يُعد حفظ السجلات ضرورة لجميع أصحاب المشروعات الصغيرة في كل مكان، وأحيانًا، يُعد جزءًا صعبًا ومعقدًا من عملية التحقُّق من إدارة المشروع بسلاسة ويُسر. إن حفظ السجلات الخاصة بالدخل، والنفقات، والموظفين، والمستندات الضريبية والحسابات لا يُعد أمرًا مُفيدًا للمشروع فحسب. فمن خلاله، ستشعُر بالاطمئنان وعدم القلق، وسيكون بإمكانك مراقبة تقدُّم المشروع نحو تحقيق الأهداف المرجُوّة؛ بالإضافة إلى مساعدتك في توفير الوقت والمال.
حفظ السجلات
وفيما يلي بيان بأهم السجلات الأساسية التي يتعيّن عليك حفظها:
- السجلات الخاصة بنفقات المشروع
- السجلات الخاصة بالمبيعات
- الحسابات المدينة
- حسابات دائنة
- قائمة العملاء
- المُورِّدون
- السجلات التي تحوي معلومات الموظفين
- السجلات الخاصة بالمستندات الضريبية
- الفواتير
- أوامر الشراء
- الإيصالات
- الكشوف البنكية
- العقود
فحفظ هذه السجلات سيُساعِدك في الآتي:
- معرفة قيمة المبلغ المالي المُقرّر استثماره لإعداد المنتج أو الخدمة الخاصة بك
- تحديد الأسعار
- مقارنة المبالغ الموضوعة في الميزانية بالتكاليف الفعلية
- متابعة النفقات
- اتخاذ قرارات حكيمة بشأن عمليات الشراء
- التحضير لدفع الضريبة
- إمكانية الدخول على معلومات العملاء والموظفين بسهولة
- حماية مشروعك في حال التدقيق والتحقيق بخصوص الموظفين
- حساب الأرباح المتوقعة
للبدء في عملية حفظ السجلات، قم بإعداد وإنشاء نظام لمتابعة المعاملات والتفاصيل الأخرى. وقد يكون هذا النظام على شبكة الإنترنت، أو ورقي، أو مزيج من الاثنيْن. فيما يلي أمثلة لأهم السجلات التي ينبغي تضمينها:
سجل المبيعات: يجب أن يتضمّن هذا الدفتر مبالغ المبيعات بصفة يومية، وأسبوعية، وشهرية، بما في ذلك التاريخ، ونوع المنتجات أو الخدمات وقيمة كل عملية بيع.
سجل الحسابات الدائنة: سجل الحسابات الدائنة: المال الذي تدين به الشركة للأفراد الآخرين أو المشروعات الأخرى. كما يتضمّن قيمة ما تدين به الشركة ولِمن، ومتى يستحق السداد وتاريخ التسديد. ووجود سجل خاص بالحسابات الدائنة سيحُول دون سداد قيمة المنتج أو الخدمة أكثر من مرة. كما سيُساعدك أيضًا في متابعة الخصومات الممنوحة للمدفوعات المُبكِّرة لمساعدتك على الاستفادة منهم.
سجل الحسابات المدينة: سجل الحسابات المدينة يتضمّن ما يدين به الأفراد الآخرون أو المشروعات الأخرى للشركة نظير السلع أو الخدمات التي سلّمتها الشركة. ويتضمّن قائمة بالعملاء الذين يدينون لك بالمال، ومقدار الدين، وموعد سداد الدين واستحقاقه. كما يتضمّن كذلك قائمة بأسماء العملاء الذين لا ينبغي تقديم ائتمان لهم؛ نظرًا لتقصيرهم وعجزهم عن السداد. وفي كل سجل، قم بتسجيل وتدوين التاريخ، واسم العميل، والمبلغ المالي المدين، وتاريخ التحصيل.
السجلات الخاصة بنفقات المشروع: في هذا الدفتر، ستقوم بتسجيل جميع النفقات المرتبطة بالمشروع؛ كالإيجار، والكهرباء، والرواتب، والمستلزمات. وينبغي أيضًا أن يتضمّن هذا الدفتر التاريخ، وبيان لكل تكلفة وقِيمتها.
أمر الشراء: وثيقة تعني التأكيد الرسمي لأمر المشتري، ويلتزم المشتري بموجبه بالدفع إلى البائع المبلغ المُستحق نظير منتجات أو خدمات بعينها في المستقبل.
العقود: سواءً قمتَ بالتوقيع على اتفاقية توريد مع أي مُورِّد، أو استئجار قطعة من المعدات أو قمتَ بإعداد وثيقة تأمين خاصة بالمشروع، فيتعيّن عليك الاحتفاظ بنُسخة من العقد في السجلات الخاصة بك. فالاحتفاظ بأيّة نُسخة من أيّة عقود قد يُجنّبك الوقوع في أي خِلافات أو نزاعات مستقبلية.
قائمة العملاء: وفقًا لطبيعة مشروعك، يُفضّل إعداد قائمة بالعملاء حتى يتسنّى لك الإعلان عن عروضك أو منتجاتك الجديدة. وقم بتسجيل اسم كل عميل، والمنتجات المُشتراة، وأرقام التليفونات، والبريد الإلكتروني، وعنوان الإرسال أو الشحن. كما يتعيّن عليك إعداد خطة ضمان لحفظ هذه المعلومات الحسّاسة.
وللبقاء مُمتثِلًا ولتفادي الوقوع في أيّة مشكلات قانونية، من المهم الاحتفاظ بنُسخ من بعض السجلات حتى بعدما تنتفي فائدتها للعمليات اليومية. فمثلاً، قد تحتاج إلى الاحتفاظ بالنُسخ الخاصة بجميع العقود لمدة أقصاها سبع سنوات، في حين يتعيّن عليك الاحتفاظ بتقارير مراقب الحسابات، والقوائم السنوية، والسجلات الخاصة بخطة التقاعد إلى أجل غير مُسمّى.
سهم