Предотвратить стихийное бедствие вы не можете, но в ваших силах составить план действий до, во время и после такого события, чтобы свести к минимуму его влияние на повседневную работу вашей компании.  Перед чрезвычайной ситуацией убедитесь, что у вас есть следующее.

• Позаботьтесь о страховом покрытии вашей компании, изучите свой страховой полис от корки до корки, чтобы ознакомиться со всеми нюансами.
• Обновляйте свои финансовые документы, чтобы вы могли подать заявку на кредит сразу после стихийного бедствия, чтобы ваша компания продолжала работать.
• Ведите подробный инвентарный список всего вашего оборудования и продуктов, чтобы иметь его наготове при подаче страховых требований.
• Создавайте планы экстренного реагирования и кризисной коммуникации до стихийного бедствия.
• Храните контактную информацию сотрудников и поставщиков в облаке, чтобы вы знали, как связаться с персоналом в случае необходимости.

Создайте план действий при чрезвычайной ситуации
Прежде чем вы столкнетесь с бедствием, вы должны разработать план обеспечения безопасности ваших сотрудников, а также вашей компании и оборудования. Этот план должен включать:

• способ оповещения своих сотрудников о чрезвычайной ситуации, включая легкодоступную контактную информацию;
• план эвакуации компании с указанием места встречи, которое находится на безопасном расстоянии от офиса, в случае пожара или аналогичного бедствия;
• обучение плану действий в чрезвычайных ситуациях для новых и существующих сотрудников;
• план обучения, чтобы сотрудники могли защититься от воздействия опасных веществ;
• контакты страховой компании для покрытия и требований, а также номера полисов и номера телефонов, чтобы упростить звонки по поводу требований;
• списки поставщиков, чтобы вы могли приобрести любое оборудование и материалы, необходимые для восстановления.

Существуют определенные шаги, которые вы можете предпринять до, во время и после потенциальной катастрофы, чтобы защитить себя и свой бизнес. Прежде чем произойдет стихийное бедствие, вы должны создать финансовый «набор для выживания», который включает в себя необходимые документы для хранения в облачной системе. Во время стихийного бедствия вы должны активировать план действий при чрезвычайной ситуации для эвакуации сотрудников. После стихийного бедствия подробно оценить ущерб, нанесенный вашей компании, и определить, понадобятся ли вам кредиты для ремонта и восстановления.

Соберите комплект первой необходимости
Комплект следует хранить в герметичных пластиковых пакетах, его следует поместить в один или два удобных для переноски контейнера, например, в пластиковые корзины или дорожные сумки. Если местные органы власти и правоохранительные органы рекомендуют оставаться на месте, независимо от того, находитесь ли вы на работе или дома, для вашей безопасности важно следовать этим инструкциям по самоизоляции. Ваш комплект первой необходимости может включать:

• как минимум трехдневный запас воды из расчета 3-4 литра воды на человека для питья и санитарных нужд;
• запас продуктов длительного хранения, которого хватит не менее чем на три дня;
• радио на батарейках, погодное радио с тональным оповещением;
• фонарик;
• аптечка;
• запасные батарейки;
• свисток для подачи сигнала о помощи;
• пылезащитные маски для защиты от загрязненного воздуха, а также пластиковая пленка и клейкая лента, чтобы вы могли укрыться в своем офисе, пока стихийное бедствие не закончится;
• влажные салфетки, мешки для мусора и пластиковые стяжки для личной гигиены;
• гаечный ключ или плоскогубцы для отключения подачи воды/газа и т. д.
• ручная открывалка;
• карты местности;
• мобильный телефон с зарядными устройствами и запасным аккумулятором.

Создайте набор резервных копий финансовых документов
Во время стихийного бедствия важные деловые документы могут быть повреждены, утеряны или уничтожены. Сохраняя все свои важные финансовые и деловые документы в облаке или на внешнем жестком диске, расположенном за пределами вашего предприятия, вы обеспечите легкий доступ к файлам, необходимым для подачи заявок на получение кредита после стихийного бедствия. Облако, в котором вы сохраняете цифровые файлы на сервере в интернете, является лучшим вариантом для защиты вашей деловой информации и дает возможность удаленного доступа к проектам или документам после стихийного бедствия. Обязательно храните копии своего страхового полиса в том же облаке. Рекомендуется выбрать компанию, которая размещает (или сохраняет) эту информацию на серверах, расположенных в другом городе. Это гарантирует, что в случае крупномасштабного бедствия (например, наводнения или урагана) ваши документы не будут подвержены риску потери.

Оплата расходов
Важно знать, как покрыть расходы в случае стихийного бедствия. Для многих предпринимателей это означает открытие кредитной линии, предназначенной для покупок после чрезвычайных происшествий. Такая кредитная линия позволяет компании занимать деньги, возвращать их и снова занимать до кредитного лимита — аналогично кредитной карте. Некоторые из них предлагаются банками, а другие — небанковскими финансовыми компаниями, поэтому изучите доступные варианты, чтобы определить, какой из них лучше всего подходит для вас. Если возможно, также рекомендуется иметь достаточно денежных средств в банке, чтобы покрывать расходы компании в течение трех месяцев в случае чрезвычайной ситуации. Вы можете заплатить кредитной картой за многие вещи, но заработную плату сотрудникам можно платить только наличными. Важно продолжать платить своим сотрудникам, чтобы они помогали с ликвидацией последствий и открытием. Зарезервированные наличные деньги позволят вам совершать продажи и покрывать непредвиденные расходы, если будет отключено электричество. Вы также можете рассмотреть систему точек продаж на основе мобильных устройств, которая позволит вам принимать платежи, если коммунальные услуги будут приостановлены.

Страхование
Правильная страховка — это важный способ обеспечить покрытие вашей компании в случае стихийного бедствия. Изучая страховщиков, отдавайте предпочтение тем, которые предлагают подробную расшифровку страховых премий (сумма, которую компания платит за страховой полис), покрытие (сумма риска или ответственности, которая покрывается для физического или юридического лица посредством страховых услуг) и франшизы (установленная сумма, которую вы должны заплатить, в дополнение к вашей премии, в отношении убытков или ответственности, прежде чем ваша страховая компания начнет платить от вашего имени).

Посмотрите на низкие, средние и высокие варианты страховых взносов и франшиз и внимательно изучите все исключения из страхового покрытия. Может возникнуть соблазн выбрать полис с самой низкой премией. Однако полис с более низкой ежемесячной премией обычно имеет более высокую франшизу. План с более высоким ежемесячным платежом и более низкой франшизой может быть лучшим вариантом, потому что денежные средства могут быть ограничены, когда ваша компания восстанавливается после стихийного бедствия. Прежде чем принять решение о полисе, оцените свое финансовое положение и выясните, что наиболее целесообразно для вашего бизнеса.

Существует несколько страховых полисов, которые могут помочь вам отстроиться и финансово восстановиться после стихийного бедствия, включая покрытие имущества предприятия и страхование от несчастных случаев, которое может включать страхование от перерыва в работе. Это покрытие подойдет, если вы не можете продолжать свою деятельность после неожиданной чрезвычайной ситуации или стихийного бедствия. Также обратите внимание, что страховое покрытие на случай приостановки работы не распространяется на наводнения. Страховыми случаями приостановки работы считаются другие стихийные бедствия, такие как ураганы, пожары и другие стихийные бедствия. Подумайте об использовании агента вместо покупки напрямую у страховой компании, поскольку агенты являются экспертами в том типе покрытия, который вам нужен.

Списки поставщиков и клиентов
Ведите актуальный список всех ваших сотрудников, поставщиков и клиентов до стихийного бедствия, чтобы вы могли связаться с ними после. Список поставщиков должен включать название компании, тип предоставляемых ими услуг, имя контактного лица, адрес, номер телефона, адрес электронной почты и веб-сайт, если таковой имеется. Он также должен включать потенциальных поставщиков, у которых вы можете приобрести такие материалы, как боковые панели, окна или листовой камень для восстановления, или мебель и оборудование, необходимые для ведения вашего бизнеса. Когда вы примените свой план действий при чрезвычайной ситуации, у вас будет контактная информация, необходимая для ремонта и объявления об открытии компании.

Что делать сразу после стихийного бедствия?
В течение первого или первых двух дней события убедитесь, что вы:

• определили местонахождения всех сотрудников и оценили их потребности;
• оценили ущерб, нанесенный вашей компании, оборудованию и товарным запасам;
• связались со страховыми компаниями по всем претензиям и сохранили номера претензий в облаке;
• обратились в ремонтную компанию, которая поможет вам с восстановлением;
• приобрели необходимые материалы, которые могут пользоваться большим спросом (например, гипсокартон, большие мусорные контейнеры и мобильные офисы/дома);
• арендовали транспортные средства для замены потерянных или поврежденных;
• сообщили свой план уборки и повторного открытия, а также графики работы сотрудникам и вашей ремонтной компании;
• сообщили своим клиентам, открыты ли вы или закрыты, и статус их заказов;
• связались с арендодателем или держателем ипотечного кредита, чтобы поддерживать связь во время пандемиию.

После того, как вы устранили самые насущные потребности после стихийного бедствия, необходимо сосредоточиться на четырех вопросах: сотрудники, деньги, состояние оборудования и возвращение к работе.

Безопасность сотрудников и коммуникация
Убедитесь, что все ваши сотрудники находятся в безопасности и состоят на учете, а их личные потребности удовлетворены. Например, есть ли у них еще дом и транспорт, чтобы туда добраться? Является ли их дом безопасным местом, где они могут укрыться в течение длительного периода времени? Предложите любую поддержку, которую вы можете предоставить, и рассмотрите возможность создания группы в электронной почте или чата для ваших сотрудников, чтобы создать сеть поддержки. Общение с сотрудниками о стабильности вашей компании будет иметь решающее значение в это время. Поделитесь планом восстановления компании и подтвердите, что их работа на вашем предприятии по-прежнему безопасна (если это так).

Если у вас есть соответствующее страховое покрытие, убедитесь, что ваши сотрудники знают, что страховка покрывает заработную плату. Если ваша страховка не покрывает эти расходы, оцените, достаточно ли у вас денег, чтобы покрыть заработную плату самостоятельно. Работникам по-прежнему придется платить арендную плату или ипотеку, а также другие необходимые домашние расходы, и им нужно будет знать, как это может повлиять или не повлиять на заработную плату. Будьте реалистом и поймите, что если вы не в состоянии платить работникам, то им, возможно, придется искать другую работу — по необходимости, а не потому, что они хотят уйти из компании. Сохранение сотрудников в штате будет для вас важным фактором, поскольку их потеря может поставить под угрозу восстановление вашей компании после стихийного бедствия.

При общении с сотрудниками, поставщиками и покупателями вам необходимо отправлять индивидуальные сообщения для каждой группы. Вот руководство по основным пунктам

• Сотрудники Делитесь новостями о текущей ситуации по безопасности, состоянию вашего бизнеса и вашей способности платить сотрудникам после стихийного бедствия из-за возможного прекращения работы.
• Поставщики Сообщите о потребностях в продукции ключевым поставщикам, чтобы они могли пополнить запасы и улучшить ваши возможности по восстановлению и открытию как можно скорее.
• Клиенты Сообщите ожидаемую дату открытия компании, а также и будет ли это прежнее место или новое.

Целесообразно пересмотреть свое страховое покрытие после стихийного бедствия, поскольку ваши потребности могут измениться. Вы не сможете изменить свое покрытие для любых требований, связанных с этим событием, но вы можете изменить его, чтобы быть готовым к будущим стихийным бедствиям.

Оцените физический ущерб
Как только станет безопасно оценить ущерб, нанесенный вашей компании, задокументируйте весь ущерб с помощью фото или видео съемки для предоставления в страховую компанию. Составьте список всех поврежденных вещей, используя инвентарный список, составленный до стихийного бедствия, и сохраняйте квитанции о любом сделанном вами ремонте, чтобы вы могли включить эти данные в страховые претензии. Снимите фото/видео поврежденного оборудования и транспортных средств и задокументируйте серийные номера каждого из них. Если вы потеряли имущество из-за стихийного бедствия, запросите копии счетов-фактур у поставщиков, чтобы восстановить документы. 

В случае повторяющихся наводнений вам нужно будет доказать, что вы заменили все, что ваша страховая компания заплатила после предыдущих событий. В зависимости от серьезности стихийного бедствия может потребоваться замена производственного и офисного оборудования, компьютеров и транспортных средств. Ваши физические активы могли быть утеряны. Это область, где может потребоваться значительная сумма денег (капитальные затраты), чтобы восстановить и запустить вашу компанию. При поиске оборудования для замены, будь то новое или отремонтированное, вы можете рассмотреть возможность поиска за пределами пострадавшей зоны бедствия. Например, вам следует с осторожностью покупать новое транспортное средство в районе, пострадавшем от наводнения, поскольку у продавцов может быть поврежденный наводнением автомобиль. Признаки того, что автомобиль может быть поврежден: испачканные ковры, проблемы с электричеством, ржавчина на петлях или запахи в автомобиле. Кроме того, сразу после стихийного бедствия цены могут вырасти из-за поврежденных запасов поставщика и перебоев в цепочке поставок.

Прежде чем осматривать ущерб, убедитесь, что ваши сотрудники обучены обращению с опасными материалами либо от вашей деятельности, либо в пострадавшей местности (например, сточные воды в паводковых водах) в соответствии с рекомендациями Всемирной организации здравоохранения. Во время чрезвычайных ситуаций, таких как ураганы и наводнения, в окружающую среду могут выбрасываться бытовые, медицинские и промышленные химикаты.

Оцените свое финансовое положение
Несмотря на сложную и стрессовую ситуацию, вам придется оценить свое финансовое положение после стихийного бедствия. Если вам нужны дополнительные средства для оплаты труда ваших сотрудников во время временной остановки деятельности, подумайте о том, чтобы подать заявку на промежуточные кредиты, которые обычно представляют собой краткосрочные кредиты, которые дают быстрое вливание наличных денег, чрезвычайные фонды, созданные для восстановления после стихийного бедствия, или, возможно, есть некоторые гранты, которые могут вам помочь. Наличие хорошего кредитного рейтинга до стихийного бедствия может увеличить ваши шансы на получение кредита. Некоторые варианты кредита включают в себя.

• Гранты Предприниматели, которым отказано в кредите, имеют право на другие формы помощи, включая гранты. Эти гранты могут покрывать медицинские расходы, ремонт автомобиля, инструменты или оборудование, необходимые для работы.
• Поставщики Стоит сообщить своим крупным поставщикам, которые могут находиться в другом месте, о том, что вы понесли значительные убытки и ищете гранты или финансовую помощь. Некоторые могут быть готовы предоставить скидки или другую финансовую помощь, если у них есть на это средства.

Целесообразно пересмотреть свое страховое покрытие после стихийного бедствия, поскольку ваши потребности могут измениться. Вы не сможете изменить свое покрытие для любых требований, связанных с этим событием, но вы можете изменить его, чтобы быть готовым к будущим стихийным бедствиям.

Уборка и восстановление
После события вы можете обратиться к поставщикам, которых вы указали в своем плане действий при чрезвычайной ситуации, которые могут предоставить материалы, необходимые вам для возобновления деятельности (например, гипсокартон после наводнения). Вы также можете поискать других местных поставщиков, у которых могут быть необходимые вам товары.

Это также хорошее время для доступа к финансовой информации компании и данным, резервные копии которых вы создали на внешнем жестком диске, расположенном в отдельном месте, отличном от вашего офиса или в облаке.

После стихийного бедствия немедленно свяжитесь со своей страховой компанией и предоставьте им информацию о том, как они могут связаться с вами, если вы не в состоянии продолжать свою деятельность. Сообщите страховой компании степень понесенного ущерба и предоставьте требуемые данные прежде чем вы сможете подать на компенсацию (например, фотографии повреждений и записи, отображающие стоимость поврежденного или уничтоженного оборудования). Если на вашем предприятии есть проблемы с безопасностью, которые вы можете легко устранить, задокументируйте ущерб и произведите ремонт до прибытия страхового оценщика для оценки нанесенного вашему имуществу ущерба. Не выбрасывайте поврежденные материалы или оборудование до прибытия оценщика.

Будьте максимально внимательны при документировании ущерба в целях получения выплаты по страховке. Вам нужно иметь при себе актуальный список номеров страховых требований, контакты в страховой компании, занимающейся вашим требованием, и обновленный список убытков, нанесенных вашему бизнесу в связи с событием. Собрать всю информацию, которую потребует ваша страховая компания — задача не из легких. Большую часть работы по составлению подробного списка имущества и оборудования следует проделать заблаговременно до того, как произойдет стихийное бедствие.

Сообщите клиентам, что вы вернулись к работе.
После ремонта очень важно сообщить клиентам, что вы снова открылись. Они могут рассчитывать на то, что компания будет работать как обычно, независимо от стадии восстановления после катастрофы. Если вы не можете обеспечить определенный уровень обслуживания, целесообразным будет предупредить клиентов об изменении или рассмотреть возможность ожидания повторного открытия, поскольку изменение в качестве обслуживания может привести к потере клиентов.

Как только вы снова откроете свои двери для клиентов, рассмотрите возможность использования временных вывесок, чтобы сообщить о том, что вы снова открыты, обновите веб-сайт и страницы социальных сетей, чтобы ваши клиенты знали, что вы снова в деле.

Ресурсы

Владельцы малого бизнеса могут получить доступ к указанному ниже ресурсу во время или после стихийного бедствия.