Управление сотрудниками

Для многих владельцев растущего бизнеса наем сотрудников является необходимостью. Относитесь к этим людям как к одному из крупнейших активов, столь же ценных, как название вашей компании, репутация, продукт или услуга, которые вы предоставляете. Управление коллективом людей с разными характерами, стилями работы и сильными сторонами может оказаться непростой задачей. Менеджмент — это искусство, требующее самоотверженности и планирования. Чем эффективнее вы как менеджер, тем больше ценности, лояльности и усилий вы получите взамен. Чтобы обеспечить компании хороший старт, следует заранее решить, как вы будете нанимать, вдохновлять, поддерживать, обучать сотрудников и руководить своей командой.

Наем
Независимо от того, нанимаете вы первого сотрудника или десятого, важно проявлять большую осторожность при выборе кадров. В небольшом коллективе каждый человек должен вносить значительный вклад и обладать уникальными сильными сторонами, чтобы способствовать развитию бизнеса. Неправильный выбор исполнителей может привести к проблемам, потере дохода и конфликтам на работе. Правильный выбор сотрудника способен значительно повысить производительность. Независимо от того, нанимаете ли вы члена семьи, друга или незнакомого человека, вы можете предпринять следующие шаги, чтобы выбрать подходящего сотрудника для своего бизнеса и настроить его на успех.

1. Решите, когда нанимать сотрудника
В некоторых случаях, например в ресторане, наем сотрудников может потребоваться с первого дня работы. Гораздо чаще владелец бизнеса занимается всеми аспектами в одиночку до тех пор, пока не понимает, что больше не справляется. Вот несколько вопросов, на которые следует ответить при рассмотрении вопроса найма дополнительного сотрудника.

Вам нужна помощь? Для некоторых предпринимателей сохранение небольшого управляемого бизнеса является главным приоритетом. Другие с трудом справляются с рабочей нагрузкой или упускают возможности из-за нехватки времени. Это признаки того, что пора кого-то нанять.
Вы можете позволить себе помощь? Помните, что реальная стоимость работника — это не просто сумма, которую вы платите этому человеку в час. Она также включает оплачиваемый отпуск, медицинские или пенсионные пособия и другие расходы. Оцените свой бюджет; определите, как увеличится прибыль или производительность, если вы привлечете кого-то нового; рассчитайте зарплату, льготы и накладные расходы нового сотрудника, а затем оцените, есть ли в вашем бюджете средства для покрытия таких расходов.
Какой тип сотрудника вам нужен? Вы можете нанять временного сотрудника или сотрудника на неполный рабочий день, чтобы он помогал несколько часов в неделю или во время сезонной нагрузки. По мере развития вам могут понадобиться постоянные сотрудники на полный рабочий день.

2. Изучите законодательство
Прежде чем вы наймете первого сотрудника, изучите законодательные требования в отношении выбора сотрудников и обращения с наемными работниками. Некоторые законы применяются только к предприятиям с определенным количеством сотрудников, поэтому ознакомьтесь с требованиями, которые применяются в вашем случае. Даже если у вас сейчас небольшая команда, полезно знать законы, чтобы быть готовым к расширению бизнеса и увеличению штата сотрудников.

3. Составьте четкие должностные инструкции
Даже если вы нанимаете знакомого, напишите четкую должностную инструкцию. Это гарантирует, что и вы, и нанимаемый сотрудник согласны с должностными обязанностями. Если вы нанимаете кого-то со стороны, должностная инструкция также поможет привлечь подходящих кандидатов. По этой причине она должна быть ясной, продуманной и простой для понимания. Начните с выбора названия должности, которое описывает роль. Пишите прямо, ясно и понятно. Кроме того, не забудьте рассказать о положительных сторонах вашей компании. Соискателей интересуют задачи, опыт и обязанности, которые соответствуют их навыкам, поэтому укажите как можно больше подробностей по этим пунктам. Наконец, расскажите друзьям, родственникам и деловым контактам о том, что ищете сотрудника, и разместите объявление там, где, по вашему мнению, вы найдете идеальных кандидатов: на витрине или стойке в своей компании, онлайн-сайтах вакансий, листовках, местных мероприятиях, в социальных сетях или на местных досках объявлений.

4. Проведите собеседования
Если вы рассматриваете более одного кандидата на должность, вам необходимо организовать собеседования с лучшими кандидатами, чтобы узнать больше об их интересах и опыте. Если у вас много кандидатов и вы хотите быстро отсеять наименее перспективных, проведите первый этап собеседования по телефону, чтобы определить, с кем из них вы хотите встретиться лично. Выбирая кандидатов, оцените, насколько хорошо составлено резюме, соответствуют ли навыки кандидатов должностной инструкции, а также уровень образования и стаж на предыдущих местах работы. Полезно знать, предан ли человек своей работе и гордится ли он своей работой. Характер и целеустремленность могут быть даже более ценными, чем определенный набор навыков. Вот еще несколько советов для успешного собеседования:

Подготовьте список вопросов для собеседования. Ответы кандидатов дадут вам информацию, необходимую для принятия решения о найме. Вопросы должны касаться опыта, навыков, сильных сторон, того, что нравится и не нравится, и даже личных качеств. Это поможет вам найти подходящего кандидата. Многие сайты предлагают списки важных вопросов, которые можно использовать как шаблон. Изучите законы и наведите справки в местных органах власти до приема на работу, чтобы провести собеседование эффективно и в рамках требований закона.
Записывайте ответы кандидатов. Вопросы кандидатов могут показать, что они знают о вашем бизнесе, насколько они заинтересованы в работе и какие проблемы или идеи они могут привнести в бизнес.
Спросите, какие вопросы у них есть к вам. Вопросы кандидатов могут показать, что они знают о вашем бизнесе, насколько они заинтересованы в работе и какие проблемы или идеи они могут привнести в бизнес.
Четко излагайте ожидания и цели для бизнеса. В некоторых случаях кандидат может быть не в восторге от компании или может не разделять ваших целей; для выбора подходящей кандидатуры следует получить эту информацию заранее.

5. Сделайте выбор
Вы поговорили с рядом кандидатов и нашли иголку в стоге сена. Этот кандидат, кажется, заинтересован в должности и обладает навыками, опытом и личными качествами, которые нужны вашей компании. Прежде чем предложить ему работу, необходимо:

Письменно предложить компенсацию и другие доступные льготы
Этот документ даст потенциальному сотруднику четкое представление обо всем, что вы планируете предоставить ему в качестве компенсации за труд. Оплата, которую вы предлагаете, должна быть соразмерна той, которую предлагают в вашей отрасли за аналогичную работу. Это поможет привлечь и удержать эффективных сотрудников. Узнать среднюю заработную плату в вашей сфере можно на ряде ресурсов в Интернете. Если вы нанимаете знакомого, важно согласовать все детали и зафиксировать их письменно, так как впоследствии это убережет вас от любых недопониманий относительно оплаты, выходных дней и других вопросов, связанных с компенсациями.
Проверьте информацию
Передовой опыт позволяет связаться с бывшими работодателями и ознакомится с рекомендательными письмами, которые предоставил кандидат, чтобы узнать о нем больше. Каковы были его сильные и слабые стороны? Что он привнес в работу? Во многих отраслях работодатели проводят специальные проверки, чтобы убедиться, что человек, которого они нанимают, предоставил правдивую информацию. В некоторых ситуациях, таких как работа, требующая от работника вождения транспортных средств или управления механизмами, допускается проведение проверки на наркотики, что позволяет убедиться, что кандидат может безопасно выполнять необходимые задачи. Обязательно ознакомьтесь с местным законодательством, чтобы узнать, какую информацию о потенциальном сотруднике можно проверять.
Подготовьтесь к переговорам
Переговоры о размере оплаты часто являются обычной частью процесса найма. Чтобы успешно провести переговоры, нужно знать диапазон заработной платы на аналогичных предприятиях в вашем регионе, ценность, которую сотрудник принесет вашему бизнесу, ваш бюджет на должность и сколько вы готовы заплатить этому конкретному кандидату. Не забудьте рассчитать льготы, которые вы предоставляете, поскольку они являются важной частью общего предложения. В большинстве случаев вы с кандидатом сможете договориться о сумме. Если вы не можете прийти к соглашению, возможно, придется рассмотреть других, менее требовательных кандидатов.
Подпишите окончательное письмо-предложение о работе
Для того чтобы сделать официальное предложение о работе, нужно составить письмо-предложение о работе и в нем указать сумму компенсации, должностную инструкцию и льготы. Даже если вы сделаете предложение в устной форме, важно подкрепить его официальным подписанным документом, подтверждающим соглашение.

6. Подготовьтесь к приходу нового сотрудника
Как только сотрудник примет ваше предложение, вы можете установить дату начала работы и приступить к таким задачам, как приведение документов в порядок. Это важный элемент плавного перехода к первому рабочему дню. Подготовьте документы, требуемые местными и федеральными органами власти.

Принимая на работу нового сотрудника, соберите о нем все перечисленные данные и создайте физическую либо электронную папку, чтобы держать данные под рукой и при необходимости обновлять:

ФИО сотрудника
Адрес, включая почтовый индекс (если применимо)
Дата рождения
Пол и род занятий
Время и день недели, когда начинается рабочая неделя сотрудника
Количество отработанных часов в день
Общее количество часов, отработанных за неделю
Основание для расчета заработной платы сотрудника (оплата в час, в неделю, за проект и т. д.)
Обычная почасовая ставка
Общий заработок в день или в неделю
Общие сверхурочные за рабочую неделю
Все доплаты или вычеты из заработной платы
Общая сумма заработной платы за расчетный период
Дата оплаты и расчетный период, в который попадает оплата
Другие сведения в зависимости от региона

Уточните в местном департаменте труда, есть ли другие документы, которые необходимо вести о сотруднике.

7. Правила внутреннего трудового распорядка
Даже если у вас в штате всего один или два сотрудника, запись правил и требований в виде краткого списка или правил внутреннего трудового распорядка поможет донести до них правила вашей компании. Для очень маленькой компании это может быть документ всего на одну страницу с важными сведениями, которые вы можете дополнять по мере роста компании. Для более крупных компаний можно составить более объемное и подробное руководство. Независимо от размера вашей компании, правила внутреннего трудового распорядка должен изучить специалист по кадрам или юрист, чтобы они соответствовали юридическим требованиям в отношении, например, прав сотрудников. Вот некоторые пункты, которые обычно включают в правила внутреннего трудового распорядка:

Миссия компании
Официальное заявление, в котором кратко изложены цели вашей компании. Включив этот пункт, вы заранее сообщаете сотрудникам о своей деловой идентичности.
Оплачиваемый отпуск, если вы его предоставляете
Объясните, сколько оплачиваемых нерабочих дней будет предоставлено сотрудникам в год (если вы их предоставляете), включая больничные и праздничные дни. Сообщите, сколько неиспользуемых дней переносится на следующий год (если вы планируете так делать). Также можно включить информацию о сверхурочной работе.
Правила поведения
Опишите общие правила, такие как чистота на рабочем месте, дресс-код, опоздания и требования, касающиеся взаимодействия с другими сотрудниками. Также рассмотрите возможность включения списка прав работника.
Начисление заработной платы
Укажите дни, в которые сотрудники будут получать ежемесячную заработную плату, а также методы и требования, касающиеся учета рабочего времени и начисления заработной платы.
Праздничные дни
Перечислите праздничные дни, когда сотрудники могут рассчитывать на отпуск, и укажите, будут ли эти дни оплачиваться.

Не забудьте оставить строчку для подписи сотрудника, а после подписания документа храните экземпляр в личном деле сотрудника.

Обучение нового сотрудника
Бумажная работа сделана, дата выхода на работу назначена, и ваш новый сотрудник готов к работе. Прежде чем он приступит к выполнению своих обязанностей, необходимо составить план ознакомления нового сотрудника с вашей продукцией, услугами и рабочими процессами. Каким бы опытным ни был сотрудник, он должен ознакомиться с методами ведения бизнеса и характерными особенностями вашей продукции.

Составьте список вопросов, которые необходимо обсудить. Принимая нового сотрудника в компанию, подготовьте список тем, которые он должен изучить. Сюда может относиться вопрос учета рабочего времени, эксплуатации оборудования и процессов помощи клиентам. Наличие такого списка поможет сотруднику сориентироваться в первые несколько недель и упростит процесс обучения для вас.
Спросите, что сотрудник знает и хочет знать. Продвинутые навыки опираются на базовые, с которых необходимо начать. Даже самым квалифицированным сотрудникам может потребоваться восполнить пробелы в знаниях о вашем бизнесе.
Проводите обучение. Если у вас более крупный или устоявшийся бизнес, обучение поможет оставаться в курсе тенденций отрасли, а ваша команда будет хорошо осведомлена и заинтересована в работе. Если у вас больше одного сотрудника, рассмотрите возможность организации перекрестного обучения, во время которого сотрудники делятся опытом в определенной области с вами и коллегами.
Посещайте конференции и другие образовательные мероприятия. В более крупных компаниях многих сотрудников привлекает возможность обучения. Работники часто ценят возможность усовершенствовать свои навыки, и это может сделать их гораздо более продуктивными. Ищите тематические конференции, чтобы получить более довольных и квалифицированных сотрудников, которым нравится то, что они делают.

Аттестация
Независимо от того, один у вас сотрудник или несколько, хороший способ стимулировать продуктивность и постоянное развитие — регулярная аттестация. Оценка эффективности не должна быть первым случаем, когда сотрудники слышат о том, что у них хорошо получается, или об аспектах, требующих улучшения. Обратная связь должна предоставляться на ежедневной основе. Оценка эффективности — это ваш шанс время от времени (обычно каждый квартал) собираться вместе, анализировать достижения и цели развития и составлять план на предстоящий период. Это поможет:

Определить формат аттестации
В большинстве случаев во время аттестации работодатель и сотрудник обсуждают сильные стороны сотрудника, достижения, проблемы, цели и следующие шаги. В некоторых случаях сотрудники получают оценки в определенных областях, чтобы их эффективность можно было отслеживать и сравнивать при будущих проверках. Примеры форм отзывов можно найти в Интернете, чтобы решить, какие сведения и подход лучше всего подходят для вашего бизнеса. Помимо самостоятельного заполнения формы аттестации, некоторые работодатели предоставляют сотрудникам шаблон для самооценки. Это заставляет задуматься о производительности и целях и играть более активную роль в процессе. Какой бы способ оценки вы ни выбрали, будьте честны с сотрудниками в отношении ожиданий от работы и того, что будет происходить во время аттестации.
Установить сроки
Решите, как часто вы хотите проводить аттестации, и сообщите сотрудникам предполагаемые сроки. По возможности собирайтесь раз в квартал, а не раз в год, чтобы улучшить коммуникацию и не забывать о целях.
Отследить успехи
Вместо того, чтобы пытаться запомнить все пункты, которые нужно включить в аттестацию, ведите постоянный список достижений и трудностей каждого сотрудника: достигнутые цели, хорошо выполненные задачи, завершенные проекты, благодарности от клиентов и сорванные сроки. Это позволит дать более четкую и точную обратную связь.
Провести аттестацию
Помните, что цель аттестации — обеспечить открытое общение и помочь себе и сотрудникам расти и совершенствоваться. Для вас это возможность оставить свой отзыв и выслушать сотрудников: что они считают своими сильными сторонами, где им нужна дополнительная поддержка и в каких областях они хотят учиться и развиваться. Поэтому аттестация дает наилучший результат, если к ней подойти как к открытой дискуссии между работодателем и сотрудником. Сохраняйте теплый и дружелюбный тон, выберите время, когда вы не будете торопиться, и внимательно выслушивайте любые замечания сотрудника.
Документировать обсуждаемые вопросы
О важных моментах, затронутых во время аттестации, легко забыть. Во избежание этого делайте заметки о том, что вы обсуждали, и о следующих шагах, ведите запись для себя и предоставьте копию сотруднику. Вы можете использовать заметки и цели, которые вы записали, в качестве отправной точки при следующей аттестации.
Попросить об обратной связи
Одна из лучших вещей, которую может сделать руководитель, — попросить обратную связь у сотрудников. Интересуясь, что вы можете сделать лучше, вы показываете, что вы стремитесь быть хорошим лидером, тем самым укрепляя открытые и позитивные отношения. Это также научит вас оказывать сотрудникам необходимую поддержку и быть максимально эффективным лидером.

Качественные коммуникации с сотрудниками определяют их уровень удовлетворенности и ваш успех. Чтобы получить советы по эффективному общению со своей командой, посетите наш раздел для руководителей.

Тайм-менеджмент
Правильно управлять своим временем и помогать сотрудникам правильно распоряжаться их временем — важный аспект успешного ведения бизнеса. В частности, владельцы и сотрудники малых предприятий, как правило, выполняют множество задач, поэтому разумное использование времени имеет решающее значение для успеха. Вот несколько способов обеспечить наилучшее использование времени:

Расстановка приоритетов
Объясните сотрудникам, какие задачи имеют наивысший, средний и низкий приоритет. Например, жалоба клиента или проблема с заказом, вероятно, потребует немедленного внимания, в то время как мозговой штурм новой рекламной кампании может подождать день или два.
Планирование
Иногда составление планов, будь то бизнес-план или план запуска нового продукта, отнимает слишком много времени. Тем не менее составление списка действий, которые необходимо предпринять для достижения цели сэкономит время в долгосрочной перспективе. Составление плана заставляет вас определить шаги, необходимые для достижения цели, и оценить, сколько времени потребуется для каждого шага.
Избегание «подводных камней»
Все мы знаем о «подводных камнях», которые приводят к потере времени на работе: долгие разговоры с клиентами и коллегами, слишком частая проверка электронной почты и ответы на письма в течение дня, немедленное реагирование на проблемы вместо поиска их источника. Если вы или ваш сотрудник теряете время, эта привычка дорого обойдется вам в долгосрочной перспективе. Один из способов определить для себя эти проблемные области — вести подробный учет времени в течение дня. Когда и на что вы правильно тратите время? В каких областях можно оптимизировать временные затраты?
Помогите сотрудникам использовать время с умом
Разумное управление собственным временем — один из способов побудить сотрудников делать то же самое. Начинайте совещания вовремя; ведите графики на день, неделю, месяц и научитесь делегировать полномочия, а не делать все в одиночку. Как еще можно поощрять эффективное использование времени: хвалите сотрудников, когда они верно распоряжаются временем, или отмечайте сотрудников, когда они достигают целей вовремя. В некоторых случаях, если время распределяется нерационально, может потребоваться провести беседу с сотрудником, чтобы вместе найти способы более эффективной работы.

Расчет заработной платы
Справедливая, законная и своевременная оплата труда является важной частью ведения бизнеса. Но с налогами, ведением документации и установлением графика выплаты заработной платы занятым владельцам бизнеса может быть трудно понять, с чего начать. По мере роста бизнеса и увеличения числа сотрудников вам необходимо ознакомиться с юридическими требованиями в отношении начисления заработной платы, иметь установленный график и создать генеральный план для ведения начисления заработной платы и соответствующей налоговой отчетности. Начните с нашего раздела «Начисление заработной платы».

Пенсия
Как у владельца малого бизнеса, у вас уходит много времени на решение повседневных дел, из-за чего можно легко потерять из виду планы на будущее. Важно планировать и копить на пенсию, чтобы обеспечить свое будущее, а также будущее своих детей, супругов и иждивенцев. Узнайте, как это сделать, в разделе «Пенсия».

Лидерство
Как руководитель компании, вы играете уникальную роль в определении концепции компании, мотивации и привлечении сотрудников, принятии решения о направлении развития бизнеса. Знание своего стиля руководства и целей — важный шаг в определении того, каким лидером вы являетесь и хотите быть. Приобретение крепких лидерских навыков, составление плана коммуникации и умение делегировать обязанности помогут закрепить успех. Узнайте больше в разделе «Лидерство».

Возможно, вы начинали свой бизнес, думая, что всегда будете управлять им самостоятельно. Но создание команды сотрудников для поддержки ваших целей — это прекрасная возможность использовать сильные стороны других людей для улучшения вашего бизнеса и формирования сообщества, которое будет способствовать развитию бизнеса. От бумажной работы до оттачивания ваших лидерских навыков — наличие плана и постоянная работа над совершенствованием процессов и стиля руководства окупятся по мере роста бизнеса.