تعرّف على المتطلبات
تجدُر الإشارة إلى أن الموظفين الذين يعملون لدى شركات تُدير مشروعات صغيرة يخضعون لقوانين التوظيف والعمالة الوطنية، والإقليمية، وأحيانًا، المحلية. لذا، عليك مراجعة الهيئات والمؤسسات التابعة لحكومتك للاطّلاع على القوانين الإقليمية والمحلية التي تسري على مشروعك. كما يتعيّن عليك البحث عن القواعد المُتّبعة في دولتك والخاصة بالآتي:

• القوانين السارية بشأن الحد الأدنى للأجر والعمل الإضافي
• الموظفون العاملون برواتب وبالساعة
• العمل الإضافي
• القوانين المُنظِّمة لعمالة الأطفال
• الأجور الزيادة (المُضاعفة)
• ساعات العمل
• موعد السفر
• موعد الانتظار
• موعد الاستدعاء أو الطلب
• موعد النوم
• موعد الاجتماعات والدورات التدريبية
• ما يُسمح بتنفيذه من العمل
• وقت الإجازة

إصدار قرارات بشأن الإجازات مدفوعة الأجر، والإجازات الرسمية، والسنوية والإجازات المرضية
عند شروعك في إعداد جدول الرواتب الخاص بموظفيك، ستحتاج أيضًا إلى إصدار قرارات بشأن تحديد عدد أيام الإجازات مدفوعة الأجر التي ترغب في منحها لموظفيك، إن وُجدت. إن عرض هذه الميزة يمكن أن يُساعِد على مواصلة التنافسية مع الشركات الأخرى وجذب موظفين أفضل.

الإجازات
تقوم العديد من جهات العمل المختلفة بمنح هذه الإجازات التي تختلف تبعًا لكل دولة.

كما أن بعض جهات العمل تقوم أيضًا بمنح إجازات مدفوعة وغير مدفوعة الأجر للموظفين مقابل الإجازات الرسمية الدينية وإجازة الوفاة (وهي إجازة تمنح لأي موظف بسبب وفاة شخص قريب له، وعادةً ما يكون هذا الشخص فردًا من أفراد الأسرة).

وقت الإجازة
تقوم جهات العمل، في جميع أنحاء العالم، بمنح إجازات سنوية لموظفيها بناءً على عدد من العوامل المختلفة، وموعد هذه الإجازة السنوية يتفاوت من دولة لأخرى. فقد تُقرِّر، بصفتك جهة عمل، أن تمنح موظفيك هذه الإجازة بعد إنجاز عمل مُعيّن خلال ساعات عمل مُعيّنة. وقد يمكن منح هذه الإجازة بعد فترة الاختبار (فترة تعريفية). وبعض جهات العمل تمنح موظفيها إجازات مدفوعة الأجر شهريًا (على سبيل المثال، 8 ساعات كل شهر)، والتي يمكن الحصول عليها في أي وقت بعد استحقاقها.

الإجازات المرضية
إن المتطلبات والشروط الخاصة بمنح الإجازات المرضية تتفاوت وتختلف من مكانٍ لآخر. وحتى إذا كانتْ القوانين المحلية لدولتك لا تُلزِمك كجهة عمل بمنح هذه الإجازات لموظفيك، فإن هذا النوع من الإجازات مدفوعة الأجر قد تُساعِدك في مواصلة تنافُسِكَ كجهة عمل، كما أنها قد تُوفِّر أموال العمل الخاصة بمشروعك. فمثلاً، إذا كان هناك موظف مريض وجاء إلى العمل، فقد يُصيبك أنت أو أي موظف آخر بالعدوى؛ الأمر الذي يُكلِّفك الكثير على المدى البعيد. وإذا كان ذلك الموظف المريض يتعامل بشكلٍ مباشر مع العملاء، فقد يتسبّب في إصابة مجموعة العملاء بالمرض؛ الأمر الذي قد يتسبّب في شعور العملاء بالاستياء وعدم الرضا.

ومهما كان نوع الإجازة مدفوعة الأجر التي تنوي أن تمنحها لموظفيك، فإنه يجدُر بك أن تُخطِر موظفيك بها بصورة كتابية وأيضًا ذِكرها والإشارة إليها في  كتيّب الموظف، إن وُجد.

الشروع في إعداد جدول الرواتب
تُعد مرحلة إعداد جدول الرواتب، من بين إدارة الأعمال الورقية للموظفين، وتجميع الضرائب، وسداد المدفوعات إلى الكيانات الإقليمية والوطنية، من أهم المراحل التي قد تُمثِّل مصدر خطر لنجاح أي مشروع، وفيما يلي نستعرض الخطوات التي بإمكانك اتّباعها لإعداد جدول الرواتب الخاص بمشروعك.

1. إعداد جدول الدفع
هذا الجدول يُحدِّد الوقت الذي يمكنك فيه دفع رواتب وأجور للموظفين خلال فترة عمل مُحدّدة. ومعظم جهات العمل تقوم بدفع الرواتب والأجور لموظفيها أسبوعيًا، أو كل أسبوعين، أو شهريًا. وعليك أن تُقرِّر وتختار الطريقة الأفضل بالنسبة لك؛ فقد تختار الخيار الأبسط بالنسبة لك فيما يتعلّق بالحسابات المالية الخاصة بمشروعك (الدفع الأسبوعي أو الشهري) أو قد تُفضِّل الطريقة التي يُفضِّلها معظم الموظفين (الدفع كل أسبوعيْن). ولا بد من الوضع في الاعتبار أن كل منطقة لديها المتطلبات والشروط الخاصة بها بشأن جدول الدفع، ولذا تأكّد من الرجوع إلى القوانين الخاصة بمنطقتك أو دولتك في هذا الصدد.

2. معرفة الأسس الضريبية
في كثير من الأحيان، يتعيّن على كل من جهات العمل والموظفين سداد ضرائب الدخل القومي، بالإضافة إلى الضرائب الإقليمية والمحلية في بعض المناطق.

وللحصول على تفاصيل أكثر حول ضرائب العمل القومية والوطنية، قم بزيارة الموقع الإلكتروني الخاص بالهيئة الحكومية المُختصّة. ومن الأفضل لك أن تقوم بمراجعة هذه الضرائب مع محاسب مختص أو مع خبير ضرائب موثوق فيه للتأكُّد من أنك تمضي على الطريق الصحيح.

3. مراقبة الحضور / تسجيل ساعات العمل
كجهة عمل، ستحتاج إلى مواصلة متابعة عدد ساعات العمل الخاصة بموظفيك. فأغلب جهات العمل يعمل لديها موظفون (عُمّال) بنظام الساعة؛ حيث يقوم العُمّال أنفسهم بتسجيل ساعات العمل وتعرِض هذه الساعات على جهة العمل كل مدة دفع لاعتمادها والموافقة عليها. كما أن العديد من جهات العمل الأخرى تقوم بمتابعة ساعات العمل للموظفين الذين يعملون برواتب لأسباب عديدة؛ منها إمكانية إدارة جدول الرواتب بصورة أسهل. وهناك العديد من خيارات البرامج التي لا حصر لها والتي بإمكانك الاستعانة بها عند الحاجة.

4. احتفِظ بسجل لكل موظف
في كل مرة تُرحِّب فيها بموظف جديد في شركتك، ينبغي عليك إنشاء ملف يتضمّن المعلومات التالية. تشمل المعلومات المُوصى بها:

• اسم الموظف بالكامل 
• العنوان، بما في ذلك الرمز البريدي
• تاريخ الميلاد
• الجنس (ذكر أو أنثى) والمهنة
• توقيت ويوم الأسبوع في حال بدء أسبوع العمل للموظف
• ساعات العمل كل يوم
• إجمالي ساعات العمل المُنجزة أسبوعيًا
• الأساس الذي وفقًا له يتقاضى الموظف راتبه / أجره (بالساعة، بالأسبوع، بالمشروع، وخِلافه)
• معدل الأجور في الساعة المُعتاد
• إجمالي الأرباح اليومية أو الأسبوعية
• إجمالي أرباح العمل الإضافي خلال الأسبوع
• كافة الإضافات والخصومات من أجور وراتب الموظف
• إجمالي الرواتب والأجور المدفوعة في كل مدة دفع
• تاريخ السداد والدفع ومدة الدفع

قم بمراجعة الموقع الإلكتروني الخاص بمكتب العمل المحلي التابع لمنطقتك لمعرفة المتطلبات والشروط الخاصة بحفظ السجلات.

وبالإضافة إلى المستندات المُهمّة التي يتعيّن الاحتفاظ بها، فإنه يتوجّب عليك أيضًا إنشاء سجل خاص براتب ومزايا كل موظف، مع مُراعاة تسجيل وتدوين كافة تقارير الأداء والإنجازات وغير ذلك من الأمور المتعلقة بهذا الموظف في هذا الملف. ولجعل هذه العملية بسيطة بقدر المُستطاع، ستحتاج إلى إعداد نظام لتحصيل وحفظ كل معلومة؛ سواء استخدمتَ ملفًا ورقيًا، أو ملفًا رقميًا، أو كلاهما.

خيارات جداول الرواتب
تعلّمتَ الأساسيات عن جدول الرواتب. بعد أن تعرّفتَ على الأسس الخاصة بإعداد جدول الرواتب، قد حان الوقت لتُقرِّر ما إذا كنتَ ستقوم بإعداد الجدول بنفسك، أو ستستعين بخدمة خاصة على الإنترنت، أو ستقوم باستئجار محاسب مُتخصِّص لمساعدتك في هذا الشأن. ولمساعدتك على أخذ القرار المناسب لك، سنعرِض لك في الجزء التالي بعض مزايا وعيوب كل طريقة وكل خيار.

1. افعلها بنفسك
يُعد هذا الخيار الأقل تكلفةً بالنسبة لك، ولكنه يستغرق منك وقت أطول؛ خاصةً إذا كان لديك عدد من الموظفين وهناك عوامل أخرى مُعقّدة عليك التعامُل معها. كما أن هذه الطريقة قد ينتُج عنها أخطاء أكبر؛ الأمر الذي قد يُكلِّفك الكثير في صورة غرامات قانونية أو ضريبية. 

وبإمكانك أيضًا الاستعانة ببرنامج خاص بجدول الرواتب لمساعدتك في بداية العملية. تعرّف على المزيد عن حفظ سجلات العمل الرائعة راجع نصائح حفظ السجلات هنا.

2. استخدم خدمة كشوف المرتبات
هناك العديد من خدمات إعداد جدول الرواتب المُتاحة والمُتوفِّرة، بالإضافة إلى توفُّر خدمة بتكلفة معقولة لكل موظف خلال كل مدة دفع؛ وذلك بناءً على الخدمات والميزات المُقدّمة. ومن مزايا هذه الطريقة أنها تُوفِّر لك كثير من الوقت لإدارة مشروعك بدلًا من إعداد جداول الرواتب، وأنه يمكنك الحصول على نصائح خاصة بجداول الرواتب. غير أنها ستُكلِّفك الكثير مقارنةً بالخيار الأول (إعداد الجدول بنفسك). معظم الخدمات تحتسب رسومًا على الموظفين شهريًا أو بحسب جدول الرواتب. وتذكّر أنك لا تزال في حاجة إلى حفظ السجلات الخاصة بالموظف ومتابعة ساعات العمل المُنجزة. وإليك بعض النقاط التي عليك التفكير فيها عند البحث عن الخدمة المُناسِبة لك:

• التكلفة. هل هناك مجموعة من الحُزم؟ وما هي الأفضل والأنسب بالنسبة لك؟
• البرنامج المُستخدم. إذا كان الحل قائم على التكنولوجيا، هل هذا البرنامج مُدمج بشكلٍ جيد مع البرنامج المحاسبي الذي تستخدمه؟
• وصول الموظف. يوجد العديد من الخدمات التي تسمح للموظفين باستعراض الدفاتر الخاصة برواتبهم والمعلومات الأخرى على شبكة الإنترنت.
• سِمات ومزايا الدعم. هل هذه الخدمات تُقدِّم دعمًا على مدار الساعة؟ وهل هذا الدعم مُقدّم عبر الهاتف أو عبر شبكة الإنترنت؟
• المسؤولية. هل تتحمّل هذه الخدمات المسؤولية في حال حدوث خطأ في جدول الرواتب، أو الأمور والمسائل الضريبية؟

3. وظِّف خبيرًا
يُعد هذا الخيار الأكثر تكلفةً بالنسبة لك، كما أنه الخيار الأمثل الذي يُوفِّر لك الوقت ويُجنِّبك الوقوع في المتاعب والمشكلات. وبشكلٍ عام، تتفاوت تكاليف الخدمات المحاسبية؛ تبعًا لخبرة المحاسب نفسه. والرسوم التي يتقاضاها الخبير المحاسبي، بشكلٍ عام، تشمل الخدمات المحاسبية وأيضًا خدمات الدعم الأخرى بخِلاف الرواتب. وإذا كنتَ قادرًا على تعيين محاسب خبير في مجال إعداد جدول الرواتب، فستكون لديك الخبرة نفسها التي تُمكِّنك من الحصول على هذه الخدمة بأقل تكلفة. وهناك ميزة إضافية تعود عليك بالنفع من جرّاء الاستعانة بخبير في إعداد جدول الرواتب وهي أن هذا الشخص قد يكون قادرًا على مُساعدتك في جوانب العمل الأخرى؛ مثل تقديم المشورة في الأمور الخاصة بمتابعة النفقات، والمساعدة في فتح حساب مصرفي والتحقُّق من أن الأمور والمسائل المحاسبية الخاصة بمشروعك ككل تسير وفق القوانين واللوائح السارية. وفوق ذلك كلّه، فإن قيامك بالاستعانة بخبير يُقلِّل من حجم مسؤوليتك.

وإذا كنتَ تنوي أن تستعين بمحاسب، إليك بعض النصائح والإرشادات لاختيار الأنسب والأفضل بالنسبة لك ولمشروعك:

• على الرغم من أن تعيين محاسب قانوني  يكون أكثر تكلفةً بالنسبة لك، فإن هذا المحاسب سيكون على قدرٍ كبير من الخبرة والحِنكة؛ بمعنى أن الخدمات والمشورة التي يقوم بتقديمها ستكون أكثر دقةً. كما أن الاستعانة بهذا الخبير يُعد فرصة جيدة بالنسبة لك؛ حيث إنه قد يُوفِّر لك الكثير من المال على المدى الطويل.
• السؤال عن الخبرة. هل هذا الشخص لدية الخبرة الكافية للتعامُل مع الأمور والمسائل المحاسبية للمشروعات من هذا الحجم في نفس منطقتك أم لا؟ وبإمكانك الاستفسار عن قائمة العملاء لمعرفة نوع المشروعات وحجمها التي تعاملَ معها.
• التحقُّق من الخبرة في استخدام البرامج. هل هُم على دراية بالتقنيات التي تستخدمها بالفعل في عملك؟
• إجراء المقابلة الشخصية بعناية. نظرًا لأن هذا الشخص سيقوم بالتعامُل مع معلومات حسّاسة ومعلومات خاصة بالموظفين لصالح عملك ومشروعك، فستحتاج إلى التحقُّق من كونه شخصًا موثوقًا ولديه المهارة والأمانة المطلوبتيْن. وبعد إجراء المقابلة الشخصية مع هذا الشخص، تأكّد من فحص المراجع والتحقُّق من صحّتها.
• التواصُل المباشر أو غير المباشر مع الخبير. هل تُفضِّل أن تُقابِل الشخص وجهًا لوجه وبشكل مباشر، أم تُفضِّل التواصُل معه عبر البريد الإلكتروني، أو الهاتف، أو ما شابه؟

عند البدء في مرحلة التخطيط لإعداد وإدارة جدول الرواتب، فإن المعرفة تُعد نصف المهمة. فمهما كانت الطريقة التي تنوي اختيارها لإعداد جدول الرواتب، سواء ستُعِدّه بنفسك أو ستُفوِّضه إلى موظف آخر، أو ستقوم بتعيين شخص ما لذلك، فإن طريقة الإعداد نفسها ستحتاج منك بذل مجهود كبير وتخطيط جيد. وتذكّر أن الاحتفاظ بسرية المعلومات الخاصة بجدول الرواتب يُعد أمرًا مهمًا وضروريًا، لذا كل ما عليك فعله هو أن تعتمد على موظفين أهلاً للثقة أو خبراء للتعامُل مع هذه المهمة. وبمُجرّد إعدادك نظام جيد، فسيمكنك الاعتماد عليه واستخدامه بطريقة أسهل خلال كل فترة دفع.