Keep records of your budget

The following section shows you the two most important elements of budget management:

1. Separate your own budget from the project budget. Separating your own budget from your project budget makes it easier to keep records, and you can protect your personal assets. You should also keep separate records of your current account, credit card, and budget for your business. By separating these financial resources, the process of paying taxes will be easier and simpler. This method can also help you create a credit history for your business, as well as protect your personal budget and better understand your business's financial situation.
2. Know the basic principles of project accounting and, if possible, know your financial situation with the help of an experienced financial advisor or accountant. Increasing your knowledge of finances and relying on the help of a professional will prevent you from getting into trouble and will also give you the opportunity to detect scams.

محاسبة

كما هو الحال بالنسبة لوضع وإعداد الميزانية، فإن عملية المحاسبة أيضًا مهمة لمتابعة الموارد المالية الخاصة بمشروعك. فعملية المحاسبة تتضمّن إعداد السجلات، وإعداد الملخصات، والتحليل وإعداد التقارير الخاصة بالمعاملات المالية لمشروعك؛ في حين أن عملية إعداد ووضع الميزانية قد تُساعِدك في توقُّع النفقات بصفة شهرية أو سنوية. ولكي تظل جميع المهام والمتطلبات الخاصة بامتلاك مشروع وتأسيسه على رأس أولويات المحاسبة اليومية، فينبغي أن تكون على رأس قائمة المهام. فيما يلي، نستعرض لك بعض المهام التي عليك القيام بها عند إدارة مشروعك:

فتح حساب مصرفي
تذكّر أن قيامك بفتح حساب بنكي منفصل ومستقل خاص بمشروعك يجعل عملية حفظ السجلات تسري بسهولة أكبر ويُسهِّل أيضًا عملية سداد الضرائب المستحقة.

البدء في متابعة النفقات
من أجل إعداد الموازنة الخاصة بمشروعك وأيضًا إجراء عملية المحاسبة، فإن متابعة النفقات الخاصة بك يُعد جزءًا مهمًا من عملية حفظ السجلات، ومراقبة نمو المشروع، ومراجعة وفحص القوائم المالية لاكتشاف أيّة أخطاء. والخطوة الأولى هي إنشاء وتطوير نظام لتحصيل الإيصالات وحفظها في مكانٍ آمن.

وضع نظام حفظ سجلات
يُقصد بعملية "إمساك الدفاتر" العملية اليومية لتسجيل المعاملات، وتصنيفها، ومراجعتها بالكشوفات المصرفية. ويختار معظم مالكي الشركات استخدام برنامج على هيئة جدول، أو تعيين كاتب حسابات للقيام بهذه المهمة.

وعادةً ما تُطبّق الشركات واحدة من الطرق المحاسبية التالية: طريقة المحاسبة على أساس الاستحقاق أو طريقة المحاسبة على أساس النقد. فمن خلال طريقة المحاسبة على أساس الاستحقاق، يتم تسجيل المعاملات في الدفاتر فور إتمام عملية البيع أو الشراء. أمّا طريقة المحاسبة على أساس النقد، فتعتمد على تسجيل المعاملات بمجرد استلام الدفعة المالية أو إيداع الدفعات المالية في حسابك الخاص.

فمثلاً، تخيّل أنك قمتَ بالبيع في شهر يناير واستلمتَ الدفعة المالية في شهر فبراير. فوفقًا لطريقة المحاسبة على أساس الاستحقاق، ستقوم بتسجيل المعاملة في الدفاتر الخاصة بشهر يناير. أمّا إذا اخترتَ طريقة المحاسبة على أساس النقد، فستقوم بتسجيل المعاملة في الدفاتر الخاصة بشهر فبراير. وفيما يلي نعرض لك مزايا وعيوب كل طريقة على حِدة:

التخطيط للنجاح

عند الشروع في التخطيط لمستقبل مشروعك، يتعيّن عليك أولاً تدوين وكتابة المهام والأهداف. وهذه الطريقة البسيطة قد تُمكِّنك من تحقيق أهداف شركتك، وتوسعتها ونموِّها بشكلٍ فعّال، وضمان بقاء قراراتك وخطواتك في الطريق الذي حدّدته لنجاح مشروعك.

النصائح الخاصة بالتخطيط اليومي:

• قم إعداد قائمة مهامك اليومية
• رتِّب المهام حسب الأولوية والأهمية
• ضع علامة واستبعد المهمة التي قمتَ بإنجازها
• في نهاية اليوم، راجع الأنشطة المُنجزة وقم بإضافة المهام غير المُنجزة لقائمة المهام الخاصة باليوم التالي

إنشاء مخطط تنظيمي
يُقدِّم المخطط التنظيمي نظرة عامة بخصوص هيكل المشروع وسجلّاته والدور المنوط بكل موظف ومن يقوم هؤلاء الموظفون برفع التقارير لهم في الشركة. وعن طريق هذا المُخطّط، سيكون بمقدورك توزيع المهام بين موظفيك بطريقة أكثر توازنًا. كما تُعد هذه الطريقة فرصة بالنسبة لموظفيك؛ حيث إنها تُوضِّح لكل موظف وتُحدِّد له المهام والمسؤوليات الخاصة به في الشركة.

توصيل أدوار ومهام الموظفين
لضمان سير العمل بسلاسة ويُسر، تأكّد من إخطار موظفيك بشكلٍ واضح بمهامهم وأدوارهم التي يتعيّن عليهم تنفيذها. كما عليهم فهم المهام الأكثر أهمية ومتى بإمكانهم تنفيذ كل خطوة وإنجازها. وفي حال غياب موظف، حاوِل أن تساعد موظف آخر للقيام بمهامه لضمان استمرارية سير العمل دون توقُّف. تعلّم مهارة توكيل المهام للآخرين؛ حيث إن هذه المهارة تُعد واحدة من الجوانب الأكثر أهمية لقيادة فريق عمل كما أنها ستُوفِّر لك وقتًا يسمح لك بمتابعة الأنشطة الأخرى الأكثر أهميةً.