Conheças os requisitos
Os funcionários de uma pequena empresa são protegidos por leis trabalhistas nacionais, regionais e, às vezes, locais que ditam regras sobre: 

• Salário-mínimo e horas extras 
• Remuneração mensal, quinzenal, semanal ou por hora
• Horas extras 
• Trabalho para menores 
• Remuneração por gorjetas 
• Horas de trabalho 
• Viagens 
• Licenças remuneradas 
• Plantões 
• Descansos remunerados  
• Reuniões e treinamento 
• Segurança no trabalho 
• Saúde no trabalho 
• Período de férias
  

Decida sobre feriados remunerados, férias e licença médica 
Para definição do cronograma de folha de pagamento, é necessário definir quantos dias de folga pagos você deseja oferecer a seus funcionários, se houver. Oferecer esse benefício pode ajudá-lo a se manter competitivo com outras empresas e atrair melhores funcionários. Muitas empresas também oferecem dias de folga remuneradas ou não remuneradas que os funcionários podem usar para feriados religiosos, juntamente com licença por luto (folga do trabalho no caso de falecimento de um membro da família de um funcionário). 

Período de férias 
Globalmente, as empresas oferecem férias aos seus funcionários, porém os critérios variam de um país para outro.   

Licença por doença 
Os requisitos para licença médica também podem ser diferentes de um lugar para outro. Mesmo que as leis locais não exijam que você os forneça, dar aos funcionários folga remunerada por doença pode ajudá-lo a se manter competitivo como empregador e pode até economizar dinheiro para sua empresa.  

Começando com a folha de pagamento 
Considerando-se os impostos envolvidos, documentação, cronograma e todas as tarefas relacionadas com a folha de pagamento, é natural ficar em dúvida sobre como começar. Aqui estão algumas das etapas que você pode seguir para configurar a folha de pagamentos para sua empresa. 

1. Defina um cronograma de pagamento 
O cronograma especifica quando você pagará os funcionários por determinado período trabalhado. A maioria dos períodos de pagamento são semanais, quinzenais ou mensais. Decida o que funcionará melhor para o seu negócio, dependendo se você deseja a opção mais simples em termos de papelada e cálculos (semanal ou mensal) ou a que a maioria dos funcionários prefere (quinzenal). Cada região tem requisitos únicos de cronograma de pagamento, portanto, verifique as leis de sua região ou país.  

2. Aprenda os conceitos fiscais básicos 
Tanto empregadores quanto empregados precisam pagar impostos. Para obter mais detalhes sobre impostos trabalhistas nacionais, conte com apoio de um contador ou consultor fiscal ao começar a contratar funcionários, para que possa realizar a tarefa com segurança e corretamente.   

3. Planeje o controle de horas trabalhadas 
Como empregador, você precisará acompanhar quantas horas seus funcionários trabalham. A maioria das empresas tem funcionários horistas registrando seu próprio tempo, com o proprietário aprovando essas horas a cada período de pagamento. Muitas empresas também rastreiam o tempo trabalhado para funcionários assalariados por uma infinidade de motivos, incluindo uma administração mais fácil da folha de pagamento. Existem muitas opções de softwares e ferramentas dirigidas a essa finalidade. 

4. Mantenha registros para cada funcionário 
Sempre que receber um novo funcionário em sua empresa, crie uma pasta com as seguintes informações: As informações recomendadas incluem: 

• Nome completo do funcionário  
• Endereço com código postal 
• Data de nascimento 
• Sexo e cargo 
• Data inicial de trabalho
•  Dias trabalhados e carga horária estabelecida 
• Total de horas trabalhadas por semana de trabalho 
• Salário e como será pago (por hora, por semana, por mês, por projeto etc.) 
• Remuneração por hora 
• Total de remunerações diárias ou semanais 
• Total de ganhos de horas extras por semana 
• Todas os adicionais ou deduções ao salário 
• Total de salários pagos em cada período de pagamento 
• Data do pagamento e o período 
  

Opções de folha de pagamento 
Você aprendeu o básico sobre folha de pagamento. Agora é hora de decidir se você mesmo cuidará do processo, usando um serviço de folha de pagamento ou contratando um contador para ajudá-lo. Aqui estão alguns dos benefícios, desvantagens e etapas envolvidas com cada opção.  

1. Faça você mesmo 
Essa opção é a mais barata, mas também a mais demorada, especialmente se você tiver vários funcionários ou outros fatores que complicam o processo. Ela pode também gerar mais erros, que podem acarretar a você penalidades legais ou fiscais.   

2. Use um serviço de folha de pagamento 
Existem muitos serviços de folha de pagamento disponíveis, com um custo calculado por trabalhador por período de pagamento, dependendo dos serviços e recursos incluídos. Algumas vantagens dessa opção são que você pode gastar menos tempo na folha de pagamento e mais tempo gerenciando o negócio, e pode obter aconselhamento individualizado. A desvantagem é que vai custar mais do que fazê-lo por conta própria. A maioria dos serviços cobra dos empregadores por mês ou por folha. Observe que você ainda precisará manter os registros dos funcionários e acompanhar o tempo de trabalho deles. Aqui estão algumas coisas a se pensar ao pesquisar qual serviço usar: 

• Custo: há uma variedade de pacotes. Qual deles se adapta melhor às suas necessidades? 
• Software usado: se a solução for baseada em tecnologia, o software se integra bem ao software de contabilidade que você usa? 
• Acesso de funcionários: muitos serviços permitem que os funcionários visualizem seus holerites e outras informações on-line. 
• Suporte: eles oferecem suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana, por telefone ou on-line? 
• Responsabilidade: eles assumirão a responsabilidade se houver um erro na folha de pagamento ou um problema tributário relacionado?  

3. Contrate um especialista 
A opção mais cara também é aquela que exigirá menos tempo e dores de cabeça de sua parte. Geralmente, os custos dos serviços contábeis variam de acordo com a experiência do contador. Essas taxas geralmente cobrem serviços de contabilidade e suporte, além da folha de pagamento.  

Um benefício adicional de usar um profissional de folha de pagamento é que essa pessoa também pode ajudar em outras áreas da empresa, como dar conselhos sobre rastreamento de despesas, e garantir que a contabilidade geral da empresa atenda aos regulamentos. Se você decidir contratar um contador, aqui estão algumas dicas para a sua escolha: 

• Considere procurar um contador certificado ou credenciado: embora mais caro, esse profissional será mais qualificado, o que significa que seus serviços e conselhos provavelmente serão mais precisos e poderão economizar mais dinheiro a longo prazo. 
• Pergunte sobre conhecimentos relevantes: a pessoa tem experiência em lidar com contabilidade para empresas do mesmo porte e na mesma região que a sua? Você pode solicitar uma lista de clientes para ver rapidamente quais empresas eles ajudaram. 
• Verifique o nível de experiência de software: o contador está familiarizado com as tecnologias que você já usa em seu negócio? 
• Entreviste-o cuidadosamente: lembre-se que o contador irá lidar com informações confidenciais da sua empresa. Por isso, observe o grau de confiabilidade que o candidato/contador lhe transmite, e suas qualificações. Após a entrevista, certifique-se de verificar as referências. 
• Decida se virtual ou local: você prefere ter alguém com quem possa se encontrar pessoalmente ou se sente à vontade para se comunicar por email, telefone e videochamada? 

Quando se trata de planejar e administrar a folha de pagamento, o conhecimento já é metade do caminho. Independentemente de você lidar com a tarefa, delegá-la a um funcionário ou contratar alguém para gerenciá-la, levará algum trabalho e planejamento para decolar. Lembre-se que manter a confidencialidade das informações da folha de pagamento é importante, portanto, conte apenas com funcionários ou profissionais confiáveis ​​para lidar com o trabalho. Depois de ter um bom sistema, é provável que fique mais fácil a cada período de pagamento.