Tra i registri di base vi sono:

• spese aziendali;
• registri vendite;
• crediti verso i clienti;
• debiti verso i fornitori;
• elenco clienti;
• venditori;
• anagrafica dipendenti;
• documenti fiscali;
• fatture;
• ordini di acquisto;
• ricevute;
• estratti conto bancari;
• contratti.

Tenere questi registri ti aiuterà a:

• sapere quanto denaro investi per creare il tuo prodotto o servizio;
• definire i prezzi;
• confrontare le cifre a budget con i costi effettivi;
• monitorare le spese;
• prendere decisioni sugli acquisti in maniera oculata;
• prepararti per la dichiarazione dei redditi;
• avere facile accesso alle informazioni su clienti e dipendenti;
• proteggere la tua azienda in caso di accertamenti o vertenze con i dipendenti;
• calcolare l'utile atteso.

Per iniziare il processo di tenuta dei registri, scegli un sistema per monitorare le transazioni e altri dettagli. Può essere online, cartaceo o le due cose insieme. Ecco alcuni dei registri più importanti da tenere:

Registro vendite. In questo registro vanno inserite le quantità vendute ogni giorno, settimana e mese, includendo data, tipo di prodotto o servizio e importo di ogni vendita.

Registro contabilità verso i fornitori. Un registro contabilità verso i fornitori contiene un elenco delle somme di cui una società è debitrice verso altre persone o aziende. Includi informazioni come l'ammontare del debito, la data di scadenza del pagamento e la data dell'avvenuto pagamento. Tenere correttamente un registro debiti verso i fornitori ti aiuterà a evitare di pagare due volte lo stesso prodotto o servizio. È inoltre utile per monitorare eventuali sconti offerti per i pagamenti anticipati e ti aiuta a ricordarti di approfittarne.

Registro contabilità verso i clienti. Un registro contabilità verso i clienti contiene un elenco delle somme di cui altre persone o aziende sono debitrici verso una società, per merci o servizi che la società ha fornito loro. Questo registro contiene un elenco dei clienti che hanno debiti nei tuoi confronti, specificando l'importo dovuto e la scadenza del pagamento. Puoi inoltre includere un elenco dei clienti cui non dovresti più fare credito per via di precedenti insoluti. Per ciascuna voce, includi la data, il nome del cliente, l'importo, la data di ricezione del pagamento e lo stato.

Registro spese aziendali. In questo registro annoti l'importo totale delle spese aziendali che sostieni, come affitti, utenze, stipendi e forniture. Nel registro includi la data, una descrizione di ciascuna spesa e l'importo.

Ordine di acquisto. Un documento che riporta la conferma ufficiale di un ordine da parte di un acquirente che s'impegna a pagare in futuro il venditore per la vendita di uno specifico prodotto o servizio.

Contratti. Che si tratti di un accordo di fornitura con un fornitore, del contratto di noleggio di una nuova attrezzatura o di una polizza assicurativa aziendale, accertati di conservare in archivio una copia del contratto. Tenere una copia di tutti i contratti può inoltre aiutarti a evitare future divergenze.

Anagrafica clienti. In base al tipo di azienda che gestisci, può essere una buona idea tenere un archivio delle informazioni relative ai tuoi clienti per poter comunicare loro eventuali offerte o promuovere nuovi prodotti. inserisci il nome del cliente, i prodotti acquistati, il numero di telefono, l’indirizzo email e l’indirizzo di spedizione. Prevedi l'implementazione di un piano di sicurezza per tutelare questo tipo di informazioni sensibili.

Per garantire la conformità ed evitare seccature legali, potrebbe essere importante conservare le copie di alcuni registri anche una volta che non saranno più utili per la gestione quotidiana. Ad esempio, potrebbe essere utile conservare le copie di tutti i tuoi contratti per un arco di sette anni, ma potrebbe essere necessario conservare in via permanente relazioni dei revisori dei conti, rendiconti annuali e documenti dei piani pensionistici.

Scarica qui alcuni modelli per la tenuta dei registri.