Embora você não possa impedir que um desastre natural aconteça, pode colocar em prática um plano, descrevendo o que fazer antes, durante e depois de determinado evento, para minimizar o impacto que ele terá nas operações diárias de sua empresa. Certifique-se de ter o seguinte  antes de uma emergência:

• Garanta um seguro para cobrir quaisquer perdas para sua empresa e leia sua apólice atentamente, para compreender todas as condições envolvidas e a cobertura à qual tem direito.
• Mantenha seus documentos financeiros atualizados para que você possa solicitar empréstimos imediatamente após um evento inesperado, a fim de manter seus negócios funcionando.
• Mantenha um controle de estoque atualizado, bem como inventário de todos os seus equipamentos e matérias-primas, para ter à mão ao registrar ocorrências para seguro.
• Criar planos de resposta de emergência e comunicação de crise antes de uma catástrofe
• Mantenha informações de contato de funcionários e fornecedores na nuvem para saber onde encontrar a equipe, se necessário.

Há etapas específicas que você pode adotar antes, durante e depois de um potencial desastre, a fim de proteger a si mesmo e a sua empresa. Antes que um desastre aconteça, você deve criar um "kit de sobrevivência" financeiro que inclua documentos essenciais para armazenar em um sistema baseado em nuvem. Durante o desastre, você deve ativar um plano de resposta de emergência para evacuar os funcionários. Após o incidente, faça uma avaliação detalhada dos danos causados ao seu negócio e determine se você precisará de empréstimos para ajudar a financiar os reparos e a reconstrução.

Crie um plano de resposta a emergências
Antes de enfrentar um incidente, você deve desenvolver um plano para manter seus funcionários, negócios e equipamentos seguros. Este plano deve incluir:

• Como alertar seus funcionários sobre uma emergência, incluindo informações de contato facilmente acessíveis.
• Plano de evacuação da empresa, descrevendo um local de encontro a uma distância segura, em caso de incêndio ou desastre semelhante.
• Treinamento de plano de emergência para funcionários novos e antigos.
• Um plano de treinamento para que os funcionários possam se proteger de materiais perigosos.
• Contatos da seguradora para cobertura, bem como números de apólice e números de telefone para facilitar as ligações sobre sinistros.
• Listas de fornecedores para que você possa comprar qualquer equipamento e material que precise para reconstruir.

Crie um kit de emergência
Seu kit deve ser armazenado em sacos plásticos herméticos e colocado em um ou dois recipientes fáceis de transportar, tais como caixas plásticas ou sacos de lona. Se você for instruído por autoridades do governo local e autoridades policiais a permanecer onde está, seja em sua empresa ou em casa, é importante seguir estas instruções de abrigo no local para sua segurança. O kit de emergência pode incluir:

• um galão de água por pessoa, por dia, para pelo menos três dias, para consumo e higiene;
• suprimento de alimentos não perecíveis que dure pelo menos três dias;
• rádio com bateria ou manivela e rádio meteorológico com alerta;
• lanterna;
• Kit de primeiros socorros;
• baterias extras;
• apito (usado para pedir ajuda);
• máscaras contra poeira para ajudar a filtrar o ar contaminado e coberturas de plástico e fita adesiva para que você possa se abrigar em seu negócio até que o incidente termine;
• lenços umedecidos, sacos de lixo e abraçadeiras plásticas para higiene pessoal;
• Chave ou alicate para desconectar válvulas/energia elétrica
• abridor de latas manual para alimentos;
• mapas locais;
• celular com carregadores e bateria reserva.

Crie um kit de backup de documentos financeiros
Durante um desastre, documentos comerciais essenciais podem ser danificados, perdidos ou destruídos Ao salvar todos os seus documentos financeiros e comerciais essenciais na nuvem ou em um disco rígido externo localizado em um local separado do seu negócio, você garantirá fácil acesso aos arquivos necessários para os pedidos de empréstimo após uma catástrofe. A nuvem (onde você salva arquivos digitais em um servidor na internet) é a melhor opção para proteger suas informações comerciais e permite que você acesse projetos ou documentos remotamente após uma catástrofe. Certifique-se de ter cópia de sua apólice de seguro nas mesma nuvem. É recomendável selecionar uma empresa que hospede (ou salve) essas informações em servidores localizados em uma cidade diferente daquela onde sua empresa está localizada. Isso garantirá que, em um incidente de grande escala (como uma inundação ou furacão), seus registros não corram o risco de serem perdidos.

Controle de pagamentos
É importante saber como você cobrirá os custos se ocorrer um catástrofe. Para muitos empresários, isso significa abrir uma linha de crédito reservada para compras pós-emergência. Uma linha de crédito comercial como essa permite que uma empresa peça dinheiro emprestado, pague e peça emprestado novamente, até o limite de crédito - semelhante a um cartão de crédito. Alguns são oferecidos por bancos e outros são oferecidos por financeiras. Pesquise as opções disponíveis para determinar qual é a mais adequada para você. Se possível, procure manter uma reserva ou fundo emergencial, suficiente para cobrir, no mínimo, três meses de despesas. Você pode pagar muitas coisas com cartão de crédito, mas os funcionários só podem ser pagos em dinheiro. É importante continuar pagando seus funcionários para que eles estejam lá para ajudar na limpeza e na reabertura. Ter este dinheiro reservado lhe permitirá fazer vendas e cobrir despesas inesperadas no caso de falta de energia. Você pode considerar, também, um sistema de ponto de venda on-line, ou via dispositivo móvel, caso suas instalações fiquem comprometidas.

Seguro
Onde estiver disponível, ter o seguro certo é uma maneira importante de garantir que você tenha cobertura para o seu negócio em caso de desastre natural. Ao pesquisar seguradoras, procure aquelas que ofereçam uma explicação detalhada dos prêmios de seguro (o valor que uma empresa paga por uma apólice de seguro), cobertura (quantidade de risco ou responsabilidade coberta por um indivíduo ou entidade por meio de serviços de seguro) e franquias (o valor definido que você deve pagar, além do seu prêmio, por uma perda ou responsabilidade antes que sua companhia de seguros comece a pagar em seu nome).

Veja opções de menor, médio ou maior custo para prêmis e franquias, e pesquise bem todas as exceções de cobertura. Pode ser tentador escolher a apólice com o prêmio mais baixo. No entanto, uma apólice com um prêmio mensal mais baixo normalmente terá uma franquia mais alta. Um plano com um pagamento mensal mais alto e uma franquia mais baixa pode ser uma opção melhor, porque o dinheiro pode ser escasso quando o seu negócio está se recuperando de um desastre. Antes de decidir, analise sua situação financeira e descubra o que faz mais sentido para o seu negócio.

Existem várias apólices de seguro que podem ajudá-lo a reconstruir e recuperar financeiramente sua empresa após um incidente, incluindo cobertura de bens comerciais e de acidentes, que pode incluir seguro de interrupção de negócios. Essa cobertura é útil se você não puder continuar com os negócios após uma emergência inesperada ou desastre natural. Observe também que não há cobertura de seguro para inundações em caso de interrupção dos negócios. Outros desastres, como furacões, incêndios e outros desastres naturais, podem se qualificar para interrupção de negócios. Considere usar um agente em vez de comprar direto de uma seguradora, pois os agentes são especialistas no tipo de cobertura que você precisa.

Listas de fornecedores e clientes
Mantenha uma lista atualizada de todos os seus funcionários, fornecedores e clientes, para que você possa contatá-los após a ocorrência. A lista de fornecedores deve incluir o nome da empresa, tipo de serviço prestado, nome da pessoa de contato, endereço, telefone, e-mail e site, se disponível. Tenha em sua lista, também, o contato de fornecedores em potencial de quem você pode comprar materiais como painéis laterais, janelas ou placas de gesso acartonadas para reconstruir seu negócio, ou os móveis e equipamentos que você precisa para administrar seu negócio. Quando colocar seu plano de resposta de emergência em ação, você terá as informações de contato necessárias para fazer reparos no seu negócio e para anunciar que ele foi reaberto.

O que você deve fazer imediatamente após um desastre natural?
No primeiro ou segundo dia do evento, certifique-se de:

• localizar todos os funcionários e avaliar suas necessidades;
• avaliar os danos ao seu negócio, equipamentos e estoque;
• ligar para a seguradora para registrar todos os sinistros e guardar todos os números dos sinistros na nuvem;
• entrar em contato com a empresa de restauração que o ajudará a reconstruir;
• adquirir suprimentos necessários que possam estar em alta demanda (ou seja, placas de gesso acartonadas, caçambas e escritórios/casas móveis);
• alugar veículos para substituir os que foram perdidos ou danificados;
• comunicar seu plano de limpeza e reabertura e horários de trabalho aos funcionários e à empresa de restauração;
• informar a seus clientes se o negócio está em operação ou não e a situação dos pedidos;
• entre em contato com o proprietário do imóvel ou com o titular da hipoteca para manter linhas abertas de comunicação durante uma pandemia;

Depois de ter abordado as necessidades mais imediatas após um desastre, há quatro áreas para se concentrar: funcionários, dinheiro, estado dos equipamentos e retorno às operações.

Segurança e comunicação dos funcionários
Certifique-se de que todos os seus funcionários estejam seguros, e que suas necessidades pessoais estejam sendo atendidas. Por exemplo, eles ainda têm uma casa para ir e transporte para chegar? A casa deles é um lugar seguro, onde eles possam se abrigar por um longo período de tempo? Ofereça qualquer suporte que puder e considere iniciar um e-mail ou grupo de bate-papo para criar uma rede de apoio. Comunicar aos funcionários a estabilidade do seu negócio será fundamental neste momento. Compartilhe seu plano para reconstruir sua empresa e confirme se o emprego deles na sua empresa ainda é seguro (se for o caso).

Se você tiver a cobertura adequada, certifique-se de que seus funcionários saibam que seu seguro cobrirá a folha de pagamento para que eles possam ser pagos. Se o seu seguro não cobrir essas despesas, avalie se você tem, ou não, dinheiro suficiente para cobrir os salários. Os funcionários precisam pagar contas, têm suas despesas pessoais, portanto devem ser informados se a folha de pagamento pode ou não ser afetada. Seja realista e entenda que, se você não puder pagá-los, eles terão que procurar outro emprego, por pura necessidade, não porque querem deixar a empresa. Manter os funcionários na equipe será uma consideração importante para você, pois perdê-los pode comprometer a recuperação da sua empresa após o incidente.

Ao se comunicar com funcionários, fornecedores e clientes, você precisará cobrir mensagens exclusivas para cada grupo. Aqui está uma diretriz para os tópicos a serem abordados:

• Funcionários: Compartilhe atualizações sobre segurança, o status de seus negócios e sua capacidade de pagá-los após o desastre, devido a um possível desligamento das operações.
• Fornecedores: Comunique as necessidades de produtos aos principais fornecedores para que eles possam reabastecer o estoque e melhorar sua capacidade de reconstruir e reabrir o mais rápido possível.
• Clientes: Informe a data em que espera que sua empresa reabra, e se será em seu local original, em um local temporário ou em um novo local.

É aconselhável reavaliar sua cobertura de seguro após o incidente, pois suas necessidades podem ter mudado. Você não poderá alterar sua cobertura para quaisquer reivindicações relacionadas a este evento, mas poderá alterá-la para estar preparado para futuros desastres.

Avalie os danos físicos
Quando for seguro avaliar os danos causados ​​à sua empresa, registre tudo por meio de fotos ou vídeos, para sinistros de seguro. Faça uma lista de todos os itens danificados, utilizando a lista de inventário que você criou antes do desastre, e guarde os recibos de todos os reparos que você fizer para que possa incluir esses detalhes nos sinistros de seguro. Tire fotos ou vídeos dos equipamentos e veículos danificados e documente os números de série de cada um. Se você perdeu estoque devido a um desastre natural, obtenha cópias das faturas dos fornecedores para ajudar a reconstruir seus registros. 

No caso de inundações repetitivas, você terá que provar que substituiu tudo o que sua seguradora pagou após eventos anteriores. Equipamentos de fabricação e de escritório, computadores e veículos podem precisar ser substituídos dependendo da gravidade do desastre. Seu inventário físico pode ter sido perdido. Esta é uma área em que uma quantidade significativa de dinheiro (despesas de capital) pode ser necessária para que seus negócios voltem a funcionar. Ao adquirir equipamentos de substituição, sejam novos ou recondicionados, você pode considerar procurar fora da área do desastre que foi afetada. Por exemplo, você deve ter cuidado ao comprar um veículo novo em uma área danificada por enchentes, pois os vendedores podem ter estoque também danificado. Os sinais de que um veículo pode estar danificado incluem tapetes manchados, problemas elétricos, ferrugem nas dobradiças ou odores no veículo. Além disso, imediatamente após um desastre natural, os preços podem aumentar devido a estoques de revendedores danificados e interrupções na cadeia de suprimentos.

Antes de inspecionar os danos, certifique-se de que seus funcionários sejam treinados sobre como lidar com materiais perigosos de suas operações comerciais ou da comunidade afetada (ou seja, esgoto em águas de enchentes) de acordo com as diretrizes da Organização Mundial da Saúde . Durante emergências como furacões e inundações, produtos químicos domésticos, médicos e industriais podem ser liberados no meio ambiente.

Avalie sua situação financeira
Apesar de estar em uma circunstância desafiadora e estressante, você precisará avaliar sua situação financeira após um desastre. Se você precisar de mais fundos para pagar seus funcionários durante uma paralisação temporária dos negócios, considere solicitar empréstimos de curto prazo (emergenciais) que fornecem uma injeção rápida de dinheiro, fundos de emergência configurados para recuperação do desastre ou talvez haja alguma outra alternativa ou subsídio que possa ajudá-lo. Ter uma boa classificação de crédito pode ajudar a aumentar suas chances de ser aprovado para um empréstimo. Algumas opções de empréstimo incluem:

• Subsídios: Os proprietários de empresas que têm um empréstimo negado podem se qualificar para outras formas de assistência, incluindo subsídios. Esses subsídios podem cobrir despesas médicas, reparos de automóveis, ferramentas ou equipamentos necessários para o trabalho.
• Fornecedores Vale a pena informar seus fornecedores de grande porte, que podem estar localizados em um local diferente, que você sofreu uma perda significativa e está procurando subsídios ou assistência financeira. Alguns podem estar dispostos a fornecer descontos ou outra assistência financeira se tiverem os meios para fazê-lo.

É aconselhável reavaliar sua cobertura de seguro após o incidente, pois suas necessidades podem ter mudado. Você não poderá alterar sua cobertura para quaisquer reivindicações relacionadas a este evento, mas poderá alterá-la para estar preparado para futuros desastres.

Limpeza e reconstrução
Na sequência, você pode entrar em contato com os fornecedores identificados em seu plano de resposta a emergências que podem fornecer os suprimentos necessários para voltar aos negócios (ou seja, gesso após uma inundação). Você também pode procurar outros comerciantes locais que possam ter os suprimentos necessários para suas operações.

Este também é um bom momento para acessar informações financeiras da empresa e dados comerciais dos quais você fez backup em um disco rígido externo localizado em um local separado, diferente de sua empresa ou da nuvem.

Após ocorrer um desastre, entre em contato com sua seguradora imediatamente e forneça informações sobre como eles podem entrar em contato com você se você não conseguir manter sua empresa aberta. Informe-os sobre o status dos danos e confirme o que eles precisam antes de registrar seu sinistro (ou seja, fotos de danos e registros comerciais mostrando o valor do equipamento danificado ou destruído). Se houver problemas de segurança em sua empresa que você possa reparar facilmente, documente os danos e faça os reparos antes que o avaliador de seguros venha avaliar os danos à sua propriedade. Não jogue fora nenhum material ou equipamento danificado antes da chegada do ajustador.

Mantenha-se o mais organizado possível ao documentar danos para fins de seguro. Você deve manter uma lista atualizada de números de sinistros de seguros, contatos da seguradora responsável pelo sinistro e uma lista atualizada de danos à sua empresa relacionados ao evento. Esta é uma grande tarefa para coletar todas as informações que sua companhia de seguros exigirá para um sinistro. Grande parte do trabalho de compilação de uma lista detalhada de inventário e equipamentos terá sido feito com antecedência antes do desastre acontecer.

Informe os clientes que o seu negócio está em operação.
Uma etapa importante a ser tomada após a reconstrução é informar aos clientes que vocês estão abertos novamente. Eles podem esperar negócios como de costume, independentemente do estágio de recuperação da sua empresa após o desastre. Se você não puder fornecer um determinado nível de serviço, pode ser prudente alertá-los sobre a mudança ou considerar esperar para reabrir, pois uma mudança no serviço pode levar seus negócios para outro lugar.

Assim que você reabrir suas portas, considere usar sinalização temporária para promover a reabertura e atualize seu site e canais de redes sociais para informar o retorno aos negócios.

Recursos

Os proprietários de pequenas empresas podem acessar o recurso abaixo durante ou após um desastre.