Studia la normativa
I dipendenti di una piccola azienda sono tutelati dalle leggi nazionali, regionali e talvolta locali sull’occupazione. Verifica con le amministrazioni pubbliche quali leggi regionali e locali si applicano alla tua azienda. Ricerca le normative vigenti nel tuo paese relative a:

• leggi attuali su salario minimo e straordinari;
• lavoratori stipendiati e lavoratori a ore;
• straordinari;
• leggi sul lavoro minorile;
• mance;
• ore lavorate;
• trasferte;
• aspettativa;
• servizio di guardia;
• ore di riposo;
• riunioni e ore di formazione;
• autorizzazione a lavorare;
• ferie.

Definisci una politica su festività, ferie e giorni di malattia
Nello stabilire le tempistiche con cui pagherai i tuoi dipendenti, dovrai anche decidere quanti giorni di ferie pagate eventualmente offrire. Una gratifica di questo tipo ti rende più competitivo rispetto alle altre aziende e attrae dipendenti migliori.

Festività
Sono molti i datori di lavoro che offrono ai propri dipendenti giorni liberi per le festività a seconda del Paese.

Molte aziende offrono anche ferie pagate di cui i dipendenti possono usufruire per le feste religiose e il congedo per lutto (giorno libero in caso di decesso di un familiare del dipendente).

Ferie
Le aziende di tutto il mondo offrono ai dipendenti un periodo di ferie la cui durata può variare in base a diversi fattori e da Paese a Paese. Puoi decidere se preferisci che i tuoi dipendenti abbiano lavorato per un periodo minimo di tempo prima di poter godere di questo beneficio. Può trattarsi di un periodo di prova (cioè un periodo di inserimento). Alcuni imprenditori prevedono che i dipendenti accumulino ferie pagate ogni mese (ad esempio, 8 ore al mese), che possono essere godute in qualsiasi momento una volta maturate.

Giorni di malattia
Le prescrizioni relative ai giorni di malattia variano da un luogo all’altro. Anche se le norme locali non ti obbligano a offrirli, concedere ai tuoi dipendenti dei giorni liberi per malattia può renderti un datore di lavoro più competitivo e può persino far risparmiare denaro alla tua azienda. Ad esempio, se un dipendente viene al lavoro malato, può far ammalare te e gli altri dipendenti, obbligandoti a sacrificare valide risorse per più tempo. Se quella persona ha contatti diretti con i tuoi clienti, può far ammalare anche la tua clientela, causandone l'insoddisfazione.

Qualsiasi tipo di giorni di permesso tu decida di offrire, è utile spiegarlo chiaramente e per iscritto ai nuovi dipendenti, includendone i dettagli nel manuale del dipendente, se ne hai uno.

Impara le basi dei libri paga
Tra la gestione delle pratiche burocratiche dei dipendenti, l’incasso delle imposte e l’esecuzione dei pagamenti agli enti regionali e nazionali, la gestione dei libri paga può sembrare un lavoro complicato. Ecco alcuni suggerimenti su come organizzare i libri paga della tua azienda.

1. Definisci un programma di retribuzione
Si tratta di un calendario che stabilisce quando pagherai i dipendenti per uno specifico numero di ore lavorate. La maggior parte opta per periodi di retribuzione settimanali, bisettimanali o mensili. Decidi quale soluzione è più adatta alla tua azienda in base alla semplicità della soluzione in termini di burocrazia e calcoli (settimanale o mensile) o alle preferenze della maggior parte dei dipendenti (bisettimanale). Ogni area geografica ha prescrizioni specifiche in termini di periodi di retribuzione, accertati quindi di controllare le leggi della tua regione o del tuo paese.

2. Impara le basi in materia fiscale
Spesso, sia i datori di lavoro sia i dipendenti sono tenuti a versare imposte sui redditi nazionali e, in alcune zone, anche imposte regionali e locali.

Per maggiori dettagli sulle imposte nazionali in materia di occupazione, visita l'apposito sito web della tua amministrazione pubblica. Può essere inoltre una buona idea consultare un commercialista o un fiscalista prima di assumere dipendenti, anche solo per essere sicuri di saper gestire correttamente gli aspetti fiscali relativi ai libri paga.

3. Pianifica il sistema di rilevamento delle ore
Come datore di lavoro, dovrai rilevare il numero di ore lavorate dai tuoi dipendenti. La maggior parte delle aziende prevede che i lavoratori a ore conteggino le proprie ore, per poi approvare i conteggi ad ogni periodo di retribuzione. Molte aziende rilevano le ore lavorate anche per i lavoratori stipendiati per una miriade di ragioni, inclusa una gestione più semplice dei libri paga. Esiste un numero infinito di software che possono aiutarti in questo compito.

4. Tieni un registro per ciascun dipendente
Ogni volta che integri un nuovo dipendente nella tua azienda, crea una cartella con le seguenti informazioni. Tra le informazioni consigliate:

• nome completo del dipendente.;
• indirizzo, incluso il codice postale;
• data di nascita;
• genere e occupazione;
• giorno e ora della settimana in cui il dipendente inizia la settimana di lavoro;
• ore di lavoro giornaliere;
• ore di lavoro totali settimanali;
• il sistema retributivo con cui il dipendente è pagato (orario, settimanale, a progetto, ecc.);
• tariffa oraria ordinaria;
• salario giornaliero o settimanale totale;
• retribuzione totale di lavoro straordinario per settimana lavorativa;
• integrazioni o detrazioni dallo stipendio del dipendente;
• retribuzione totale per ogni periodo di retribuzione;
• data di pagamento e periodo di retribuzione coperto dal pagamento.

Verifica sul sito web dell’ispettorato del lavoro territoriale se la normativa prevede altri requisiti obbligatori, specifici per la zona, in materia di tenuta dei registri.

Oltre ai documenti obbligatori, tieni un registro degli stipendi e benefit del dipendente e valuta la possibilità di tenere nella cartella anche documenti relativi a verifiche, risultati ottenuti e informazioni di altra natura. Per semplificare il più possibile questo processo, definisci un sistema di raccolta e conservazione di tutte le informazioni, che sia una cartella fisica, digitale o entrambe.

Scelta del libro paga
Ora che conosci le basi in tema di buste paga, è tempo di decidere se gestire il processo personalmente, usando un servizio fogli paga o assumere un contabile che ti aiuti. Ecco alcuni vantaggi, svantaggi e procedure per ogni opzione.

1. Fallo autonomamente
Questa opzione è quella con un costo più basso ma anche quella che richiede più tempo, soprattutto se hai diversi dipendenti o vi sono altre complicazioni in gioco. Ti espone anche a un maggiore rischio di errore, che può costarti caro in termini di sanzioni legali o fiscali. 

Potresti anche decidere di servirti di un software per buste paga che ti assista nelle prime fasi del processo. Per saperne di più su come tenere al meglio i registri della tua azienda leggi qui i nostri suggerimenti sulla tenuta dei registri.

2. Usa un servizio di busta paga
Esistono diversi servizi per l’elaborazione delle buste paga, disponibili a un costo contenuto per lavoratore per periodo di retribuzione, in base ai servizi e alle caratteristiche inclusi. Alcuni vantaggi di questa opzione sono che puoi dedicare meno tempo alla gestione dei libri paga e più tempo a gestire l'attività e che puoi ottenere consulenza personalizzata sull'argomento. Lo svantaggio è che ha un costo superiore rispetto alla soluzione fai da te. La maggior parte dei servizi applica tariffe mensili o per busta paga. Sappi che dovrai comunque tenere i registri dipendenti e rilevare le ore lavorate da ciascuno. Ecco alcuni aspetti si cui riflettere nella scelta del servizio più adatto:

• Costo. Sono offerti diversi pacchetti e quali si adattano meglio alle tue esigenze?
• Software usato. Se la soluzione è di tipo informatico, il software si integra bene con il tuo software di contabilità?
• Accesso per i dipendenti. Molti servizi consentono ai dipendenti di consultare le proprie buste paga e altre informazioni online.
• Assistenza. Offrono assistenza 24 ore su 24, 7 giorni su 7, per telefono od online?
• Responsabilità. Si assumono responsabilità in caso di errori nelle buste paga o relativi problemi fiscali?

3. Assumi un esperto
L’opzione più costosa è anche quella che prevede il minor tempo e una minore quantità di preoccupazioni per te. In genere, i costi dei servizi di contabilità variano in base all'esperienza del contabile. Le tariffe di norma coprono i servizi di contabilità e l'assistenza extra buste paga. Se riesci ad assumere qualcuno che sai essere esperto nell'elaborazione delle buste paga, puoi avere un aiuto simile a un costo molto inferiore. Un ulteriore vantaggio di rivolgersi a un esperto di buste paga è che questa persona può anche essere in grado di aiutarti con altri aspetti dell'attività, come offrirti consulenza sul monitoraggio delle spese, aiutarti ad aprire un conto bancario aziendale e verificare che i conti dell'azienda siano in regola. Affidarsi a un professionista può ridurre anche le tue responsabilità.

Se decidi di assumere un contabile, ecco alcuni suggerimenti per trovare quello più adatto a te:

• Valuta di assumere un professionista esperto o certificato. Anche se più costoso, questa figura professionale è molto più qualificata e ha una formazione universitaria, pertanto i suoi servizi e consigli saranno probabilmente più accurati, facendoti potenzialmente risparmiare nel lungo termine.
• Chiedi informazioni sul suo livello di esperienza. La persona ha esperienza nella gestione della contabilità delle aziende delle stesse dimensioni e nella tua stessa zona? Puoi chiedere di vedere un elenco dei suoi clienti per capire a un semplice sguardo quali aziende ha aiutato.
• Verificane le capacità informatiche. Conosce le tecnologie già in uso nella tua azienda?
• Conduci un colloquio approfondito. Poiché questa persona gestirà informazioni sensibili sulle finanze della tua azienda e sui tuoi dipendenti, dovrà essere affidabile, competente e onesta sulle sue qualifiche. Dopo il colloquio, verifica le referenze e valuta la possibilità di eseguire un controllo dei precedenti personali.
• Decidi se avere un rapporto in presenza o da remoto. Preferiresti avere a che fare con qualcuno personalmente o sei più a tuo agio nel comunicare via email, telefono o videochiamata?

Quando si tratta di pianificare e gestire i libri paga, se possiedi le conoscenze sei già a metà dell'opera. Che tu decida di cavartela da solo/a, delegare il lavoro a un dipendente o assumere qualcuno per gestirlo, occorrerà lavoro e pianificazione per prendere il via. Ricorda però che è importate garantire la riservatezza delle informazioni riguardanti i libri paga, quindi affida la gestione del lavoro solo a personale o professionisti fidati. Una volta messo a punto un buon sistema, le cose diventeranno più semplici ad ogni periodo di retribuzione.