Gestire i dipendenti

Per molti titolari di aziende in espansione, assumere nuovi dipendenti è una necessità. Pensa a queste persone come la tua più grande risorsa, preziose come il nome della tua azienda, la tua reputazione e il prodotto o servizio che vendi. Tuttavia, guidare un team di persone con diverse personalità, stili di lavoro e qualità può essere impegnativo. Il management è un'arte e richiede dedizione e pianificazione. Maggiore è l'efficienza con cui guidi il team, maggiore sarà il valore, la lealtà e l'impegno che potrai ottenere in cambio. Puoi partire con il piede giusto decidendo in anticipo come assumere, ispirare, supportare, formare e guidare i tuoi collaboratori.

Assumere
Che tu debba assumere il tuo primo dipendente o il decimo, è importante scegliere con la massima cura le persone che faranno parte del tuo organico. In un piccolo team, ogni singola persona deve dare il proprio contributo e avere specifiche qualità che possano aiutare l'azienda a progredire. Scegliere la persona sbagliata può significare preoccupazioni, mancato guadagno e conflitti sul lavoro. Scegliere la persona giusta, invece, può far decollare la tua produttività. Che tu assuma un familiare, un amico o qualcuno che non conosci, quelli che seguono sono i passaggi che possono esserti utili per scegliere la persona più adatta alla tua azienda e prepararla per il successo.

1. Decidi quando assumere un dipendente
In alcuni casi, come ad esempio in un ristorante, assumere dipendenti è necessario già dal primo giorno di apertura. Più spesso, un imprenditore può essere in grado di gestire tutti gli aspetti della sua azienda finché non si rende conto che è troppo lavoro per una persona sola. Ecco alcune domande a cui puoi rispondere per valutare se assumere un dipendente.

Hai bisogno di assumere? Per alcuni imprenditori, è fondamentale mantenere l’attività piccola e gestibile. Altri faticano a gestire il carico di lavoro o si ritrovano a dover rinunciare a opportunità per mancanza di tempo. Quando ciò accade, significa che è tempo di assumere qualcuno.
Puoi permetterti di assumere? Ricorda che il costo reale di un dipendente non è solo la tariffa oraria che corrispondi a una persona. Comprende anche ferie pagate, assicurazione sanitaria, contributi previdenziali e altre spese. Mettiti a tavolino e dai un’occhiata al tuo budget. Decidi quanto vorresti che i tuoi profitti o la tua produttività aumentassero assumendo qualcuno. Calcola lo stipendio, gli indennizzi, i contributi e le spese generali che dovrai pagare assumendo un dipendente, poi verifica se il budget ti permette di coprire i costi.
Di che tipo di dipendente hai bisogno? Potresti assumerne uno part-time o temporaneo che ti aiuti per qualche ora la settimana o durante i picchi stagionali. Una volta che la tua azienda sarà cresciuta, potresti aver bisogno di dipendenti full-time e permanenti.

2. Informati sulle normative
Prima di assumere il tuo primo dipendente, è importante capire quali sono i requisiti di legge che disciplinano la scelta dei dipendenti e come trattarli una volta che faranno parte del tuo organico. Alcune leggi si applicano solo alle aziende con un certo numero di dipendenti, quindi informati sui requisiti che si applicano alla tua. Anche se ora hai un piccolo team, può essere utile conoscere la normativa per essere pronto nel caso la tua azienda, e il numero dei dipendenti, cresca.

3. Scrivi una descrizione di posizione efficace
Anche se hai intenzione di assumere qualcuno che conosci, è importante scrivere una descrizione di posizione chiara. In questo modo avrai la certezza che tra te e il dipendente vi sia estrema trasparenza e accordo sulle responsabilità della posizione. Se hai intenzione di assumere qualcuno che non conosci, la job description è anche un'importante opportunità per attirare validi candidati. Per questo devi assicurarti che sia chiara, scritta con cura e di facile comprensione. Inizia scegliendo un titolo professionale che descriva quale sarà il ruolo. Nella descrizione, rivolgiti direttamente ai candidati e sii chiaro e comprensibile. Inoltre, assicurati che traspaiano i lati positivi della tua azienda. Chi cerca lavoro vuole mansioni, esperienze e responsabilità che siano in linea con le sue competenze, quindi aggiungi più dettagli possibili su questi aspetti. Infine, comunica ad amici, familiari e contatti di lavoro che stai cercando personale e pubblicizza l'annuncio con i mezzi che ritieni possano raggiungere meglio i tuoi candidati ideali: con un cartello "cercasi personale" affisso alla vetrina dell'azienda/negozio, sui siti online di annunci professionali, con volantini, agli eventi locali, sui social network o negli uffici di collocamento locali.

4. Inizia i colloqui
Se hai in ballo più di un candidato per una posizione, dovrai organizzare i colloqui con i migliori per capire quali sono i loro interessi e che esperienza hanno. Se i candidati sono molti e hai bisogno di scremare i meno promettenti in modo rapido, puoi condurre un primo ciclo di colloqui telefonici per stabilire chi incontrare di persona. Per decidere con chi fare un colloquio, valuta se i curricula dei candidati sono ben presentati, se le loro competenze corrispondono alla job description, considera la formazione e la durata della loro precedente occupazione. Ti sarà inoltre utile cercare di stabilire se la persona è dedita al lavoro e se è orgogliosa di ciò che fa. Per la tua azienda, una forte personalità e la dedizione possono essere caratteristiche anche più preziose di una particolare serie di competenze. Ecco alcuni suggerimenti per agevolare i colloqui:

Prepara un elenco di domande per il colloquio. Le risposte che i candidati ti danno ti forniscono le informazioni che ti servono per decidere chi assumere. Le domande devono riguardare esperienza, competenze, qualità, preferenze/antipatie e persino i tratti della personalità, per aiutarti a trovare la persona giusta da inserire nel tuo team. Esistono siti che propongono questionari per i colloqui, puoi usarli per crearne uno tuo personalizzato. Informati sulle leggi che disciplinano le ricerche preliminari alle assunzioni presso le autorità locali per creare questionari efficaci e a norma di legge.
Prendi appunti sulle loro risposte. Le loro domande possono farti capire cosa sanno della tua azienda, quanto sono interessati alla posizione e rivelare eventuali dubbi o idee che possono migliorare l'attività.
Chiedi se hanno domande da porti. Le loro domande possono farti capire cosa sanno della tua azienda, quanto sono interessati alla posizione e rivelare eventuali dubbi o idee che possono migliorare l'attività.
Sii chiaro su ciò che ti aspetti e sugli obiettivi della tua azienda. In alcuni casi, un candidato potrebbe non essere tanto entusiasta dell'azienda e in generale non condividere i tuoi stessi obiettivi; è utile avere queste informazioni in anticipo quando si tratta di scegliere la persona giusta.

5. Fai la tua scelta
Hai parlato con una serie di candidati e hai trovato ciò che cercavi. Questo candidato sembra entusiasta del lavoro e ha le competenze, l'esperienza e la personalità che servono alla tua azienda. Prima di formalizzare l’offerta, dovrai:

Fare un’offerta relativa alla retribuzione e ad altri possibili benefici in una lettera scritta
Questo documento fornirà al potenziale dipendente un quadro chiaro di tutto ciò che intendi offrire in cambio del suo lavoro. Accertati che lo stipendio che proponi sia in linea con quello che offrono le altre aziende del settore per posizioni analoghe. In questo modo attirerai dipendenti validi che saranno più soddisfatti del proprio lavoro. Per fare una ricerca sugli stipendi medi della zona, esistono molte risorse disponibili online che forniscono informazioni in merito. Se assumi persone che conosci, è altrettanto importante accertarsi che siate entrambi d'accordo su questi dettagli e metterli per iscritto, per evitare in seguito incomprensioni su stipendio, ferie pagate o altri argomenti inerenti alla retribuzione.
Verifica le informazioni
Le migliori prassi prevedono di ottenere il permesso per contattare i precedenti datori di lavoro e altre referenze che il candidato ha fornito per ottenere il loro punto di vista sulla persona in questione. Quali erano i suoi punti di forza e le sue debolezze? Quali delle sue competenze hanno aggiunto valore al lavoro di cui era incaricato? Nelle aziende di molti settori, i datori di lavoro verificano i precedenti personali per accertarsi che il candidato che intendono assumere abbia parlato di sé in maniera sincera. In alcune situazioni, come nei lavori in cui il dipendente è tenuto a guidare o utilizzare un macchinario, è possibile che si richieda un test antidroga per garantire che il candidato possa eseguire la mansione richiesta in tutta sicurezza. Controlla la normativa locale per sapere quali informazioni puoi verificare su un potenziale dipendente.
Preparati a negoziare
Negoziare sullo stipendio fa spesso parte del normale processo di assunzione. Per una buona negoziazione, dovrai sapere qual è lo stipendio medio delle aziende analoghe nella tua zona, il valore che il dipendente porta alla tua azienda, il budget che hai per la posizione e il tetto massimo che sei disposto a raggiungere per quel particolare candidato. Accertati di calcolare il valore dei benefit che offri, poiché sono una parte importante del pacchetto complessivo che proponi. Nella maggior parte dei casi, datore di lavoro e candidato sono in grado di raggiungere un accordo sulla cifra. Se non vi accordate, potrebbe essere necessario valutare altri candidati che siano più alla tua portata.
Firma la lettera di offerta finale
Per formalizzare l’offerta, dovrai riepilogare la retribuzione, la descrizione di posizione e i benefici in un documento finale, detto lettera di offerta. Anche se hai già fatto la tua offerta a voce, è importante che questa sia seguita da un documento formale e firmato che consolidi l'accordo.

6. Preparati per l’arrivo del tuo nuovo dipendente
Una volta che il candidato ha accettato la tua offerta, puoi definire una data di inizio e partire con la preparazione degli incartamenti e delle altre pratiche. È importante per sistemare le cose al meglio prima del suo primo giorno di lavoro. Prepara gli incartamenti richiesti dalle autorità locali e nazionali.

Quando integri un nuovo dipendente nella tua azienda, raccogli le informazioni che non hai e crea una cartella fisica o digitale in cui potrai conservali e aggiornarli:

nome completo del dipendente;
indirizzo, incluso codice postale, se applicabile;
data di nascita;
genere e occupazione;
giorno e ora della settimana in cui il dipendente inizia la settimana di lavoro;
ore di lavoro giornaliere;
ore di lavoro totali settimanali;
il sistema retributivo con cui il dipendente è pagato (orario, settimanale, a progetto, ecc.);
tariffa oraria ordinaria;
salario giornaliero o settimanale totale;
retribuzione totale di lavoro straordinario per settimana lavorativa;
integrazioni o detrazioni dallo stipendio del dipendente;
retribuzione totale per ogni periodo di retribuzione;
data di pagamento e periodo di retribuzione coperto dal pagamento;
altri dettagli che dipenderanno dalla tua area geografica.

Verifica che la normativa occupazionale locale non preveda altri documenti obbligatori.

7. Valuta la possibilità di avere un manuale del dipendente
Anche se hai solo uno o due dipendenti, mettere per iscritto un tuo regolamento e specifiche aspettative creando un breve elenco o un manuale del dipendente può rivelarsi un ottimo sistema per garantire che le procedure aziendali siano chiare per tutti. Per un'azienda molto piccola potrebbe trattarsi semplicemente di un unico foglio che riporti i dettagli più importanti della tua attività, che in seguito può essere ampliato e aggiornato, nel caso l'impresa cresca. Per un'azienda leggermente più grande, potrebbe essere utile dedicare più tempo alla creazione di un manuale più complesso e dettagliato. Indipendentemente dalle dimensioni della tua azienda, valuta la possibilità di rivolgerti a un esperto di risorse umane o a un legale che esamini il tuo manuale del dipendente per verificare che soddisfi i requisiti legali, ad esempio un elenco dei diritti del dipendente. Ecco alcuni degli elementi che solitamente si inseriscono in un manuale del dipendente:

La dichiarazione della missione dell’azienda
Si tratta di una dichiarazione formale che riassume gli obiettivi della tua attività. Inserendola nel manuale, dichiarerai da subito l'identità della tua azienda a tutti i dipendenti.
Ferie pagate, se previste
Spiega di quanti giorni di ferie pagate, se previsti, potranno usufruire i dipendenti ogni anno, inclusi i giorni di malattia e di vacanza. Dichiara con chiarezza quante ore sono riportate eventualmente all'anno successivo se non usufruite. Puoi aggiungere anche informazioni sugli straordinari.
Regole sul comportamento
Stila un regolamento generale su temi quali pulizia del posto di lavoro, regole di abbigliamento, politica di ritardo e requisiti sulle interazioni con gli altri dipendenti. Valuta la possibilità di includere anche un elenco dei diritti sul luogo di lavoro.
Buste paga
Indica la data in cui i dipendenti possono attendersi di ricevere lo stipendio mensile, oltre alla prassi o ai requisiti relativi al conteggio delle ore lavorate e alla compilazione delle buste paga.
Festività
Indica i periodi in cui i dipendenti possono attendersi di godere di giorni liberi per le festività e se saranno pagati per questi giorni.

Accertati di includere una riga per la firma del dipendente e, una volta firmato, tieni una copia in archivio per ogni dipendente.

Formazione dei nuovi arrivati
Le pratiche burocratiche sono a posto, la data di inizio è prefissata e il tuo nuovo dipendente è pronto a partire. Prima che inizi a lavorare, realizza un piano di formazione per il tuo nuovo dipendente per fargli conoscere prodotti, servizi e procedure della tua azienda. Indipendentemente dall'esperienza del dipendente, avrà sempre bisogno di imparare come tu gestisci la tua azienda e cosa distingue i tuoi prodotti dagli altri.

Stila un elenco di argomenti da affrontare. Quando prendi a bordo un nuovo dipendente, può essere utile avere un elenco di tutti gli argomenti che vorresti affrontare nella formazione di quella persona. Può trattarsi ad esempio di rilevamento delle ore lavorate, utilizzo delle attrezzature dell'azienda e dei processi di assistenza clienti. Questo elenco può essere utile per fissare ciò che ti aspetti dal dipendente nelle prime settimane e semplificare il processo di formazione.
Chiedi al dipendente quali competenze ha già e quali deve ancora acquisire. Senza una buona padronanza delle competenze di base non si acquisiscono competenze avanzate. Anche i dipendenti più esperti possono avere lacune da riempire rispetto alle conoscenze specifiche della tua azienda.
Organizza sessioni formative. Se hai un'azienda più grande o già affermata, la formazione può essere utile per tenerti aggiornato/a sulle tendenze del tuo settore e mantenere consapevolezza e interesse nei dipendenti verso il lavoro che svolgono. Se hai più di un dipendente, valuta la possibilità di organizzare sessioni di formazione incrociata in cui i dipendenti condividono con te e gli altri colleghi le proprie competenze in una specifica area.
Valuta l’opportunità di seguire conferenze e corsi. Per le aziende più grandi, i corsi di formazione possono interessare molti dipendenti. I lavoratori spesso apprezzano la possibilità di poter migliorare le proprie competenze e aderire a queste iniziative li rende molto più coinvolti nel lavoro. Cerca conferenze che possano essere adatte al tuo caso: avrai dipendenti più soddisfatti, più competenti e più orgogliosi del lavoro che fanno.

Valutazione dei dipendenti
Che tu abbia uno o più dipendenti, un buon sistema per mantenerli produttivi e orientati al miglioramento costante è condurre regolarmente valutazioni delle loro prestazioni. Una valutazione delle prestazioni non dovrebbe essere la prima occasione in cui i tuoi dipendenti vengono a sapere di aver fatto bene qualcosa o dell'esistenza di aspetti che vanno migliorati. La tua opinione sul loro operato va comunicata quotidianamente. La valutazione delle prestazioni è la tua occasione per mettervi a tavolino periodicamente (solitamente ogni trimestre), analizzare i risultati ottenuti e gli obiettivi di miglioramento e creare un piano per il periodo successivo. Queste misure saranno utili:

Stabilisci un metodo di valutazione
Nella maggior parte delle valutazioni, il datore di lavoro e il dipendente rivedono insieme i punti di forza, i traguardi, gli ostacoli, gli obiettivi e i passi futuri del dipendente. In alcuni casi, i dipendenti ricevono punteggi in specifiche aree per poter monitorare le proprie prestazioni ad ogni valutazione. Esistono online vari esempi di moduli di valutazione cui ti puoi ispirare; considera i dettagli e l'approccio che si adattano maggiormente alla tua azienda. Oltre a compilare loro stessi i moduli di valutazione, alcuni datori di lavoro ne fornisco anche ai propri dipendenti, in modo che questi possano prima “autovalutarsi”. È utile per farli riflettere sulle proprie prestazioni e sui propri obiettivi, dando loro un ruolo più attivo nel processo. Qualsiasi sia l'approccio che sceglierai, comunica subito ai dipendenti quali sono le tue aspettative sul lavoro e cosa devono attendersi dalle valutazioni.
Stabilisci le tempistiche
Decidi la frequenza con cui vuoi condurre queste valutazioni e informane i dipendenti. Se possibile, organizzale una volta a trimestre piuttosto che una volta l'anno, per garantire una migliore comunicazione e una maggiore consapevolezza riguardo agli obiettivi.
Monitora i progressi
Piuttosto che cercare di ricordare temi da includere nelle verifiche, tieni un elenco aggiornato dei risultati e delle difficoltà di ciascun dipendente: obiettivi raggiunti, incarichi correttamente portati a termine, progetti completati, complimenti dai clienti o scadenze non rispettate. Questo ti aiuterà a fornire riscontri più chiari e accurati.
Conduci la valutazione
Ricorda che l’obiettivo delle valutazioni è garantire una comunicazione aperta e aiutare la tua azienda e i tuoi dipendenti a crescere e migliorare. Sono per te un'opportunità di fornire un riscontro e ascoltare i dipendenti per capire quali punti di forza pensano di avere, su quali aspetti vorrebbero maggiore assistenza e in quali aree vogliono migliorare e crescere. Per questo motivo, le verifiche funzionano meglio se sono affrontate come una discussione aperta tra datore di lavoro e dipendente. Usa un tono accogliente e amichevole, fissa l'incontro in un orario in cui sai che non andrai di fretta e ascolta attentamente le precisazioni esposte dal dipendente.
Documenta ciò che emerge
È facile dimenticarsi i punti importanti affrontati durante una verifica. Per evitare che accada, prendi nota di quello che vi dite e dei passi da compiere successivamente, tenendo una copia per te e dandone una al dipendente. Puoi usare queste note e gli obiettivi annotati come punto di partenza per la verifica successiva.
Chiedi un riscontro
Una delle cose migliori che un manager può fare è chiedere un riscontro ai propri dipendenti. Chiedere cosa puoi fare per migliorare dimostra che sei deciso a essere un buon leader e ti dà maggiori possibilità di creare rapporti più aperti, collaborativi e positivi. Ti aiuterà inoltre a imparare come fornire ai dipendenti l'aiuto di cui hanno bisogno e come essere leader nella maniera più efficace possibile.

Una buona comunicazione con i dipendenti è necessaria per la loro soddisfazione e il loro successo. Per trovare suggerimenti su come comunicare in maniera efficace con il tuo team, visita la nostra sezione Leadership.

Gestire il tempo
Tra i vari aspetti della gestione riuscita di un’azienda è importante saper gestire bene il tuo tempo e aiutare i dipendenti a gestire bene il loro. In particolare nelle piccole aziende, imprenditori e dipendenti spesso devono gestire molte mansioni, è quindi fondamentale saper usare il tempo con oculatezza per raggiungere risultati ottimali. Ecco alcuni suggerimenti per imparare a usare al meglio il tuo tempo:

Fissa le priorità
Insegna ai dipendenti quali sono le mansioni in cima, al centro o in fondo alla lista delle priorità. Ad esempio, rispondere a un cliente per una lamentela o un problema con un ordine richiede probabilmente un'attenzione immediata, mentre confrontarsi in riunione per una nuova campagna promozionale può forse attendere un giorno o due.
Pianifica in anticipo
A volte può sembrare che la creazione di piani, che si tratti di un piano di attività o del piano di lancio di un nuovo prodotto, richieda più tempo di quanto ne valga la pena spendere. Eppure, stilare un elenco delle azioni necessarie per raggiungere un obiettivo può farti risparmiare tempo, nel lungo periodo. Creare un piano ti obbliga a riflettere sui vari passaggi del percorso verso quell'obiettivo e a misurare il tempo necessario per ogni passaggio.
Evitare le trappole
Conosciamo tutti le trappole che ci fanno perdere tempo sul lavoro: chiacchierare troppo a lungo con clienti o colleghi in maniera continuativa, controllare la casella email e rispondere ai messaggi troppo spesso nell'arco della giornata o “reagire” ai problemi immediatamente anziché riflettere sulla posizione di quei problemi nella scala delle priorità. Se tu e i tuoi dipendenti perdete tempo, ti costerà caro nel lungo periodo. Un sistema per identificare queste aree problematiche per te stesso è quello di tenere un registro dettagliato di una tua giornata tipo. Quando e come passi il tempo in maniera oculata? In quali aree potresti migliorare?
Aiuta i dipendenti a utilizzare il tempo in modo saggio
Gestisci saggiamente il tuo tempo così da incoraggiare i dipendenti a fare lo stesso. Inizia le riunioni in tempo; rispetta i programmi giornalieri, settimanali e mensili e impara a delegare piuttosto che affannarti per occuparti da solo di ogni mansione. Puoi inoltre incoraggiare il buon uso del tempo elogiando i dipendenti quando gestiscono bene il tempo o riconoscendo quando raggiungono gli obiettivi in tempo. In alcuni casi, se il tempo non è gestito con oculatezza, dovrai metterti a tavolino con il dipendente, faccia a faccia, per trovare insieme soluzioni che ti permettano di migliorare la sua capacità di lavorare con efficienza.

Buste paga
Pagare i dipendenti in modo equo, lecito e puntuale è una parte importante della gestione di un'azienda. Tuttavia, tra imposte, pratiche di rilevamento delle ore lavorate ed elaborazione delle buste paga, può diventare difficile, per gli imprenditori più impegnati, sapere da dove iniziare. Se la tua azienda cresce e il numero di dipendenti aumenta, dovrai imparare a conoscere le prescrizioni di legge relative i libri paga, definire un programma e creare un piano generale per la tenuta dei libri paga e dei relativi registri fiscali. Inizia consultando la nostra sezione Buste paga.

Pensione
Come piccolo imprenditore, passando parecchio tempo a pensare alle incombenze quotidiane della tua azienda potrai facilmente perdere di vista i piani per il tuo futuro. Tuttavia, è importante pianificare e risparmiare per la tua pensione, poiché è un modo per tutelare il tuo futuro e quello dei tuoi figli, del tuo coniuge o di chi dipende da te. Scopri come pianificare nella nostra sezione Pensione.

Leadership
Come leader della tua azienda, hai il compito specifico di definire la visione dell’impresa, motivando e coinvolgendo i dipendenti e decidendo dove vuoi che vada la tua azienda e come. Conoscere il tuo stile e i tuoi obiettivi di leadership è un passo importante per comprendere che tipo di leader sei e vuoi essere. Acquisire profonde competenze di leadership, creare un piano di comunicazione e imparare a delegare le responsabilità ti aiuterà a garantire la buona riuscita della tua impresa. Scopri di più nella nostra sezione Leadership.

Probabilmente hai avviato l'attività immaginando che avresti sempre fatto tutto da solo/a. Ma creare un team di dipendenti che ti aiutino a raggiungere i tuoi obiettivi ti dà la grande opportunità di sfruttare le qualità di altre persone per il bene della tua azienda e costruire una comunità che ti aiuta a portarla avanti. Dalle pratiche burocratiche all'affinamento delle tue competenze di leadership, definire un piano e lavorare costantemente per migliorare i tuoi processi e la tua leadership ti ripagherà con la crescita dell'attività.