يُقدِّم التحول الرقمي حلولاً للمشكلات التنظيمية، التي تسمح لأصحاب المشروعات السيطرة بشكلٍ أكبر على عمليات التشغيل الخاصة بالشركة. فالعمليات الورقية قد تحتاج إلى وقت ومجهود أكبر وتكلفة أكثر، وقد كان بالإمكان توفير كل ذلك والاستفادة منها في مكانٍ آخر. كما أن ذلك قد يُعرِّض مالك المشروع للخطر في حال ضياع أو تلف هذه السجلات الورقية بمحض الصُدفة. علاوةً على ذلك، فإن للممارسات الرقمية تأثير إيجابي على البيئة من خلال تقليل استخدام الورق.

ومن شأن تقييم التقنيات الرقمية بشكلٍ متواصل المساعدة في استمرارية المنافسة وتحسين كفاءة شركتك. هناك العديد من الطرق التي يمكنك اتّباعها لرقمنة شركتك؛ من بينها استخدام برنامج محاسبة، وإرسال الفواتير الإلكترونية، والترويج لمشروعك على شبكة الإنترنت والقيام بالعمليات المصرفية على شبكة الإنترنت.

تيسير العمليات
يستفيد جانب من شركتك من آلية التحويل الرقمي وهو العمليات اليومية. فاستخدام وسائل الاتصال الإلكترونية بدلاً من الورقية ستُساعِدك في أن تكون أكثر تنظيمًا وتُتيح لك الدخول على المعلومات المهمة بسهولة ويُسر أينما كانت. وهذه الطريقة ستُساعِدك في التصنيف والبحث بسهولة عن المستندات والوثائق المهمة.

يمكنك التخلِّي عن استخدام الورق في أجزاءٍ عديدة من شركتك. وما العمليات المصرفية، والإعلانات، ووضع الميزانيات إلا بعض من المجالات التي يمكن للتخلِّي عن الورق فيها أن يكون مفيدًا. كما أن تقليل استخدام الورق قد يساعد شركتك في التحلِّي بالنظام ويُقلِّل من كمية النفايات التي تُنتِجونها.  وستحتاج أن تُقّيم جيدًا كل هذه الأنظمة لتنتقي الأفضل والأنفع منها لشركتك، وذلك بناءً على مجال عملك، واحتياجاتك، ومتطلباتك الخاصة، وستكون العملية مُجزية لك.

عرض المنتجات والخدمات على الإنترنت
من شأن متابعة مشروعك إلكترونيًا أن يفتح آفاقًا جديدة لزيادة أرباحك وجذب عدد أكبر من العملاء. فإذا كانتْ شركتك متمحورة بشكلٍ رئيسي حول المنتجات، فيمكنك بيعها على الإنترنت. وسواء كنتَ تبيع المنتجات أو الخدمات، عليك كذلك التفكير في وضع العروض على موقع إلكتروني للتواصُل بشكلٍ أفضل مع العملاء.

نقل ملفّاتك الورقية إلى شكلٍ رقمي
إن تخزين السجلات المهمة؛ مثل المبيعات، وقائمة العملاء والمُورِّدين، والمستندات الضريبية والعقود على جهاز الكمبيوتر قد يُساعِدك في حفظ هذه المعلومات المهمة بطريقة أكثر أمانًا من حفظها في ملفاتٍ ورقية. كما وبإمكانك استخدام برامج سحابية تُتيح لك الوصول إلى ملفاتك من أي مكان. فحفظ جميع السجلات الخاصة بشركتك في مكان واحد وجعلها مُتاحة بسهولة سيُساعِدك في إيجاد ما تحتاج إليه عند الضرورة ويمنع فقد ملفاتك أو تلفها.

تحويل النظام الخاص بإدارة مخزونك
إذا كانتْ شركتك تبيع سِلعًا ملموسة، فإن الاستثمار في نظام إدارة رقمي للمخزون قد يُساعِدك في تبسيط عملياتك. فمتابعة ومراقبة المخزون رقميًا ستُساعِدك في حساب المخزون بدقّة، وشحن السلع بسهولة أكبر، وتحديد المخزون الناقص أو المفقود. اعرف المزيد عن كيفية  إدارة مخزونك.

تحديث نظام الفواتير
بدلاً من طباعة الفواتير، قُم بالتحدُّث مع عملائك أو مُورِّديك لتحديث النظام الخاص بالفواتير وتحويله إلى نظام رقمي. فعن طريق إعداد وتحرير الفواتير رقميًا، يمكنك بسهولة استعراض الفواتير وإعدادها والتقليل من استخدام الورق. إليك  قالب فواتير يمكنك استخدامه للبدء.

كما أن أتمتة هذا النظام تُساعِدك أيضًا في تقليل الأخطاء، وتسريع الدورات العملياتية، وتنظيم عملك. وستكون قادرًا بسرعة على معرفة الفواتير التي تم إرسالها، والمبلغ المالي المُستحق، وموعد سداد الفواتير وما إذا كان عملاؤك مُتخلِّفون عن الدفع. اعرف المزيد عن الفوترة و حفظ السجلات.

رقمنة نظام نقطة البيع (POS)
هناك طريقة أخرى لتيسير الموارد المالية الخاصة بمشروعك وهي استخدام جهاز نقطة البيع الذي يتم توصيله بنظام نقطة البيع. وهذا الجهاز، الذي قد يكون عبارة عن آلة تسجيل النقد أو قارئ البطاقات، أو جهاز لوحي أو مجرد هاتفك المحمول، هو ما ستقوم باستخدامه لمعالجة العمليات. فبإمكان النظام حفظ وتنظيم جميع المعلومات الخاصة بمبيعاتك، كما يمكن توصيله أيضًا ببرنامج المحاسبة وأنظمة إدارة المخزون الخاصة بمشروعك.

ونتيجةً لذلك، ففي كل مرة تُجرِي فيها عملية بيع سيتم تحديث السجلات المالية والمعلومات الخاصة بالمخزون آليًا. وبعض أنظمة نقطة البيع كذلك تُنبّه وتُخطِر موظفيك في حال ما إذا احتجتَ إلى طلب المزيد من التوريدات وتطلُّعك على المنتجات الأكثر مبيعًا ورواجًا لدى العملاء. احرص على أن يكون لديك اتصال قوي بالإنترنت لإبقاء نقطة البيع (POS) على الإنترنت. اعرف المزيد عن كيفية إعداد أنظمة POS.

التحوُّل إلى العمليات المصرفية اللاورقية
من شأن إجراء العمليات المصرفية (البنكية) على الإنترنت أن يجعل عملية مراجعة أرصدتك، ومتابعة أموالك، وتحويل أموال مباشرة من حساب لآخر دون الحاجة إلى زيارة أحد الفروع البنكية أكثر سهولة. كما أن استلام وإرسال مدفوعات إلكترونيًا قد يُوفِّر وقتك وقد يكون أكثر أمانًا بالنسبة لك من التعامُل مع مبالغ مالية نقدًا.  اعرف المزيد عن خصائص العمليات المصرفية.

جرّب استخدام خدمات تتبع الميزانية على الإنترنت
إن وضع الميزانيات جزء مهم في إدارة الشركات. ولمساعدتك في متابعة مواردك المالية وضمان الالتزام بالموازنة الخاصة بشركتك، حاوِل أن تُجرِّب خدمة المتابعة الإلكترونية. فهذه الخدمة تُعد طريقة سهلة لمتابعة النفقات والمدخرات الخاصة بك، وأيضًا متابعة تقدُّمك وسير العمل نحو تحقيق أهدافك الأكبر. اعرف المزيد عن أساسيات وضع الميزانيات.

استخدام برمجيات المحاسبة
قد يُساعدك برنامج المحاسبة في تسجيل، وتلخيص، وتحليل، وإعداد تقارير بمعاملاتك المالية. وهناك العديد من التطبيقات والخدمات المحاسبية الإلكترونية المُتاحة على شبكة الإنترنت التي تتمتّع بالعديد من الإمكانيات. وبناءً على احتياجاتك ومتطلباتك الخاصة، فإن استخدام برنامج إلكتروني يُعد طريقة مفيدة وفعّالة في تنظيم حساباتك، ومتابعة مدفوعاتك، والاستعداد لسداد الضرائب المستحقة عليك. اعرف المزيد عن حفظ السجلات والمحاسبة.

مضاعفة وزيادة الفرص الترويجية

إن العمل على زيادة ومضاعفة الفرص الترويجية الرقمية لصالح مشروعك قد يُساعدك في الوصول إلى عدد أكبر من العملاء وزيادة أرباحك. فالترويج لمشروعك في أماكن متعددة إلكترونيًا، سيُسهِّل من عملية وصول عملائك إليك. وهذه الفرص الترويجية قد تكون موقعًا إلكترونيًا، وتسويق رقمي، وغيرها من وسائل الترويج الرقمية الأخرى.

انقُل عمليات الترويج والتسويق إلى الإنترنت
بإمكانك استخدام العديد من الأدوات والأساليب التسويقية والترويجية لتوسيع نطاق أعمالك. فعلى سبيل المثال، بمقدورك محاولة ابتكار إعلانات مختلفة وإعطاء كل إعلان كود ترويجي مُميّز. ومن ثم، يمكنك متابعة الأكواد التي يستخدمها العملاء؛ الأمر الذي سيُساعِدك في معرفة أي الإعلانات تستحق الاستمرار وأي الإعلانات لا تستحق الاستمرار، بل يتعيّن عليك إيقافها لأنها تعود عليك بالخسارة.

وبفضل الإعلانات الرقمية، يمكنك استهداف أنواع مُعيّنة من الناس ممّن سيُصبحون قاعدة عملائك على الأرجح وفق البيانات السلوكية التي تم تجميعها من قِبل أداتك التحليلية. فهذا يساعدك في الاستفادة القصوى من ميزانية التسويق. اعرف المزيد عن طرق الترويج لشركتك رقميًا وقياس النجاح.