التخطيط التكتيكي

يستطيع مالكو المشروعات اللجوء إلى عدة طرق عند مواجهة تحدٍّ ما. وقد يكون اتخاذ قرار سريع أمرًا لازمًا في بعض الأحيان. ومع ذلك فإن وضع خطة تكتيكية والتفكير بعناية في الخطوات التالية غالبًا ما يكون نهجًا أفضل، إذا ما توفر لك الوقت اللازم لذلك.

والخطة التكتيكية مخطط مكتوب يضم إجراءات معينة ويتضمن الإجراءات المحددة التي من المقرر أن تتبعها للتعامل مع أي مشكلة أو لتحقيق أهداف بعينها. ويمكن أن تشمل قائمة بالمهام التي ستؤديها بنفسك وتلك التي ستكلف بها الموظفين. والخيار الأمثل هو تحديد هدف ووضع استراتيجيات تحقيق الهدف المذكور، ثم إعداد خطة تكتيكية لتنفيذ الاستراتيجيات المذكورة.

متى يكون ثمة حاجة إلى إعداد خطة تكتيكية

بشكل عام، يجهز مالكو المشروعات ويستخدمون خطة تكتيكية للتعامل مع الأهداف قصيرة الأجل التي يودون بلوغها خلال سنة أو أقل. ومع ذلك، فإنه وضع خطة تكتيكية من شأنه المساعدة في تحقيق النشاط التجاري الأهداف متوسطة الأجل أو طويلة الأجل.

وقد يكون من المجدي البدء بإعداد الأهداف الذكية (SMART) المرتبطة بأهدافك القصيرة الأجل والمتوسطة الأجل والطويلة الأجل. الأهداف الذكية تحقق الأهداف التالية:

أهداف محددة، حيث تساهم هذه النوعية من الأهداف في توفير الحافز. لذا يتعين عليك وضع هدف واضح له نتائج محددة.
أهداف قابلة للقياس يمكن تحقيقها، وستدرك أنك وصلت إلى الهدف. ويمكن تتبع الأهداف القابلة للقياس على امتداد مدار مسار المشروع.
أهداف قابلة للإنجاز يمكن بلوغها. ولأنك قد ترغب في بناء إمبراطورية تجارية، عليك البدء بوضع الأهداف التي يمكنك تحقيقها بصورة واقعية.
أهداف ذات صلة معقولة في إطار عملك. وستساعدك هذه على تحقيق أهداف أخرى في الوقت نفسه.
أهداف محددة المدة. ويعني ذلك أن لها موعدًا نهائيًا يتعين تحقيقها فيه؛ وقد تساعد مسألة وضع إطار زمني على تحفيزك والتحلي بالتركيز.

فمثلاً قد توجد لديك بعض الأهداف طويلة الأجل تتمثل في فتح مكان آخر للمشروع خلال الخمس سنوات التالية.

وتوجد عدة خطوات مرتبطة بالوصول إلى الأهداف التي من المقرر أن تحققها على مدار الخمس سنوات المقبلة، ومنها مثلاً زيادة أرباحك وتكوين مدخراتك وإيجاد أفضل مكان لمتجرك الثاني. كذلك يمكنك وضع الأهداف الذكية والخطط التكتيكية لكل خطوة من هذه الخطوات.

ابدأ بالخطوة الأولى، ألا وهي مسألة زيادة أرباح شركتك، فهذه مسألة واسعة للغاية على نحو يجعل من المتعذر أن يكون ذلك أحد الأهداف الذكية. بدلاً من ذلك يمكنك وضع هدف يتمثل في مضاعفة أرباح شركتك خلال سنة واحدة. ويكون هذا الهدف محددًا، إذ يمكنك قياس حجم المبالغ التي حققتها، وهو كذلك هدف قابل للإنجاز ومتصلاً بادخار المال لتوفير مكان جديد، فضلاً عن وجود مدة زمنية تقدر بعام واحد لتحقيق هذا الهدف.

يمكنك عندئذٍ تحديد الطرق المختلفة التي يمكن لمشروعك من خلالها إدرار المزيد من المال وإنشاء خطة تكتيكية لإدخال الخيارات المذكورة حيز التنفيذ.

التحليل الرباعي لنقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات (SWOT analysis) - أداة تخطيط مفيدة

الخطط التكتيكية تتمحور حول التصرفات، ولكن يبقى السؤال كيف تعرف ما هو التصرف اللازم؟ وقد تساعدك عملية تحليل نقاط القوة ونقاط الضعف والفرص والتهديدات على تحديد الاستراتيجيات المختلفة، وقد يمكنك عندئذٍ مقارنة هذه الاستراتيجيات لمعرفة ما يمكنك القيام لاحقًا.

ويحدد تحليلُ نقاط القوة ونقاط الضعف والفرص والتهديدات ما يلي:

نقاط القوة التي يتمتع بها نشاطك التجاري التي تساعدك على تحقيق تميزك على المنافسين.
قد تكون نقاط الضعف في صعوبة تحقيق نشاطك التجاري أهدافه.
الفرص المتاحة خارج نطاق نشاطك التجاري التي يمكن أن تساعدك أو التي يمكنك استخدامها من لتحقيق هدفك.
التهديدات؛ هي عوامل خارجية يمكن أن تؤثر في تقدّمك ونجاحك.

نقاط القوة ونقاط الضعف عوامل داخلية تتصل بمشروعك اتصالاً مباشرًا. وأنت تؤثر في نقاط قوتك أو ضعفك من خلال اتخاذ الإجراءات.

أما الفرص والتهديدات فغالبًا ما تكون عوامل خارجية. ومع أنه لا يزال عليك التخطيط لها والتعامل مع الآثار المترتبة عليها، فقد تكون مسألة التأثير على الفرص والتهديدات أمرًا أكثر صعوبة.

يمكنك استخدام جدول كهذا الوارد أدناه لإدراج كل عنصر من هذه العناصر. أحيانًا ما يعود طرح أسئلة كتلك الواردة في الجدول بفائدة في تحديد نقاط القوة ونقاط الضعف والفرص والتهديدات.

فيما يلي بعض الأمثلة:

نقاط القوة	نقاط الضعف
ماذا يميز نشاطك التجاري؟ ما المنتجات أو الخدمات الأكثر ربحية؟ هل تقدّم منتجات أو خدمات فريدة من نوعها؟ لماذا يحرصُ أفضل عملائك على الشراء منك؟ ما رأي العملاء الجدد فيك؟ ألديك علاقات جيدة مع مورّديك؟	لماذا يتوقف العملاءُ عن الشراء من نشاطك التجاري؟ لماذا لا يأتي العملاءُ إلى متجرك؟ ما أنواع الشكاوى التي ترد إليك؟ هل تواجه صعوبة في سداد ديونك؟ هل تواجه صعوبة في إيجاد المورّدين أو الإبقاء عليهم؟ هل اضطررت لرفض مهمة ما بسبب نقص المالِ أو الموظفين؟
الفرص	التهديدات
هل حددت طرقًا محتملة يمكنك بها إدرار المزيد من المالِ من العملاء الحاليين أو اجتذاب عملاء جدد إلا أنك لم تتخذ إجراءات بعد فيما يتعلق بهذا الصدد؟ هل توجد مناطق قريبة تشتمل على الكثير من العملاء المحتملين مع عدم وجود مشروعات منافسة في هذه المناطق؟ كيف تتغير تفضيلات العملاء وكيف يمكن لنشاطك التجاري الاستفادة من هذه التغييراتِ؟	هل تنافس مع شركة كبيرة يمكنها أن تفتح موقعا بالقرب منك؟ هل يقدم المنافسون منتجًا أو خدمة مماثلة بسعرٍ أقلٍ؟ هل يتناقص الطلبُ على ما تبيعه؟ هل يمكن أن يؤثر تغيير القانونِ على نشاطك التجاري؟

تساعدك استراتيجية تحليل نقاط القوة ونقاط الضعف والفرص والتهديدات على معرفة المزيد عن مشروعك ومنافسيك والبيئة، إلا أن هذه الاستراتيجية لن تخبرك بالكيفية الدقيقة التي يمكنك من خلالها الوصول إلى تحقيق أهدافك. ومن ثم استخدم استراتيجية تحليل نقاط القوة ونقاط الضعف والفرص والتهديدات لتحديد بعض الاستراتيجيات القليلة التي يمكنك اتباعها استنادًا إلى تحليلك.

ويمكن أن تركز الاستراتيجيات المذكورة على الكيفية التي يمكن من خلالها أن تساعد العوامل الداخلية (نقاط القوة ونقاط الضعف) في التعامل مع العوامل الخارجية (الفرص والتهديدات):

نقاط القوة والفرص (SO): ما نقاط القوة التي قد تساعدك على زيادة الاستفادة من الفرص لأقصى حد؟
نقاط القوة والتهديدات (ST): ما نقاط القوة التي قد تساعدك على تجنُّب التهديدات أو التغلب عليها؟
نقاط الضعف والفرص (WO): هل بمقدور الفرصة أن تساعدك على التعامل مع نقاط الضعف؟
نقاط الضعف والتهديدات (WT): ما التهديدات التي يمكنك تجنبها بمواجهة نقاط ضعفك؟

يمكنك استخدام الجدول المبين أدناه لتنظيمِ إجاباتك وكتابتها:

	نقاط القوة	نقاط الضعف
الفرص	نقاط القوةِ والفرصِ	نقاط الضعفِ والفرصِ
التهديدات	نقاط القوةِ والتهديداتِ	نقاط الضعفِ والتهديداتِ

خطوة بخطوة: استخدام تحليل نقاط القوة ونقاط الضعف والفرص والتهديدات بغرض وضع خطة تكتيكية

يجري بعض مالكي المشروعات عملية تحليل نقاط القوة ونقاط الضعف والفرص والتهديدات المرتبطة بمشروعهم بالكامل كل بضع سنوات قليلة. فإذا قمت بالمقارنة بين النتائج، فإنك قد تلاحظ الاتجاهات أو تجد طرقًا جديدة لتنمية مشروعك.

ويمكنك أيضًا استخدام تحليل نقاط القوة ونقاط الضعف والفرص والتهديدات للتعامل مع مشكلات أو أهداف بعينها، إذ يمكنك التعرف على صلة ما سبق بخطة تكتيكية ما.

لنجرِ تحليلاً لنقاط القوة ونقاط الضعف والفرص والتهديدات باستخدام استراتيجية الهدف الذكي (SMART)؛ وليكن مثلاً مضاعفة أرباح مشروعك خلال عام واحد.

تخيل أن مشروعك هو مطعم صغير الحجم في مدينة متوسطة الكثافة. وكان هذا المطعم الوجهة الأولية لتناول وجبات الغداء للكثير من العاملين في المكاتب بالمنطقة، مع أن المطعم يقدم وجبات العشاء أيضًا. وقد ظل المطعم مفتوحًا فعليًا لمدة عام واحد يرتاده بعض العملاء بصفة منتظمة إلا أن المالك غير متأكد مما يمكنه فعله لزيادة الأرباح.

وفيما يلي بيان بنتائج تحليل نقاط القوةِ ونقاط الضعفِ والفرصِ والتهديدات:

نقاط القوة	نقاط الضعف
يكون المطعم مزدحمًا بصفة منتظمة وقت تناول الغداء. يقدم العملاءُ آراء جيدة فيما يتعلق بتناول الطعام ولاسيما فيما يخص وجبات بعينها مثل الصلصة الحارة. إننا نبيع بعض القليل من الوجبات كل يوم. يفضل الموظفون العملَ هنا. يتوافر لدينا موقع جيد بالقرب من المشروعات المحلية التي تقدم لنا الدعمَ.	لا توجد صفحة وسائل تواصل اجتماعي أو موقع إلكتروني خاص بالمشروع. يشتكي بعض العملاءِ من تباطؤ الخدمة أو الفظاظة في تقديم الطلبات. لا نعرف بدقة مقدار المال الذي نُدرّه أو ننفقه يوميًا. نحقق ربحًا، ولكن ذلك الربح غير كافٍ لكي نتمكن من الإدخار.
الفرص	التهديدات
معرفة طرق لتقديم الخدمات للمزيد من العملاء في أثناء تناول وجبة الغداء. عرض تقديم خدمات ما بعد العمل لاجتذاب العملاء في أثناء فترات ضعف الطلب بيع السلع، ومن بينها التيشرتات أو الصلصة الحارة المُعبّأة في زجاجات. البدء في الاحتفاظ بسجلات مُفصّلة تتضمّن حجم مبيعاتنا ونفقاتنا. خلق تواجُد على الإنترنت. تحسين تدريب الموظفين.	قد يتم افتتاح مطعم منافس يجتذب عملاءنا. في حالة إغلاق أي من المكاتب القريبة لنا، لن يتوافر لدينا الكثير من العملاء المُحتملِين كما هو الحال في الوقت الحالي. قد يزيد مُورِّدونا الأسعار. قد يزيد المالك أسعار الإيجار. قد تتسبّب الآراء السلبية في عدم زيارة العملاء لمطعمنا.

ثم تقوم هي بمراجعة النتائج واستعراضها للوصول إلى الاستراتيجيات المُتعدِّدة:

نقاط القوة والفرص (SO): يمكننا إعداد قائمة خدمات ما بعد العمل، بحيث تختلف محتويات هذه القائمة عن قائمة الغداء وذلك للمساعدة في إعادة عملائنا المنتظمين إلينا في وقتٍ آخر من اليوم. يجب علينا أن نتأكّد من أن العمالة مُدرّبة لتذكير العملاء ممّن يتناولون الغداء بالعروض.

يمكننا كذلك أن نعرِض خدمات تقديم الأطعمة مباشرة إلى الشركات القريبة، ممّا سيزيد من حجم مبيعات الغداء لدينا وتقديم أطعمتنا لعددٍ أكبر من موظفي المكاتب في المنطقة. ربما تكون خدمات تقديم الأطعمة المذكورة المصدر الثاني لدخلنا. بعد ذلك لو تمكّنا من تعبئة الصلصة الحارة المحببة فعليًا للعملاء في زجاجات وبيعها، فقد يكون ذلك المصدر الثالث لإدرار المال.

علاوة على ذلك، قد يُساعِدنا إنشاء موقع إلكتروني والتواجُد على وسائل الإعلام الاجتماعي على الإعلان عن خدماتنا وعن تقديم الأطعمة للشركات والصلصة الحارة.

نقاط القوة والتهديدات (ST): يمكننا إطلاق برامج مكافآت يُتيح للعملاء الحصول على وجبة مجانية بعد قيامهم بـ 10 مشتريات. قد يُساعِدنا البرنامج في الحفاظ على عملائنا المنتظمين حتى وإن قام منافس بافتتاح مطعم بالقُرب مِنّا.

بما أننا نبيع بعض العناصر القليلة بالكامل يوميا؛ فينبغي علينا محاولة معرفة كمية المُكوِّنات التي علينا طلبها؛ وقد يُساعِدنا وجود نظام لحفظ السجلات. وربما يمكننا استخدام طلباتنا الكبيرة في التفاوُض على أسعار أقل مع مُورِّدينا.

نقاط الضعف والفرص (WO): قد تُساهِم الفرصة المرتبطة بالعروض الخاصة المُقدّمة بعد العمل في زيادة مبيعاتنا وتسمح لنا بتعيين المزيد من العمالة، ممّا قد يُساعِد في التعامُل مع الآراء السلبية ذات الصِلة بتباطؤ الخدمة. ومع ذلك، فإننا بحاجة كذلك إلى التركيز على التدريب المبدئي للعمالة للتعامُل مع الشكاوى المُقدّمة بخصوص تقديم الخدمة بصورة فظّة.

قد يُساعِدنا وجود نظام لحفظ السجلات على تتبُّع كمية المُكوِّنات التي نطلبها بدقّة ونوعية الأطعمة والمشروبات التي نبيعها. وقد تُساعِدنا مسألة التعرُّف على هذه المعلومات على التخطيط للطلبات المستقبلية من المُورِّدين والتأكُّد من أننا نُوفِّر ما يكفي من مُكوِّناتٍ دائمًا، ولا سيما فيما يتعلّق بالبنود التي يُفضِّلها العملاء بصورة أكبر، وحفظ المُكوِّنات الزائدة من التلف. وقد يُساعِدنا ذلك على توفير المال الذي يمكننا فيما بعد اعتباره مدخرات.

نقاط الضعف والتهديدات (WT): تُساهِم مسألة تحسين الآراء الكلية في الحد من التهديدات التي يفرضها المنافسون حيث أن ذلك سيُساهِم في بناء قاعدة عملائنا المنتظمين.

تُساهِم مسألة إنشاء نظام لحفظ السجلات والمدخرات في مساعدتنا فيما يتعلّق بالتفاوض مع المُورِّدين، ممّا يُساعِدنا في المقارنة بين المُورِّدين وطلب صفقاتٍ أفضل. وإذا كان بإمكاننا توفير المال، فقد يكون بمقدورنا أيضا شراء متجرنا، وسيُساعِدنا ذلك على تجنُّب تهديدات المالك بزيادة الإيجار.

لدى مالكة الشركة الآن قائمة بالاستراتيجيات والإجراءات التي يمكنها اتخاذها لتحسين مشروعها ومبيعاته. تستند هذه الاستراتيجيات والإجراءات جميعًا إلى نقاط القوة والضعف الحالية المرتبطة بالشركة، والفرص، والتهديدات المُحِيطة.

وستقوم خطة تكتيكية بتحويل الاستراتيجيات إلى إجراءات. تُساهِم الخطة في وضع قائمة بالمشروعات المختلفة استنادًا إلى حجم المساعدة التي ستُقدِّمها هذه المشروعات للوصول إلى هدفك، وتحديد المسؤوليات لكل مشروع.

يمكن لمالكة المطعم الاضطلاع ببعض العمل بنفسها وبدء التواصُل مع الشركات المحلية لمعرفة مدى اهتمامهم بخدمة تقديم الأطعمة. كما ويمكنها تفويض بعض العمل، ربما بالطلب من أحد موظفيها المُتخصِّصين في التكنولوجيا أن يبدأ بالبحث عن خيارات لحفظ السجلات، والطلب من أحد موظفي الصالة لديها ممّن لديهم صِلاتٍ قوية تحضير عرض تدريبي لموظفي الصالة الآخرين.

توسيع نطاق أعمالك من خلال الاستعانة بالخطط التكتيكية

إن وضع أهداف ذكية وتحديد الاستراتيجيات أو الفرص هو جزء مهم في توسيع نطاق الأعمال. لكنكِ بحاجة إلى تحويل أفكاركِ إلى إجراءات إذا ما أردتِ تحقيق أهدافكِ.

تنبني الخطة التكتيكية على أساس معرفتكِ وبحثكِ لاتخاذ قراراتٍ مدروسة بشأن شركتكِ. وبوجود خطة تكتيكية تتم مراجعتها، سوف تعرِف المهام التي يمكنكِ تكليف موظفيكِ بها وما عليكِ فعله لبلوغ أهدافكِ.

إخلاء المسؤولية: الموقع لا يهدف الى تقديم الاستشارات القانونية
يقدم هذا الموقع الإلكتروني معلومات عامة حول تأسيس المشروعات/الأعمال وإدارتها. ويهدف محتوى الموقع الإلكتروني لتقديم المعلومات فقط وليس تقديم المشورة أو الآراء المتعلقة بالمسائل القانونية أو المالية أو المرتبطة بالضرائب. ولا يجوز تفسير محتويات الموقع وعرض المعلومات المتاحة به باعتبارها مشورة مقدمة في مجال الشئون القانونية أو الضرائب تحت أي ظرف من الظروف أو في أي موقف من المواقف الواقعية، كما لا يجوز الاعتماد على هذه المعلومات باعتبارها مشورة قانونية أو مشورة في مجال الضرائب بأي شكل من الأشكال. ولا يجوز اتخاذ أي تصرف اعتمادا على المعلومات الواردة في هذا الموقع، وتبرئ مجموعة فيزا ذمتها من تحمل جميع أشكال المسئولية المتعلقة بالتصرفات التي يتم اتخاذها أو لا يتم اتخاذها استنادا إلى أي من محتويات هذا الموقع أو جميعها بأقصى قدر يسمح به القانون. لذا عليك الاتصال بالمستشار قانوني لتلقي المشورة المتعلقة بأي مسألة قانونية أو ضريبية، أو أي مشكلات قانونية أو ضريبية، ومن بينها المشكلات المتعلقة بمشروعاتك الحالية أو المحتملة.