados
Relacione quais feriados os funcionários podem ter folga e se serão pagos por esses dias.

Certifique-se de incluir uma linha para a assinatura do funcionário e, uma vez assinada, mantenha uma cópia em arquivo para cada um.

Treinamento de novo funcionário
Não importa a experiência do funcionário, ele precisará aprender como se dirige a empresa e o que faz com que os produtos se destaquem.

Faça uma lista de itens a serem cobertos. Ao trazer um novo funcionário para o time, pode ser útil ter uma lista de todos os itens nos quais gostaria de treinar essa pessoa. Pode incluir a manutenção de tempo, equipamentos operacionais da empresa e processos para auxiliar os clientes. Ter esta lista pode ajudar a definir as expectativas do funcionário nas primeiras semanas e tornar o processo de treinamento mais fácil.
Pergunte o que o funcionário sabe e precisa saber. As habilidades avançadas devem ser desenvolvidas com base nas habilidades básicas, portanto, estas precisam ser dominadas primeiro. Mesmo alguns dos funcionários mais qualificados podem precisar preencher lacunas de conhecimento que são específicas do negócio.
Sessões de treinamento. Se tem um negócio maior ou mais estabelecido, o treinamento pode mantê-lo ciente das tendências na indústria e manter a equipe informada e interessada no trabalho. Se você tiver mais de um funcionário, considere criar sessões de treinamento cruzado em que os funcionários compartilhem seus conhecimentos em uma área específica com você e com outros funcionários.
Analisar conferências e oportunidades educacionais. Em uma empresa maior, oportunidades educacionais serão atraentes para muitos funcionários. Os funcionários geralmente valorizam a chance de melhorar seu conjunto de habilidades e isso pode torná-los muito mais motivados no trabalho. Conferências relacionadas à pesquisa: o resultado pode ser funcionários mais felizes, mais qualificados e que se sentem bem com o que fazem.

Avaliações dos funcionários
Se você tem um ou mais funcionários, uma boa maneira de mantê-los produtivos, e melhorando continuamente, é realizar avaliações de desempenho periódicas. Não deve ser a primeira vez que os funcionários ouvem falar de avaliação de desempenho, que estão fazendo bem seu trabalho ou de uma área que precisa ser melhorada. O feedback que deve ser feito diariamente. A avaliação de desempenho é a chance de reunir a equipe periodicamente (geralmente a cada trimestre), revisar as realizações e metas de melhoria e criar um plano para o próximo período. Estas etapas ajudarão:

Determine um formato para as avaliações
Durante a maioria das avaliações, o empregador e o funcionário conversam sobre os pontos fortes, as realizações, os desafios, as metas e os próximos passos do funcionário. Em alguns casos, os funcionários recebem pontuações em áreas específicas para que seu desempenho possa ser acompanhado e comparado em avaliações futuras. É possível encontrar exemplos de formulários on-line. Veja quais detalhes e abordagem se encaixam melhor no negócio. Além de preencher um formulário de avaliação por conta própria, alguns empregadores fornecem o modelo a seus funcionários para que eles possam preencher uma “autoavaliação” primeiro. Isso pode ajudá-los a pensar sobre seu próprio desempenho e objetivos e, assim, a assumir um papel mais ativo no processo. Seja qual for a abordagem adotada, seja franco com os funcionários sobre as expectativas do trabalho e o que eles podem esperar durante as avaliações.
Defina uma linha do tempo
Decida com que frequência você deseja realizar avaliações e informe aos funcionários esse cronograma. Se possível, sente-se uma vez por trimestre, em vez de anualmente, para garantir uma melhor comunicação e manter as metas em mente.
Acompanhe o progresso
Em vez de tentar lembrar itens para incluir nas avaliações, mantenha uma lista contínua das realizações e desafios de cada funcionário: metas cumpridas, tarefas bem executadas, projetos concluídos, elogios de clientes ou prazos perdidos. Isso ajudará a fornecer um feedback mais claro e preciso.
Conduza a avaliação
Lembre-se de que o objetivo das avaliações é garantir uma comunicação aberta e ajudar você e os funcionários a crescerem e melhorarem. Essas avaliações são uma oportunidade para oferecer feedback e ouvir o que funcionários acham que são os pontos fortes, onde gostariam de ter mais apoio e em quais áreas querem aprender e crescer. Por esse motivo, as avaliações funcionam melhor quando são abordadas como discussões abertas entre empregador e funcionário. Mantenha um tom caloroso e amigável, defina um horário em que sem pressa durante a reunião e ouça atentamente as considerações de seus funcionários.
Registre o que foi discutido
É fácil esquecer os pontos importantes abordados. Para evitar que isso aconteça, anote o que você discutiu e as próximas etapas, depois mantenha um registro para você e forneça uma cópia ao funcionário. Você pode usar essas notas e as metas registradas como ponto de partida para a próxima avaliação.
Peça feedback
Uma das melhores coisas que um gerente pode fazer é solicitar feedback de seus funcionários. Perguntar onde você pode melhorar mostra que está determinado em ser um bom líder e é provável que crie um relacionamento mais aberto, colaborativo e positivo. Também ajudará a aprender a fornecer aos funcionários o suporte que eles precisam e a ser um líder mais eficaz possível.

Uma boa comunicação com os funcionários é necessária para sua felicidade e seu sucesso. Para dicas sobre como se comunicar efetivamente com a equipe, visite nosso Seção de Liderança.

Gerenciando o tempo
Administrar bem o tempo e ajudar os funcionários são aspectos importantes para administrar um negócio de sucesso. Nas pequenas empresas, os proprietários e funcionários tendem a gerenciar muitas tarefas, portanto, usar o tempo sabiamente é fundamental para o sucesso. Estas são algumas maneiras de garantir o melhor aproveitamento do tempo:

Priorize
Ensine aos funcionários quais itens são de máxima, média e baixa prioridade. Por exemplo, responder a uma reclamação de cliente ou um problema de pedido provavelmente exigirá atenção imediata, enquanto o brainstorming de uma nova promoção provavelmente pode esperar um dia ou dois.
Planeje com antecedência
Às vezes, criar planos - seja de negócios ou de lançamento de um novo produto -, pode ser demorado e não parecer valer a pena. No entanto, fazer uma lista de itens que devem ser feitos para atingir uma meta provavelmente economizará tempo a longo prazo. Criar um plano o força a considerar as etapas envolvidas no cumprimento da meta e a avaliar quanto tempo será necessário para cada etapa.
Evite armadilhas
Todos estamos cientes das armadilhas que levam à perda de tempo no trabalho: Conversar por muito tempo com clientes ou colegas continuamente, verificar e responder e-mails com muita frequência ao longo do dia ou “reagir” a problemas imediatamente, em vez de considerar onde eles estão em sua lista de prioridades. Se você ou um funcionário estiver perdendo tempo, o hábito provavelmente lhe custará a longo prazo. Uma maneira de identificar essas áreas problemáticas é manter um registro detalhado ao longo do dia. Quando e como você está gastando seu tempo? Em que áreas você poderia melhorar?
Ajude seus funcionários na gestão do tempo
Quando um líder gerencia bem o seu tempo, dá exemplo para que seus funcionários façam o mesmo, tornando-se referência. Certifique-se de iniciar as reuniões a tempo; mantenha agendas diárias, semanais e mensais e aprenda a delegar tarefas, ao invés de tentar fazer malabarismos com elas. Você também pode incentivar o bom uso do tempo, elogiando os funcionários quando eles administram bem sua agenda ou reconhecendo quando cumprem as metas no prazo. Em alguns casos, se o tempo não estiver sendo administrado com sabedoria, talvez seja necessário sentar-se com os funcionários um a um para fazer um brainstorm sobre como trabalhar em conjunto para garantir que possam trabalhar mais efetivamente.

Folha de pagamento
Pagar os funcionários de forma justa, legal e pontual é uma parte importante da administração de um negócio. Mas com os impostos, o acompanhamento da documentação e o estabelecimento de um cronograma de pagamentos, é natural ficar em dúvida sobre onde começar. À medida em que sua empresa cresce e o número de funcionários aumenta, precisa estar familiarizado com os requisitos legais em torno da folha de pagamento, ter um cronograma definido e criar um plano para manter tudo em dia. Comece na nossa seção de Pagamentos.

Aposentadoria
Como proprietário de uma pequena empresa, você passa tanto tempo pensando no dia a dia do seu negócio, que pode acabar esquecendo de pensar no seu futuro. É importante planejar e economizar para a sua própria aposentadoria, como forma de garantir renda para o futuro, e assim pensar na sua qualidade de vida, assim como da sua família. Descubra como em nossa seção de Aposentadoria.

Liderança
Como líder do seu negócio, você tem o papel único de definir a visão da sua empresa, motivar e engajar os funcionários e decidir para onde deseja que sua empresa vá. Conhecer seu estilo e objetivos de liderança é um passo importante para mapear que tipo de líder você é, e quer ser. Aprender fortes habilidades de liderança, estabelecer um plano de comunicação e aprender como delegar responsabilidades ajudará a selar seu sucesso. Saiba mais em nossa seção de Liderança.
Você pode ter começado seu negócio, imaginando que sempre faria tudo sozinho. No entanto, construir uma equipe de funcionários para apoiar seus objetivos é uma ótima oportunidade para explorar os pontos fortes de outros profissionais, para melhorar seus negócios e construir uma comunidade que impulsionará sua empresa. Da documentação envolvida, ao aprimoramento de suas habilidades de liderança, ter um plano e trabalhar continuamente para melhorar seu processo valerá a pena, pensando no crescimento da sua empresa.