Знание требований
Сотрудники малых предприятий подпадают под действие государственного, регионального, а иногда и местного трудового законодательства. Узнайте в своих государственных органах о региональных и местных законах, применимых к вашему бизнесу. Изучите законодательство вашей страны в отношении:

• текущей минимальной заработной платы и законах о сверхурочной работе
• штатных и внештатных работников
• сверхурочной работы
• законов о детском труде
• чаевых
• кол-ва отработанных часов
• времени в пути
• времени ожидания
• дежурств
• времени на отдых
• совещаний и обучения
• разрешений на работу
• Отпусков

Решение касательно праздничных дней, отпусков и больничных
По мере того, как вы приближаетесь к дате начисления заработной платы, вам также необходимо решить, сколько оплачиваемых выходных вы хотите предложить своим сотрудникам, если таковые имеются. Предложение этой льготы позволит вашей компании оставаться конткурентоспособной и привлекать качественные кадры.

Праздничные дни
Выходные на праздники предлагают многие работодатели, и они варьируются в зависимости от страны.

Многие предприятия также предлагают оплачиваемые или неоплачиваемые отгулы, которые сотрудники могут использовать в связи с религиозными праздниками, а также отпуск в связи с тяжелой утратой (отпуск с работы в случае смерти члена семьи сотрудника).

Отпусков
Во всем мире предприятия предлагают сотрудникам отпуск в зависимости от ряда различных факторов, и продолжительность отпуска зависит от страны. Вы можете решить, хотите ли вы, чтобы ваши сотрудники отработали определенное количество времени, прежде чем воспользоваться этим преимуществом. Это может быть год работы или испытательный срок (имеется в виду вводный период). Некоторые владельцы компаний начисляют сотрудникам оплачиваемый отпуск каждый месяц (например, 8 часов в месяц), который можно взять в любой момент после того, как это время будет заработано.

Больничный
Требования к отпуску по болезни разнятся. Даже если ваши местные законы не требуют этого от вас, предоставление сотрудникам оплачиваемого отпуска по болезни может помочь вам сохранить конкурентоспособность как работодателю и даже сэкономить деньги. Например, если больной сотрудник приходит на работу, он может заразить вас или других сотрудников, и вы лишитесь ценных работников на более длительный период времени. Если этот человек обслуживает ваших клиентов напрямую, он также может заразить вашу клиентуру, что приведет к недовольству клиентов.

Что бы вы ни решили предложить, рекомендуется четко объяснять свое решение новым сотрудникам в письменной форме и включить его в свои  правила внутреннего распорядка, если он у вас есть.

Начало расчета заработной платы
Между ведением личного дела сотрудника, сбором налогов и выплатами региональным и государственным организациям начисление заработной платы может быть сложной задачей. Вот некоторые из шагов, которые вы можете предпринять, чтобы настроить начисление заработной платы для вашей компании.

1. Установить график оплаты
Это график, который определяет, когда вы будете платить сотрудникам за определенное количество отработанного времени. Зачастую оплата производится еженедельно, раз в две недели или ежемесячно. Выберите, какой вариант лучше всего подойдет для вашей компании, в зависимости от того, хотите ли вы самый простой вариант с точки зрения документов и расчетов (еженедельно или ежемесячно) или тот, который предпочитает большинство сотрудников (раз в две недели). В каждом регионе действуют специфические требования к графику выплат, поэтому обязательно ознакомьтесь с законами вашего региона или страны.

2. Изучить налоговую базу
И работодатели, и работники должны платить государственный подоходный налог, а также региональные и местные налоги и сборы в некоторых областях.

Для получения более подробной информации о государственных налогах на заработную плату посетите веб-сайт соответствующего государственного учреждения. Также при найме сотрудников можно проконсультироваться с бухгалтером или налоговым консультантом, чтобы убедиться, что вы правильно рассчитываете налоги на заработную плату.

3. Планировать время
Как работодатель, вы должны следить за тем, сколько часов работают ваши сотрудники. На большинстве предприятий сотрудники с почасовой оплатой записывают свое собственное отработанное время, а работодатель утверждает эти часы каждый период оплаты. Многие предприятия также отслеживают время, отработанное сотрудниками с почасовой оплатой, – по множеству причин, включая более простое администрирование заработной платы и управление льготами. Есть бесчисленное множество вариантов программного обеспечения, которые вы можете использовать, чтобы облегчить эту задачу.

4. Вести досье по каждому сотруднику
Каждый раз, когда на вашем предприятии появляется новый сотрудник, вы должны создать папку со следующей информацией. Рекомендуемая информация:

• ФИО сотрудника 
• Адрес, в т.ч. почтовый индекс
• Дата рождения
• Пол и род занятий
• Время и день недели, когда начинается рабочая неделя сотрудника
• Количество отработанных часов в день
• Общее количество отработанных часов за неделю
• Основание для расчета заработной платы сотрудника (оплата в час, в неделю, за проект и т. д.)
• Обычная почасовая ставка
• Общий заработок в день или в неделю
• Общие сверхурочные за рабочую неделю
• Все доплаты или вычеты из заработной платы
• Общая сумма заработной платы за расчетный период
• Дата оплаты и расчетный период, в который попадает оплата

Зайдите на веб-сайт вашего местного департамента труда, чтобы узнать о требованиях к ведению документации для конкретного региона.

В дополнение к необходимым документам ведите учет заработной платы и пособий сотрудника, а также рассмотрите возможность хранения отзывов, достижений и другой документации в папке. Чтобы максимально упростить этот процесс, вам необходимо настроить систему для сбора и хранения каждого вида информации, будь то папка с файлами, папка в цифровом виде или и то, и другое.

Опции начисления заработной платы
Вы узнали основную информацию о начислении заработной платы. Теперь пришло время решить, будете ли вы заниматься этим процессом самостоятельно, воспользуетесь услугами по начислению заработной платы или наймете бухгалтера, который поможет вам. Вот некоторые из преимуществ, недостатков и рекомендаций, связанных с каждым из вариантов.

1. Самостоятельное начисление
Этот вариант является самым дешевым, но требует больше всего времени, особенно если у вас несколько сотрудников или есть другие усложняющие факторы. Это также может привести к большему количеству ошибок, которые могут стоить вам юридических или налоговых санкций. 

Вы также можете найти программное обеспечение для расчета заработной платы, которое поможет вам в начале процесса. Чтобы узнать больше о том, как вести отчетность, ознакомьтесь с нашими советами по ведению документации здесь.

2. Использование услуг по расчету заработной платы
Доступно множество услуг по расчету заработной платы, причем эти услуги доступны по невысокой цене на одного работника за период оплаты, в зависимости от включенных услуг и функций. Преимущества этого варианта заключаются в том, что вы тратите меньше времени на начисление заработной платы и больше времени на управление компанией, а также в том, что вы можете получить индивидуальную консультацию по начислению заработной платы. Недостатком является то, что это дороже, чем производить начисление самостоятельно. Большинство поставщиков услуг взимают плату с работодателей либо по месяцам, либо из суммы заработной платы. Обратите внимание, что вам все равно нужно будет вести учет сотрудников и отслеживать отработанное время сотрудников. Вот несколько моментов, о которых стоит подумать при выборе поставщика услуги.

• Стоимость Существует ли несколько вариантов на выбор, и какой из них лучше всего соответствует вашим потребностям?
• Используемое ПО Если решение основано на технологии, хорошо ли оно интегрируется с бухгалтерским ПО, которое вы используете?
• Доступ для сотрудников Многие поставщики услуг позволяют сотрудникам просматривать свои платежные квитанции и другую информацию онлайн.
• Поддержка. Предлагается ли круглосуточная поддержка, по телефону или онлайн?
• Ответственность Возьмет ли провайдер услуги на себя ответственность за ошибку в начислении заработной платы или связанные с этим проблемы с налогами?

3. Наем эксперта
Это самый дорогой вариант, но он займет минимум вашего времени и избавит от головной боли. Как правило, стоимость бухгалтерских услуг варьируется в зависимости от опыта бухгалтера. Эти затраты обычно покрывают бухгалтерские услуги и поддержку помимо начисления заработной платы. Если вы можете нанять кого-то, кто, как вы знаете, имеет опыт начисления заработной платы, вы можете получить аналогичную поддержку за гораздо меньшую сумму. Еще одним преимуществом привлечения специалиста по начислению заработной платы является то, что этот человек также может помочь в других вопросах, например, дать совет по отслеживанию расходов, помочь открыть банковский счет и убедиться, что ваш общий учет по предприятию отвечает нормативным требованиям. Привлечение специалиста также может немного снять с вас ответственность.

Если вы решите нанять бухгалтера, вот несколько советов, как найти идеального кандидата.

• Ищите сертифицированного или дипломированного бухгалтера. Несмотря на то, что такой специалист обойдется вам дороже, он будет иметь более высокую квалификацию и обучение, а это означает, что его услуги и советы, вероятно, будут более точными и потенциально могут сэкономить вам больше денег в долгосрочной перспективе.
• Ищите кандидата с соответствующим опытом. Есть ли у человека опыт ведения бухгалтерского учета для предприятий того же размера и в том же регионе, что и ваше? Вы можете запросить список его клиентов, чтобы сразу увидеть, каким компаниям он помог.
• Узнайте об его опыте использования ПО Знаком ли человек с технологиями, которые вы используете в своей компании?
• Проводите собеседование тщательно. Поскольку этот человек будет работать с конфиденциальной финансовой информацией и информацией о ваших сотрудниках, вы должны быть уверены, что он надежен, квалифицирован и честен о своей квалификации. После собеседования обязательно проверьте рекомендации и даже подумайте о проверке биографических данных.
• Виртуально или лично? Вы бы предпочли поддерживать связь лично, или вам удобнее общаться по электронной почте, телефону и видеосвязи?

Когда доходит до планирования и начисления заработной платы, знания — это полдела. Независимо от того, выполняете ли вы задачу самостоятельно, делегируете ее своему сотруднику или нанимаете кого-то, потребуется проделать определенную работу и произвести планирование, чтобы сдвинуться с мертвой точки. Просто помните, что важно сохранять конфиденциальность информации в отношении заработной платы, поэтому полагайтесь только на доверенных сотрудников или профессионалов. Если вы наладите хорошую систему, она, скорее всего, будет становиться проще с каждым платежным периодом.