Para proprietários de pequenas empresas, o controle interno é uma parte necessária, e às vezes complicada, para garantir que uma empresa funcione sem problemas. Manter registros claros de receitas, despesas, funcionários, documentos fiscais e contas é mais do que um bom negócio. Isso pode lhe trazer tranquilidade, ajudará a monitorar o progresso em direção às metas e economizará tempo e dinheiro.
Controles internos
Os controles básicos incluem:
- Despesas comerciais
- Controle de vendas
- Contas a receber
- Contas a pagar
- Lista de clientes
- Fornecedores
- Informações do funcionário
- Documentos fiscais
- Faturas
- Pedidos de compra
- Recibos
- Extratos bancários
- Contratos
Manter esses controles irá ajudá-lo a:
- saber quanto dinheiro investir para criar seu produto ou serviço
- definir preços
- comparar valores orçados com custos reais
- acompanhar gastos
- tomar decisões assertivas sobre compras
- prepará-lo para seu planejamento tributário
- acessar facilmente informações de clientes e funcionários
- proteger sua empresa em caso de auditoria ou problemas
- calcular o lucro esperado
Para iniciar este processo, determine um sistema que rastreie transações e outros detalhes. Pode ser on-line, em papel ou uma mistura dos dois. Aqui estão alguns dos controles mais importantes a serem incluídos:
Controle de vendas: deve incluir quanto você vende por dia, por semana e por mês, informando data, tipo de produto (ou serviço) e o valor de cada venda.
Controle de contas a pagar: Um controle de contas a pagar lista o dinheiro que uma empresa deve a outras pessoas ou empresas. Inclua quanto é devido, a quem, quando o pagamento é devido e a data em que foi pago. Manter um registro sólido de contas a pagar impedirá que você seja cobrado pelo mesmo produto ou serviço mais de uma vez. Também é útil rastrear descontos oferecidos para pagamentos antecipados, para se lembrar de aproveitá-los.
Controle de contas a receber: Um controle de contas a receber lista o dinheiro que outras pessoas ou empresas devem à sua empresa, por bens ou serviços que foram fornecidos por ela. Este registro inclui uma lista de clientes que lhe devem dinheiro, quanto devem e em qual prazo. Você também pode incluir uma lista de clientes que não devem receber crédito, devido à falta de pagamento no passado. Para cada registro, inclua a data, nome do cliente, valor, data de coleta e status do pagamento.
Controle de despesas comerciais: Aqui você registrará o valor total das despesas comerciais que possui, como aluguel, eletricidade, salários e suprimentos. O registro deve incluir a data, uma descrição de cada despesa e o valor.
Pedido de compra: Um documento que mostra a confirmação oficial de um pedido, por um comprador que se compromete a pagar ao vendedor pela venda de um determinado produto ou serviço no futuro.
Contratos: Quando assinar um contrato com um fornecedor, alugar um novo equipamento ou fazer uma apólice de seguro comercial, mantenha cópias arquivadas, para seu controle. Isso pode ajudá-lo a evitar problemas no futuro.
Lista de clientes: Dependendo do seu negócio, pode ser inteligente acompanhar as informações de seus clientes para que você possa anunciar ofertas ou novos produtos. Inclua o nome do cliente, produtos comprados, número de telefone, e-mail e endereço de entrega. Você deve ter um plano de segurança para manter essas informações confidenciais seguras.
Para assegurar a conformidade e evitar problemas legais, procure guardar cópias de alguns registros, mesmo depois de não serem úteis para as operações do dia a dia. Por exemplo, você pode querer manter cópias de todos os seus contratos por até sete anos, mas provavelmente deve manter relatórios de auditoria, declarações anuais e registros de planos de aposentadoria indefinidamente.
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