Budget, contabilità e pianificazione

 

Budget, contabilità e pianificazione

Quando si tratta di pianificare e prendere decisioni, tenere accuratamente monitorate le prestazioni della tua azienda può rivelarsi estremamente utile. Puoi iniziare scegliendo un processo di monitoraggio delle informazioni riguardanti le prestazioni. Il budget, i libri contabili e i documenti di pianificazione possono far parte di questo processo. Anche se occorrono tempo e dedizione per eseguire un corretto monitoraggio, i risultati possono aiutarti a incrementare i successi e a intervenire laddove le prestazioni sono migliorabili.

Tenere registri dei tuoi budget

I due elementi più importanti nella gestione del budget sono:

  1. Separare il tuo budget personale da quello della tua azienda. Tenere le tue finanze e quelle dell'azienda separate può aiutarti a semplificare la tenuta dei registri e a tutelare i tuoi beni personali. Rifletti anche sulla possibilità di tenere un conto corrente, una carta di credito e un budget separati per la tua azienda. Separare le due situazioni finanziarie renderà più semplice la compilazione della dichiarazione dei redditi, ti aiuterà a creare un passato creditizio aziendale e a proteggere le tue finanze personali, oltre che a conoscere meglio la posizione finanziaria della tua azienda.
  2. Acquisire le nozioni base della contabilità aziendale e, se la tua situazione finanziaria lo consente, lavorare con un buon consulente finanziario o contabile. Aumentare le tue conoscenze finanziarie e fare affidamento sull'aiuto di un esperto può aiutarti a evitare errori e perfino permetterti di rilevare eventuali frodi.

I consigli degli esperti sul monitoraggio del budget

  • Monitora i progressi fatti nella creazione di un fondo di emergenza. Le imprese sono esposte ai rischi legati al rallentamento dell'economia, ai periodi di rallentamento delle vendite o a eventi inattesi. Creare un fondo di emergenza ti aiuterà a tutelarti da questi rischi e a prepararti per superare i periodi difficili.
  • Di tanto in tanto analizza le entrate e le uscite, per non lasciarti sfuggire costi nascosti o per accertarti che tu non stia vivendo oltre le tue possibilità.
  • Rifletti sulla possibilità di assumere un contabile certificato che ti aiuti a gestire le tue finanze, se il tuo budget te lo consente. Sappi, tuttavia, che anche con l'aiuto di un esperto dovrai prenderti la responsabilità di monitorare e controllare attentamente le finanze della tua azienda.
  • Monitora attentamente il flusso di denaro in entrata e in uscita per accertarti di poter pagare le spese anche nel caso in cui dovessi attendere che ti vengano accreditati dei pagamenti. Anche alle aziende con elevati valori di vendita capita di dover affrontare delle difficoltà o di vedersi costrette a chiudere, perché non possono permettersi di pagare le spese o gli stipendi mentre aspettano i pagamenti dei clienti.
  • Rifletti sulla possibilità di utilizzare linee di credito rotativo (credito disponibile) o carte di credito per agevolare i flussi di cassa e pagare le fatture/bollette mentre aspetti i pagamenti dei clienti. Ricorda, però, di pagare le spese della carta di credito appena possibile per evitare di pagare interessi e di non superare i limiti di credito o l'importo massimo che puoi spendere con la carta di credito.

Paga con puntualità, sempre
Pagare in ritardo un prestito bancario o le spese della carta di credito in genere comporta penali di ritardo che possono accumularsi pesantemente. Per di più, questo può compromettere il tuo limite di credito, la tua possibilità di ottenere linee di credito e la tua credibilità agli occhi delle altre aziende. Una gestione finanziaria non ottimale può danneggiare un'azienda e perfino portarla alla bancarotta. Proprio come accade per le finanze personali, è importante pagare i fornitori, le bollette/fatture e gli altri debiti con puntualità per tutelare la tua azienda, la tua affidabilità creditizia e la tua reputazione.

Per maggiori informazioni su come stabilire un budget, consulta lapagina Creazione di un budget.

Contabilità

Analogamente al budget, anche la contabilità è un processo per monitorare le finanze di un'azienda. La contabilità si occupa di registrare, riepilogare, analizzare e rendicontare le transazioni finanziarie della tua azienda, mentre il budget può aiutarti a prevedere le spese su base mensile o annuale. Di tutte le mansioni e gli obblighi che comporta avere un'azienda, mantenere il controllo della contabilità giornaliera dovrebbe essere in cima alla tua lista delle cose da fare. Ecco alcuni dei compiti di cui dovrai occuparti nell'avviare e gestire la tua azienda:

Apri un conto bancario
Avere un conto bancario separato semplifica la tenuta dei registri e ti aiuta a districarti tra i documenti al momento della compilazione della dichiarazione dei redditi.

Inizia a monitorare le spese
Ai fini del budget e della contabilità, monitorare le tue spese è importante per la tenuta dei registri, per tenere controllata la crescita della tua azienda e per verificare che non vi siano errori nei bilanci. La prima cosa da fare è sviluppare un sistema per raccogliere e organizzare le ricevute in un unico luogo sicuro.

Sviluppa un sistema contabile
La contabilità è il processo quotidiano con cui si registrano le transazioni, categorizzandole e confrontandole con gli estratti conto bancari. La maggior parte degli imprenditori sceglie di servirsi di un software per l'elaborazione di fogli di calcolo o di assumere un contabile che si occupi di questa mansione.

Le aziende spesso utilizzano uno dei due seguenti metodi contabili: il principio di competenza o il principio di cassa. Con il principio di competenza, le transazioni sono registrate subito dopo una vendita o un acquisto. Con il principio di cassa, le transazioni sono registrate una volta ricevuto o eseguito il pagamento.

Ad esempio, immagina di fare una vendita a gennaio e di ricevere il pagamento a febbraio. Con il principio di competenza, registreresti la transazione nei libri di gennaio. Con il principio di cassa, registreresti il pagamento nei libri di febbraio. Ecco alcuni pro e contro di ciascun metodo:

 
Competenza
Cassa
Pro

 

  • Fornisce un quadro sintetico immediato
  • Può aiutarti a pianificare il futuro

 

 

  • Mostra con chiarezza i flussi di cassa
  • Più semplice da comprendere

 
Contro

 

  • Più complesso da gestire
  • I dati possono essere fraintesi

 

 

  • Difficile da prevedere
  • Minore chiarezza a lungo termine

 

Richiedi assistenza per la contabilità
Se non te la senti di gestire la contabilità, potrebbe essere necessario richiedere l'assistenza di un professionista che ti aiuti con la contabilità, come ad esempio un commercialista, un contabile o servirsi di un servizio online.

Anche se in genere è più costoso di un servizio online, un commercialista certificato può offrirti un servizio più personalizzato in base alle esigenze della tua azienda. Un contabile può eseguire mansioni quotidiane di base a un costo più ridotto, ma non avrà le competenze contabili e la formazione ufficiale di un commercialista.

Se decidi di assumere qualcuno che ti aiuti, accertati che sia in grado di gestire:

  • crediti verso i clienti;
  • debiti verso i fornitori;
  • liquidità disponibili;
  • riconciliazioni bancarie;
  • buste paga.

La pianificazione come chiave per il successo

Per pianificare il futuro della tua azienda è fondamentale mettere per iscritto compiti e obiettivi. Questo semplice gesto può aiutarti a raggiungere gli obiettivi che ti sei prefissato per la tua azienda, a far crescere la tua azienda in maniera efficace e a garantire che le tue azioni siano in linea con i risultati che vuoi ottenere con la tua attività.

Qualche consiglio di pianificazione giornaliera:

  • prepara un elenco di cose da fare ogni giorno;
  • elenca le mansioni in ordine di importanza;
  • spunta le mansioni una volta portate a termine;
  • alla fine della giornata, analizza le attività completate e aggiungi le mansioni non portate a termine all'elenco del giorno successivo.

Crea un organigramma
L’organigramma delinea la struttura della tua azienda e fissa il ruolo di ciascun dipendente, compresi i vari livelli gerarchici. Con questo strumento puoi distribuire in modo più equilibrato le mansioni tra i tuoi collaboratori. È molto utile anche per i tuoi dipendenti, che in questo modo hanno sempre ben chiari ruoli e responsabilità all'interno dell'azienda.

Comunica ruoli e mansioni ai tuoi dipendenti
Per agevolare i flussi di lavoro, comunica in modo chiaro ruoli e mansioni direttamente ai tuoi dipendenti. Fai in modo che abbiano ben chiare le mansioni più importanti e che sappiano quando va portata a termine ogni azione. Se un dipendente è assente, spiega agli altri membri del personale come possono dare una mano per garantire il completamento di ogni mansione. Imparare ad assegnare mansioni agli altri è uno degli aspetti più cruciali della guida di un team; ti permetterà di dedicare più tempo alle attività più importanti.

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