بصفتك قائدًا لفريق عمل ومديرًا لمشروعك، فإنك تقوم بدورٍ مهم في دفع مشروعك وتمهيد الطريق لدعم موظفيك وتحفيزهم نحو تأدية عملهم على النحو الأفضل. فالأسلوب الذي تختاره بشأن الاجتماعات، وطريقة التواصُل وتسوية الإشكاليات هو الذي يتحدّد على أساسه ما إذا كان يرغب الموظفون والعملاء أن يكونوا جزءًا من رحلتك، أو تركِكَ في منتصف الطريق والتعامُل مع شخص آخر. وكقائد، فإن رؤيتك أو تصوُّرك الخاص حِيال مشروعك سيُرشِدك وفريق عملك أثناء قيامك باتخاذ قرارات بخصوص النمو، والتسويق، والمبيعات، والمنتجات وخِلافه. وسواءً كنتَ قائدًا ذو خبرة أو جديدًا في مجال إدارة المشروعات، فإن نجاحك في القيادة لا يحدُث فجأةً. بل عليك أن تُواصِل بذل قُصارى جُهدك في تحقيق هذا الهدف والتطوُّر.
أهمية التواصُل
كما هو الحال تمامًا في حياتك الشخصية، فإن أسلوب التواصُل في مشروعك سيكون له أثر على علاقاتك مع كل موظف وكل عميل. وعدم قُدرتك على التواصُل الجيد مع موظفيك وعملائك قد يُسبّب سوء فهم، وخسارة في الأرباح، ونشوب مشكلات في بيئة العمل. وبالمثل، فإن التواصُل المباشر والجيد قد يُساعِدك في جذب عدد كبير من الموظفين للعمل لديك، وقد يكون مصدر إلهام لموظفيك لبذل ما في وِسعهم، وبناء سُمعة جيدة بين عملائك والقضاء على المشكلات قبل أن تبدأ. وإذا أردتَ أن تبني جسرًا قويًا من التواصُل الجيد، فإليك بعض الإرشادات والنصائح التي قد تُساعِدك في تحقيق هذا الهدف:
- اشرح السياسات، وجدول الرواتب، والمُرتّبات والتوقُّعات بوضوح
تأكّد من أن الموظفين لديهم تجربة إيجابية معك من المحادثة الأولى. عليك أن تتحدّث مع كل موظف بوضوح عمّا تتوقّعه من أدائه في العمل، وسياسات العمل الخاصة بك وأهداف مشروعك. فمتى كان الموظف قادرًا على تحديد موقفه، وكانتْ كل الأمور واضحة بالنسبة له، زادَ شعوره بالارتياح والنجاح في العمل. - التعامُل باحترام مع المُورِّدين، والموظفين وأيضًا العملاء
بصفتك مالك مشروع، قد تحتاج إلى التعامُل والتواصُل مع عددٍ كبير ومتفاوت من الشخصيات، وقد يسهُل عليك التعامُل مع بعضهم أكثر من غيرهم. ومتى حاولتَ دائمًا أن تُعامِل الآخرين باحترام، فستجد منهم نفس المعاملة. حاوِل دائمًا أن تتعاطف مع الآخرين وتضع نفسك مكانهم؛ حيث ستُساعِدك هذه الطريقة في خلق بيئة عمل يحترم فيها كل فرد الآخر، ويُقدِّره، ويتفهّمه. فمعاملة كل شخص بنفس مستوى ودرجة الاحترام، بصرف النظر عن منصبه الوظيفي؛ سيجعل منك قدوةً حسنةً ونموذج يُحتذى أمام موظفيك. - تخصيص وقت لمتابعة الموظفين وتقييم أدائهم
مهما كان حجم مشروعك، فإنه يتعيّن عليك أن تُخصِّص وقتًا لمتابعة موظفيك بصفة دورية. وهذه الطريقة ستُتيح لك التواصُل المستمر والمباشر مع موظفيك وتفادي حدوث المشكلات. فعند الاجتماع بموظفيك، هناك بعض الموضوعات التي يمكنك مناقشتها معهم خلال هذه الاجتماعات، التي من بينها: التحديات التي تُواجه كل موظف أثناء تأدية عمله، والأهداف التي يرغب في تحقيقها، وإمكانية التغلُّب على ضغط العمل، وتحديد ما إذا كانتْ هناك حلول بإمكانك تبنّيها بصفتك مديراً للمشروع، بالإضافة إلى مناقشة أي دعم إضافي قد يحتاج إليه الموظف للنجاح والتقدُّم في عمله. ومن المهم أن تتم هذه الاجتماعات في جو يملؤه الوِد، والصراحة، والاعتراف بالأخطاء المُرتكبة لحلِّها وتفاديها مستقبلاً. وإذا كان هذا هو نهجك في العمل مع موظفيك، فثِق بأنه سيكون من السهل بالنسبة لفريق عملك، بما فيهم أنت، التعامُل مع الأخطاء متى ارتُكِبتْ، وتقليل حجم الضرر الناجم عنها، وأيضًا وضع خطة لضمان عدم تكرار حدوثها مرةً أخرى.
وإذا كنتَ قائدًا لفريق عمل مُكوّن من أكثر من موظفين اثنين، فإنه يجدُر بك أن تجتمع بأفراد فريق عملك بشكلٍ أسبوعي. قم بإعداد جدول أعمال لتحديد الموضوعات والمسائل التي ستتم مناقشتها والتطرُّق إليها، مع إتاحة الفرصة لكل مشارك وكل موظف لطرح الأسئلة والاستفسارات. وتأكّد دومًا ألا تحيد هذه الاجتماعات عن الموضوعات الأساسية التي تنوي مناقشتها حتى لا يضيع الوقت المُحدّد للاجتماع دون فائدة. وإذا انتهى الوقت المُخصّص للاجتماع ولا زالتْ هناك مسائل عالقة لم يتم مناقشتها بعد، قُم بإضافة هذه الموضوعات والمسائل لجدول أعمال الاجتماع المقبل. أمّا إذا كان لديك موظف واحد فقط، فقُم بالاجتماع به شهريًا لتقييم أدائه في العمل ولمعرفة الدعم الذي يمكنك تقديمه له بطريقة أفضل. - تقدير إسهامات وإنجازات الموظفين
كل موظف، بصرف النظر عن خبرته العملية ومُؤهِّلاته، يحتاج إلى أن يتم تقدير العمل الذي يقوم به. وقد يكون هذا التقدير في صورة شكر وثناء لهذا الموظف على حُسن تعامُله مع العميل، أو إعداد مذكرة تقدير وامتنان وشكر على إسهامات الموظف. وهناك طريقة أخرى بإمكانك تقدير الموظفين بها والإشادة بإسهاماتهم؛ وهي أن تُخصِّص صندوقًا يضع فيه كل موظف في شركتك مُذكِّرات شكر وامتنان لمجهود الآخرين. ومن ثم، تتم قراءة هذه المُذكِّرات على الملأ في اجتماع لمجلس الإدارة أو في اجتماع بالموظفين. وإذا كنت قائدًا لفريق عمل مُكوّن من أكثر من أربعة أفراد، قُم باختيار موظف من بينهم كل شهر ليكون ‘الموظف المثالي"، وقم بتقديم شهادة تقدير له أو هدية صغيرة دليلاً على تقديرك لمجهوداته في العمل. - تبنّي سياسة الباب المفتوح
من أفضل الطرق التي تضمن لك نجاح مشروعك وزيادة فرص التواصُل مع موظفيك هي "سياسة الباب المفتوح"؛ أي أن تلعب دائمًا دور "المُنصِت والمُستمِع الجيد". ابدأ بأن تُوضِّح للموظفين أنك مُتاح لمناقشة أيّة أسئلة أو مشاكل. وخلال هذه المحادثات، قلِّل من مصادر التشتيت عن طريق وضع هاتفك على الوضع الصامت. كُن إيجابيًا وأظهِر اهتمامًا حِيال ما يُناقشونه معك من خلال التصديق على ما يقولون، وتدوين ملاحظات، ووضع خطوات متابعة. فكُل هذه الأمور تُثبت لهم أنك تأخذ الأمور على محمل الجدّ. - التعامُل مع التحديات بسلاسة وسلوك حسن
قد تكون التعارُضات أمرًا حتميًا بغض النظر عن جودة التواصُل. أمثل طريقة للتعامُل مع المشكلات والتحديات هي مواجهتها وليس تفاديها وتجنُّبها. فعليك الاجتماع بأطراف النزاع، وسؤال كل شخص أو كل طرف عن مُبرِّراته وأسبابه مع إظهار تفهُّمك لهذه المُبرِّرات. ومن ثم، قُم بإعادة ما أخبره بك كل شخص، وفكِّر في إيجاد حلول للأزمة أو المشكلة، واتّخذ قرارك بشأن الخطوات المُقبلة لإيجاد الحل، وقُم بإعداد مُذكِّرة مكتوبة حول النقاش الدائر، وأخيرًا قُم بمتابعة الموقف أولاً بأول للتحقُّق من أن المشكلة والأزمة قد تم حلّها. وبهذه الطريقة، تكون قد قدّمتَ مثالاً يُحتذى للآخرين، بصفتك قائدًا لفريق العمل. تذكّر أن المشكلات الخطيرة والجادّة التي تتعلّق بالتمييز أو المُحاباة ستحتاج رد فعل مختلف وخاص للغاية بناءً على عدد الموظفين. عليك دراسة القوانين الوطنية السارية المُناهِضة للتمييز والمضايقات. كما يتعيّن عليك أيضًا دراسة ومراجعة القوانين المُناهِضة للتمييز والمضايقات، السارية في منطقتك، ودولتك، ومدينك عن طريق التواصُل مع مكتب العمل التابع لك أو استشارة محامٍ مُختص.