ومثال لذلك، إذا كنتِ تعرفين حجم المال الذي كسبتيه وانفقتيه كل أسبوع خلال العديد من الأشهر الأخيرة، فسيمكنكِ أن تعرفي حجم المال اللازم لإنفاقه إذا كنتِ ترغبين في تعيين موظفين جدد.

وتُعتبر عملية إعداد الموازنة عملية مستمرة لا ممارسة لمرة واحدة، حيث أن نفقات مشروعكِ وإيراداته قد تتغير في أي وقت. فعليكِ القيام بإعادة النظر في ميزانيتكِ وإعادة صياغتها شهريًا، أو كل ثلاثة أشهر، أو بعد حدوث تغييرات في شركتكِ، مثل صرف نفقات ضخمة. وسيُساعدكِ هذا على البقاء على المسار الصحيح من أجل تحقيق الأهداف الخاصة بكِ.

يمكن أن تُساعدك الميزانية على:

• وضع أهداف قصيرة وطويلة الأجل لنمو المشروع وتطوُّره
• تتبُّع الإيرادات، والنفقات، والتدفق النقدي
• ضبط التكاليف لتجنُّب الإفراط في الإنفاق
• الاستعداد للمواسم المزدحمة وأيام الركود والتباطؤ
• الاحتفاظ بسجل للجوانب المالية

ماذا يجب أن تتضمّن الميزانية؟
سيُساعدكِ فهم هذه المكونات الرئيسية عند بدء إنشاء ميزانية كما يلي:

الإيرادات – تعني المبلغ الفعلي للأموال المستلمة من خلال القيام بأنشطة الشركة، بما في ذلك بيع المنتجات، والاستثمارات، والفوائد القائمة على المدخرات، وتوزيعات الأرباح وغيرها من المصادر.

النفقات – تعني جميع التكاليف المرتبطة بإدارة أي شركة، بما في ذلك التكاليف المباشرة (لشراء المواد أو المستلزمات)، والنفقات المتكررة التي تشمل (الإيجار أو الكهرباء)، والأصول طويلة الأجل التي ستساعد شركتكِ لمدة سنوات، ولكن من الصعب بيعها مثل (المباني أو المعدات)، والمصاريف المالية، مثل مدفوعات القروض أو الفوائد. ويمكن تصنيف النفقات في مجموعتيْن كما يلي:

• النفقات الثابتة، وهي التي تبقى على حالها من شهر لآخر مثل الإيجار، والرواتب، والتأمين، وخدمات المحاسبة.
• النفقات المرنة، وهي التي تتغيّر من شهر لآخر، مثل تكاليف المنتج، أو الخدمة، والنقل.

الربح أو الدخل – يعني المبلغ المتبقي بعد طرح الإيرادات من النفقات.

يتمثّل مفتاح إنشاء ميزانية ناجحة في إضافة جميع مصادر الإيرادات الخاصة بكِ على مدى فترة 12 شهرًا، والتنبؤ بنفقاتكِ من أجل تقدير الأرباح الخاصة بك (الفرق بين الإيرادات والتكاليف)، مع مراجعة الميزانية الخاصة بك بشكلٍ متكرر من خلال مُراقبتها ورصدها شهريًا.

1. جمع الإيرادات الخاصة بكِ. يجب عليكِ أولاً، لغرض إنشاء ميزانية شهرية، تحديد مقدار المال الذي تجنيه من خلال إدراج وإحصاء المبيعات، والاستثمارات، وأي مصادر أخرى للإيرادات.
2. تقدير نفقاتكِ. تتمثّل أفضل طريقة للقيام بذلك في تتبُّع المبلغ الذي تُنفِقينه خلال الشهر. فيجب عليكِ تقسيم نفقاتكِ إلى تكاليف ثابتة (تلك التكاليف التي لا تتغيّر من شهر لآخر، مثل الإيجار، والمرتبات، ومدفوعات التأمين) والنفقات المرنة (وهي التكاليف المتغيرة، مثل المواد الخام والعمولات). فمن المهم أن تكوني دقيقة قدر الإمكان، لأن النفقات يمكن أن تختلف اختلافًا كبيرًا من شهر لآخر.
3. اكتشاف الفرق. بمجرد الانتهاء من جمع الإيرادات الخاصة بكِ وتقدير كمية النفقات، اطرحي إجمالي النفقات من إجمالي الإيرادات للحصول على الفرق. فهذه تُعتبر خطوة بسيطة يمكن أن تكشف مقدار الربح الذي يمكن أن تُحقِّقينه. وإذا كانتْ النتيجة رقمًا إيجابيًا، فتهانينا لكِ – ويجب عليكِ أن تستمري على المسار الصحيح لتحقيق الربح. وإذا كانتْ النتيجة رقمًا سلبيًا، فإن نفقاتكِ تكون أكبر من إيراداتكِ. وستحتاجين إلى خفض نفقاتكِ أو زيادة الإيرادات (أو الأفضل من ذلك، القيام بالأمريْن) لتحقيق الربح.
4. تتبّعي الأمر. إن إنشاء الميزانية هو مجرد الخطوة الأولى. فمن المهم الاستمرار في تتبُّع الإيرادات والنفقات الخاصة بك للتأكُّد من التزامكِ بأهدافكِ. وإذا وجدتِ أنه من الصعب الالتزام بالميزانية التي قمتِ بإنشائها، فتذكّري أن الأمر سيستغرق بعض الوقت وأنه لا بد من إجراء التعديلات المستمرة للعثور على التوازن الصحيح. سيختلف النجاح أيضًا بين الشهور. فعندما تكون شركتكِ بطيئة وفي حالة ركود خلال أشهر، ستحتاجين إلى تقليل نفقاتكِ المرنة. كما يمكنكِ تعديل الميزانية الخاصة بك مرة أخرى خلال الأشهر التي يتم فيها جني أرباح أكثر.