1. تحديد الوقت الملائم والمناسب لتعيين موظف
في بعض الحالات، مثل إقامة وتأسيس مطعم؛ قد تكون في حاجة ماسّة لتعيين موظفين من أول يوم في بداية تأسيس مشروعك. وفي أغلب المشروعات، يتولّى صاحب المشروع إدارة جميع الجوانب الخاصة بمشروعه دون الحاجة إلى أفراد آخرين إلى أن يُدرِك أنه قد حان الوقت المناسب لتعيين موظفين آخرين لاستحالة إدارة العمل بالكامل بمُفرده. ولذا، فإنه من الأفضل لك أن تسأل نفسك بعض الأسئلة قبل أن تُقرِّر أن تُعيّن موظفًا أم لا.

• هل تحتاج إلى المساعدة؟ فبعض أصحاب المشروعات يرون أنه من الأفضل لهم الاستمرار في تأسيس مشروع صغير يمكنهم إدارته بأنفسهم. وقد يرى آخرون أنه من الصعب بمكان إدارة العمل بمُفردهم وتحقيق الربح المرجو؛ نظرًا لعدم توفُّر الوقت الكافي لهم لإدارة المشروع بأكمله. ففي هذه الحالة، يتعيّن عليهم النظر في تعيين أفراد آخرين.
• هل يمكنك تحمُّل تكلفة المساعدة؟ تذكّر أن التكلفة الفعلية للموظف لا تتعلّق فقط بالمبلغ الذي تدفعه لذلك الشخص في الساعة. فهي تشمل أي إجازة مدفوعة، والمزايا الصحية ومزايا التقاعد، وغيرها من النفقات. ولذا، فعليك أن تُفكِّر مليًا وتدرس الموازنة الخاصة بك؛ بمعنى أن عليك تقرير إمكانية زيادة أرباحك أو إنتاجيّتك إذا قرّرتَ أن تُعيّن موظفًا جديدًا؛ إلى جانب حساب المرتب الذي سيتقاضاه ذلك الموظف، وأيضًا حساب المزايا والنفقات الإضافية التي عليك دفعها في حال تعيين موظف؛ ومن ثم قرِّر بنفسك ما إذا كانتْ ميزانيّتك الخاصة تسمح بتغطية جميع هذه التكاليف أم لا.
• ما نوع الموظف الذي تحتاجه في العمل؟   قد يكون بإمكانك تعيين موظف غير متفرغ (يعمل بشكلٍ مؤقت) وذلك لساعاتٍ قليلة أسبوعيًا أو فقط خلال المواسم التي يزيد فيها الطلب على المنتج. وكلّما توسّعتَ في مشروعك، زادتْ احتياجك إلى تعيين موظفين دائمين ومُتفرِّغين؛ أي يعملون بدوام كامل.

2. معرفة القوانين
يتعيّن عليك أن تكون على عِلم ودراية كاملة بالمتطلبات والشروط القانونية الخاصة باختيار الموظفين وكيفية معاملة هؤلاء الموظفين متى أصبحوا جزءًا من فريق العمل. وبعض القوانين لا تسري فقط إلا على المشروعات التي تضم عددًا مُعينًا من الموظفين، ولذا عليك أن تكون على دراية بالمتطلبات والشروط التي تسري على حالتك. حتى ولو كان لديك في الوقت الراهن فريق عمل صغير، فإنه من الأحرى بك أن تكون مُلِمًا بالقوانين لتكون مستعدًا في حال توسُّع مشروعك وزيادة عدد موظفيك مستقبلاً.

3. كتابة توصيف جيد للوظائف
يتوجّب عليك كتابة توظيف واضح وجيد للوظيفة التي تحتاج إلى تعيين موظف للقيام بها؛ حتى ولو تنوي تعيين موظف تعرفه جيدًا وتعرف إمكانيّاته ومؤهلاته. فهذه الطريقة تُساعِدك في التأكُّد من إبرام اتفاق بينك وبين هذا الموظف على مهام ومسؤوليات الوظيفة التي سيتولّاها. وإذا كنت تنوي تعيين موظف خارج شركتك، فإن التوصيف الوظيفي يُعد أيضًا فرصة مهمة بالنسبة لك لجذب عدد أكبر من المُرشّحين. ولهذا السبب، عليك أن تتأكّد تمامًا من كون التوصيف الوظيفي واضحًا ومكتوبًا بعناية فائقة ودقّة متناهية ولا يحتمل اللبس. وعند الشروع في كتابة التوصيف الوظيفي لوظيفة ما، عليك أولاً اختيار المُسمّى الوظيفي الذي يصف المهمة والدور الذي سيقوم به الموظف. كما يتعيّن عليك التحدُّث مباشرةً مع المُرشّحين حول التوصيف الوظيفي المكتوب. كذلك، تحقّق من نجاحك في توصيل إيجابيات المشروع الخاص بك للمُرشّحين. فعادةً ما يبحث المُتقدِّمون لأية وظيفة عن المهام، والخبرات، والمسؤوليات التي تتماشى مع مهاراتهم. ولذا، فإنه يتعيّن عليك أن تُضِيف تفاصيل أكثر حول هذه النقاط خصّيصًا بقدر المُستطاع. وفي النهاية، حاوِل أن تُرسِل هذا التوصيف الوظيفي لأصدقائك، وأفراد عائلتك، ومعارفك في نطاق العمل ليعلموا أنك تنوي تعيين موظفين لمشروعك الخاص، وقم كذلك بالإعلان والنشر في الأماكن التي تعتقد أنك ستحصُل منها على أفضل المُرشّحين للوظائف المُعلن عنها من خلال مواقع العمل والتوظيف على شبكة الإنترنت، أو من خلال مواقع التواصل الاجتماعي، وما شابه.

4. البدء في إجراء المقابلات
إذا كان هناك أكثر من مُرشّح واحد للوظيفة التي قمتَ بالإعلان عنها، فإنك ستحتاج في هذه الحالة إلى إجراء مقابلات مع أهم المُرشّحين لتختار الأفضل والأنسب من بينهم وفقًا لمؤهلاته وخبراته. وإذا كان هناك عدد كبير من المُرشّحين وترغب في استبعاد المُرشّحين غير المناسبين للوظيفة بشكلٍ سريع، فبإمكانك أن تُجري مقابلات عبر الهاتف مع المُرشّحين لتُحدِّد على أساسها المُرشّحين الذين يستحقون أن تُجرِي معهم مقابلة شخصية. وعند تحديد المُرشّحين الذين قرّرتَِ مقابلتهم شخصيًا، فمن المهم أن ينجح كل مُرشّح في عرض السيرة الذاتية الخاصة به على نحو أمثل، وعليك أن تتحقّق ما إذا كانتْ المهارات التي يتمتّع بها كل مُرشّح تُناسِب التوصيف الوظيفي المُحدّد، مع الأخذ بعين الاعتبار الخلفية العلمية للمُرشّح، وخبرته، ومدة عمله في الوظائف السابقة. بالإضافة إلى ذلك، عليك أن تتيقّن تمامًا من كون المُرشّح مُخلِصًا في عمله وفخورًا به. كما يجب أن يتمتّع المُرشّح بشخصية مُميّزة وفريدة والتزامه في العمل قد يكون أكثر أهمية ونفعًا لمشروعك من امتلاكه لعددٍ من المهارات. وفيما يلي نعرِض لك عدد من الإرشادات والنصائح لضمان إجراء مقابلة شخصية سلِسة وناجحة:

• إعداد قائمة بالأسئلة المُقرّر طرحها في المقابلة. إن الأجوبة على الأسئلة التي تطرحها خلال المقابلة الشخصية من شأنها تزويدك بالمعلومات التي تحتاجها لتتمكّن من اتخاذ القرار بشأن اختيار الشخص المناسب للوظيفة المُعلن عنها. ويتعيّن أن تُغطِّي الأسئلة كافة الجوانب: الخبرة، والمهارات، والمزايا، وحتى السِمات الشخصية؛ وذلك لمساعدتك في إيجاد الشخص المناسب لينضم لفريق العمل. وهناك العديد من المواقع على شبكة الإنترنت التي تعرِض قوائم من الأسئلة المهمة التي يمكن طرحها خلال المقابلة الشخصية، والتي يمكنك الاستعانة بها لابتكار الاسئلة الخاصة بك. ولذا، فإنه يتعيّن عليك مُسبقًا أن تبحث حول الأسئلة التي يسمح لك بطرحها على المُرشّح قبل توظيفه من خلال حكومتك المحلية لإضفاء الصفة القانونية والشرعية على أسئلتك المُقرّر طرحها خلال المقابلة الشخصية.
• تدوين ملاحظات حول إجابات وردود أفعال المُرشّحين. إن الأسئلة التي يقوم المُرشّحون بطرحها عليك بإمكانها أن تُبيّن لك مدى معرفتهم بمشروعك، ومدى اهتمامهم وشغفهم بالوظيفة، كما بإمكانها أن تُبيّن أيّة مخاوف أو أيّة أفكار قد يقترحونها بشأن المشروع الخاص بك.
• استفسِر عن الأسئلة التي لديهم لطرحها عليك. إن الأسئلة التي يقوم المُرشّحون بطرحها عليك بإمكانها أن تُبيّن لك مدى معرفتهم بمشروعك، ومدى اهتمامهم وشغفهم بالوظيفة، كما بإمكانها أن تُبيّن أيّة مخاوف أو أيّة أفكار قد يقترحونها بشأن المشروع الخاص بك.
• كُن واضحًا بشأن التوقعات والأهداف لمشروعك. ففي بعض الحالات، قد لا يُولِي المُرشّح للوظيفة أي اهتمام يُذكر بمشروعك أو قد لا يتّفق مع الأهداف العامة الخاصة بك؛ ولذا فإنه من الضروري أن تُزوِّده مُسبقًا بتلك المعلومات الخاصة بالتوقعات والأهداف الخاصة بك وبمشروعك حتى تتمكّن من اختيار الشخص المناسب للوظيفة.

5. اتخاذ القرار واختيار الموظف المناسب
بعد أن قمتَ بإجراء المقابلة الشخصية مع عدد من المُرشّحين ونجحتَ أخيرًا في إيجاد الشخص المناسب من بينهم. وهذا الشخص يُظهِر اهتمامًا شديدًا بالمنصب الوظيفي ولديه كافة المهارات، والخبرة، والسِمات الشخصية التي تحتاجها شركتك. وقبل أن تُضفِي الطابع الرسمي على العرض الخاص بك، فستحتاج إلى الآتي:

• عرض الأجر والمزايا المُمكِنة الأخرى في خطاب مكتوب
  فهذا المستند سيُعطِي للموظف المُحتمل صورة واضحة عن كافة ما تُخطِّط تقديمه له نظير العمل الذي يقوم بتنفيذه. كما أنك ستحتاج إلى التأكُّد من أن الأجر الذي ستدفعه لهذا الموظف المُحتمل يُضاهِي ما يتقاضاه أمثاله في وظائف مُماثِلة. وبهذا ستتمكّن من جذب واستقطاب أفضل الموظفين وأكثرهم خبرة وكفاءة وستضمن تمسُّكهم بالوظيفة المُعلن عنها. وللبحث عن متوسط الأجور والرواتب في منطقتك المُحيطة، هناك العديد من المصادر المُتاحة على شبكة الإنترنت التي تُتيح لك معلومات خاصة بالرواتب والأجور المتداولة والمُتعارَف عليها. فإذا كنتَ تنوي تعيين موظف تعرفه، فإنه من الضروري كذلك التأكُّد من أنه قد تم الاتفاق من جانبك ومن جانب ذلك الموظف على هذه التفاصيل والتأكُّد من كتابتها وتدوينها؛ حيث إنك بهذه الطريقة تتفادى حدوث أي لبس أو غموض فيما بعد بشأن الأمور المتعلقة بالأجر المدفوع، أو الإجازات مدفوعة الأجر أو غيرها من الأمور والمسائل المتعلقة بالتعويضات الأخرى.
  
• التحقُّق من صحة المعلومات
  إن أفضل الممارسات والطرق المُتّبعة للتحقُّق من صحة المعلومات التي أدلى بها الموظف المُحتمل خلال المقابلة الشخصية مع صاحب المشروع هي التواصُل مع أصحاب العمل السابقين وغيرهم من الأشخاص التي أشارَ المُرشّح إليهم في السيرة الذاتية الخاصة به للاستشهاد بهم وللتعزيز من موقفه. فما هي نقاط الضعف والقوة (المزايا والعيوب) لدى الموظف المُحتمل؟ وما هو دوره في الوظيفة؟ في الأعمال عبر العديد من القطاعات، يقوم أصحاب العمل بالتحقُّق من الخلفية للتأكُّد من أن المعلومات التي أدلى بها صادقة وصحيحة. وفي بعض الوظائف، مثل التقدُّم لوظيفة سائق لأيّة عربة أو ماكينة، قد يستلزم الأمر خضوع الموظف إلى اختبار للتأكُّد من عدم تعاطيه أي نوع من المخدرات؛ وذلك لضمان تأدية مهامه المُوكلة له بسلامة وأمان. وبصفتك مالك مشروع، فتأكّد من دراسة وفحص القوانين المحلية حول طبيعة المعلومات التي بإمكانك التحقُّق من صحّتها فيما يخُص أي موظف محتمل.
• الاستعداد للتفاوُض
  إن التفاوُض حول الراتب أو الأجر المُقرّر دفعه للموظف المُحتمل يُعد على الأغلب أمرًا طبيعيًا وجزءًا مُعتادًا من عملية تعيين الموظف. وحتى تتفاوض بشكلٍ جيد وتُحقِّق ما تطمح له، فإنه يتعيّن عليك أن تكون على دراية بحدود المرتبات للمشروعات المُماثِلة في المنطقة المُحِيطة بك، ودراسة الربح والفائدة التي سيُحقِّقهما الموظف المُحتمل، بالإضافة إلى دراسة الموازنة الخاصة بك والمبلغ المُخصّص لهذه الوظيفة والحد الأقصى الذي بإمكانك أن تمنحه لهذا الموظف المُحتمل. كما يتعيّن عليك التأكُّد من حساب قيمة المزايا التي تُوفِّرها؛ نظرًا لأن هذه النفقات والتكاليف تُعد جزءًا مهمًا من الحزمة الكلية التي تقوم بعرضها. وفي معظم الحالات، سيكون بإمكانك أنت والموظف المُحتمل التوصُّل إلى الاتفاق على راتب بقيمة مُعيّنة. وفي حال فشلك في التوصُّل إلى اتفاق، فستحتاج إلى البحث عن مُرشّحين آخرين في متناول يديك وقُدراتك المالية.
  
• التوقيع على خطاب العرض النهائي
  لإضفاء الطابع الرسمي على عرضك، فستحتاج إلى الإشارة إلى قيمة الأجر، والتوصيف الوظيفي والمزايا التي ستمنحها في المستند النهائي، الذي يُطلق عليه "خطاب العرض". حتى ولو كان عرضك شفهيًا، فإنه من الضروري أن تتم متابعته بمستند رسمي ومُوقّع يضمن ويُعزِّز الاتفاق المُبرم بينك وبين الموظف.

6. الاستعداد لتعيين واستقبال الموظف الجديد
فور قبول الموظف المُرشّح للعرض الوظيفي المُقدّم من جانبك، فبإمكانك تحديد تاريخ لبدء تولِّي المنصب الوظيفي وبدء تنفيذ مهامه. وذلك لضمان انتقال سلِس قبل أول يوم عمل. قم بإعداد الأعمال الورقية المطلوبة من جانب الحكومات المحلية والوطنية. 

فعند قيامك بضم موظف جديد إلى فريق عملك بالمشروع، قم بجمع أي من المعلومات والبيانات التي لم تحصُل عليها، وقم بإنشاء وإعداد ملف مستندي أو ملف رقمي حيث تقوم بالاحتفاظ به لاستخدامه عند الحاجة وتحديثه من وقتٍ لآخر:

• اسم الموظف بالكامل
• العنوان، بما في ذلك الكود البريدي إن أمكن
• تاريخ الميلاد
• الجنس (ذكر أو أنثى) والمهنة
• توقيت ويوم الأسبوع في حال بدء أسبوع العمل للموظف
• ساعات العمل كل يوم
• ساعات العمل أسبوعيًا
• الأساس الذي وفقًا له يتقاضى الموظف راتبه / أجره (بالساعة، بالأسبوع، بالمشروع، وخِلافه)
• معدل الأجور في الساعة المُعتاد
• إجمالي الأرباح اليومية أو الأسبوعية
• إجمالي أرباح العمل الإضافي خلال الأسبوع
• كافة الإضافات والخصومات من أجور وراتب الموظف
• إجمالي الرواتب والأجور المدفوعة في كل مدة دفع
• تاريخ السداد والدفع ومدة الدفع
• تفاصيل وبيانات أخرى بناءً على منطقتك

يتعيّن عليك مراجعة مكتب العمل التابع لك لتحديد ما إذا كانتْ هناك مستندات أخرى عليك الاحتفاظ بها.

7- إعداد كتيّب الموظف
حتى لو كان لديك موظف واحد أو اثنين فقط، فإن توثيق سياسات شركتك وتوقُّعاتها في قائمة مُختصرة أو في كتيّب خاص بالموظف بإمكانه أن يكون بمثابة طريقة رائعة وفعّالة للتحقُّق من أنك قد قمتَ بتوصيل الإجراءات الخاصة بمشروعك بصورة جلية وواضحة. وكتيّب الموظف هذا في حال تأسيسك لمشروع صغير للغاية قد يكون عبارة عن مستند من ورقة واحدة فحسب تُوضِّح فيها أهم البيانات والمعلومات الخاصة بمشروعك. وبإمكانك زيادة عدد صفحات هذا الكتيّب كلّما زاد ونما مشروعك. وإذا كنتَ تنوي تأسيس مشروع أكبر بقليل، فقد تحتاج إلى تكريس وقتٍ أكبر لإعداد كتيّب أطول وأكثر تفصيلاً. وبغض النظر عن حجم مشروعك، فإنه يتعيّن عليك في جميع الأحوال تعيين مُتخصِّص مسؤول عن الموارد البشرية أو محامٍ ليطّلِع ويُراجع كتيّب الموظف الذي قمتَ بإعداده للتحقُّق من أنه يتماشى مع المتطلبات والشروط القانونية، مثل قائمة بحقوق الموظف. وإليك بعض البنود التي عادةً ما يشتمل عليها أي كتيّب موظف:

• بيان رسالة الشركة
  يُسمّى البيان الرسمي الذي يُلخِّص أهداف عملك. ومن خلال تضمين هذا البيان في الكتيّب، فقد يكون بإمكانك أن تُعطِي نبذة واضحة عن طبيعة مشروعك لكافة الموظفين مُسبقًا.
• وقت الإجازة المدفوع، إذا كنتَ تُوفِّره
  اشرح عدد أيام الإجازة المدفوعة التي ستُقدِّمها في السنة، إن وجد، بما في ذلك الإجازات المرضية والعطلات. وعليك أيضًا أن تشرح بالتفصيل عدد الأيام التي يتم ترحيلها للعام المُقبل من هذه الإجازات في حال عدم الاستفادة منها في العام الحالي. وكذلك يمكنك تضمين أيّة معلومات خاصة بالعمل الإضافي.
• قواعد السلوك
  يجب أن يتضمّن كتيّب الموظف كذلك على كافة القواعد المُنظِّمة فيما يخُص نظافة بيئة العمل، والقانون الخاص بالزي الرسمي للعمل، وأخر المستجدات بشأن السياسات والمتطلبات الخاصة بتعامُل الموظف وسلوكه تجاه زملائه الموظفين. كما يتعيّن عليك أيضًا تضمين قائمة تُوضِّح الحقوق الخاص ببيئة العمل أيضًا.
• جدول الرواتب
  يُوضِّح موعد تقاضي الموظفين مُرتّباتهم وأجورهم شهريًا، إلى جانب أيّة ممارسات أو متطلبات وشروط خاصة بوقت المتابعة وجدول الرواتب.
• الإجازات
  إعداد قائمة بالإجازات أو العطلات الرسمية ومعرفة ما إذا كان الموظفون سيتقاضون راتبًا عنها أو لا.

وفي نهاية كتيّب الموظف، اترُك سطرًا خاص بتوقيع الموظف. ومتى قام الموظف بالتوقيع على الكتيّب، واحتفظ بنسخة مُصوّرة منه في ملف خاص بكل موظف.