لا تتمكن الكثير من المشروعات من كسب المال في سنوات عملها الأولى حيث أنها قد تحصل على الكثير من المال لفتح مشروع (فكر في جميع المستلزمات والتأمين ورسوم الترخيص واتفاقيات الإيجار التي قد تحتاج إليها)، وقد تستغرق مسألة جذب العملاء بعض الوقت.

وتكون مسألة فهم حجم المال الذي يدره مشروعك والتكاليف المرتبطة بإدارة المشروع مهمة لتحقيق النجاح على المدى الطويل.

ابحث على نقاط تعادلك

يصل مشروعك إلى نقطة التعادل عندما يغطي المال الذي تدره من مبيعات المشروع نفقات مشروعك. وعلى الرغم من أن هدفك قد يكون كسب المال لا مجرد تغطية النفقات، فإن الوصول إلى نقطة تعادلك تعتبر بمثابة خطوة مهمة في طريق تحقيق الأرباح.

ويمكنك احتساب نقطة التعادل لكل منتج أو خدمة تبيعها.

استخدام نقاط كسر التعادل الخاصة بك
بمجرد قيامك باحتساب نقاط تعادل مشروعك، يمكنك استخدام هذه المعلومات مع موازنتك لاتخاذ قراراً أفضل للمشروع. ويمكنك وضع أهداف لمشروعك وعمالتك، والتعرف على كيفية تغير نقاط تعادل مشروعك إذا قمت بزيادة الأسعار أو خفضها أو قررت عرض أي منتج جديد على أساس سعر تكلفته متى كان ذلك مجدياً.

ويتضمن هذا الجزء نصائح قيمة إذا كنت ترغب في كسب المال بدلاً من مجرد الوصول إلى نقطة التعادل - أضف ربحك المرغوب فيه على التكاليف الثابتة التي تتكبدها. مثال: إذا كنت ترغب في كسب مبلغ معين شهرياً، أضف جميع النفقات الثابتة الخاصة بالمشروع ثم أضف هذا المبلغ الإضافي. ثم استهدف “كسر التعادل” مع التكلفة الثابتة الجديدة.

حساب نقطة كسر التعادل للمنتج
ستحتاج إلى معرفة عدة أجزاء من المعلومات قبل إجراء حسابات كسر التعادل:

• التكاليف الثابتة لمشروعك. تعني القيمة الإجمالية لنفقاتك الثابتة، مثل قيمة الإيجار أو التأمين مما تدفعه كل شهر.
• متوسط تكلفة كل منتج. متوسط تكلفة إنشاء المنتج أو شرائه. وقد تتغير هذه التكاليف مع اختلاف تكاليف المواد والعمالة والعمولات وغيرها من التكاليف؛ ولكن بإمكانك استخدام متوسط التكلفة لكل منتج في عمليات احتسابك.
• السعر المخفَّض للمنتج. عدد من تبيع لهم المنتج. ومتى كان سعر بيع منتجك أقل من متوسط التكلفة لكل منتج، فستكون بحاجة إلى خفض تكاليفك أو زيادة أسعارك (أو القيام بالأمرين) لكسب المال.
• هامش مساهمتك. يعني سعر بيع منتجك مطروحًا منه تكلفة إنشاء المنتج. 
• نسبة هامش مساهمتك. يمكنك أيضاً أن يكون هامشك على هيئة نسبة مئوية أو معدل إذا قمت بقسمة هامش مساهمتك على سعر المنتج. 

وفيما يلي بعض المعادلات المجدية. وفيما يتعلق بهذه الأمثلة نفترض أن تكلفة إدارة مشروعك 1000 دولار أمريكي شهرياً وأن تكلفة إنشاء منتجك هي 5 دولار أمريكي، بينما تبيع منتجك مقابل مبلغ وقدره 13 دولار أمريكي:

نقطة التعادل فيما يتعلق بعدد المنتجات = التكلفة الثابتة / (سعر المنتج – متوسط التكلفة التي تتكبدها لكل منتج)

• 1,000 / (13-5) = 125. ومن ثم فإنك بحاجة إلى بيع 125 منتجًا لتغطية نفقاتك الشهرية.

نقطة التعادل في المبيعات = المبيعات الثابتة / معدل هامش المساهمة

• 1,000 / .6154 = 1,625 دولار. ومن ثم فإنك بحاجة إلى أن تدر 1625 دولار أمريكي شهرياً للوصول إلى نقطة التعادل وتغطية تكلفة مشروعك بالإضافة إلى تكلفة إنشاء منتجك.

بيان الأرباح والخسائر
يمكن أن تساعدك قائمة الأرباح والخسائر المعروفة أيضاً باسم قائمة الدخل أو قائمة الإيرادات أو الربح والخسارة ببساطة على تحديد الموقف المالي الكلي لمشروعك. وتعتبر قائمة الأرباح والخسائر واحدة من القوائم المالية الثلاثة حيث أن القائمتين الآخرتين هما الميزانية وقائمة التدفقات النقدية.

وتحلل قائمة الأرباح والخسائر دخلك ونفقاتك للكشف عن ربحك خلال مدة زمنية محددة، مثل: شهر أو ربع سنة أو سنة أو عدة سنوات. ويمكن استخدام معادلة بسيطة لتحديد ذلك:

الدخل (يعرف أيضاً باسم الإيرادات) – النفقات = الربح (يعرَف أيضا باسم صافي الدخل)

ومع ذلك تحلل قائمة الأرباح والخسائر مصادر دخلك المختلفة ونفقاتك، مما يساعدك في فهم الكيفية التي يمكن من خلالها للمشروع إدرار المال وإنفاقه بصورة أفضل.

استخدام بيان الربح والخسارة
يُمكنك العثور على معلومات مهمة من خلال مراجعة بيان الأرباح والخسائر بانتظام. يمكنك المقارنة بين أرباحك الحالية وأرباحك عن الفترات السابقة لتحديد ما إذا كان مشروعك قد حقق أرباح أكبر أو أقل. وإذا لاحظت أن أرباح مشروعك تقل مع مرور الوقت، قد يمكنك التصرف سريعاً وخفض نفقاتك أو زيادة مبيعاتك لتظل محققا للأرباح.

كما يُمكن أن يكون بيان الأرباح والخسائر مفيدًا عندما تعيد كتابة خطة المشروع أو تحدثها. يمكنك مشاركته مع المقرضين عند التقدم بطلب للحصول على قرض تجاري، ويمكنك استخدام الأرقام الموجودة في بيان الأرباح والخسائر لمساعدتك في إعداد المستندات الضريبية لمشروعك وتقديمها.

إنشاء بيان الأرباح والخسائر وقراءته
يُمكنك إنشاء بيان الأرباح والخسائر الخاص بك، أو البدء باستخدام نموذج يُمكنك ملؤه. أو إذا قمت باستخدام أحد البرامج المحاسبية، والذي يمكنه إنشاء قائمة أرباح وخسائر لمشروعك.

وإذا قمت بإعداد قائمة الأرباح والخسائر الخاصة بك، قد ترغب في استخدام جدول. وتتضمن قائمة الأرباح والخسائر الكثير من عمليات الإضافة والطرح؛ ويكون الجدول أقل عرضة للأخطاء وأسهل في الاستخدام مقارنة بالقيام بالعمليات الحسابية بمفردك.

تتم عملية تقسيم قائمة الأرباح والخسائر إلى عدة بنود مختلفة؛ كما تستخدم قوائم الأرباح والخسائر القواعد المحاسبية التي قد لا تعرفها إذا لم تكن قد درست المحاسبة من قبل، وفي بعض الأحيان تكون هناك عدة أسماء لنفس الشيء.

وفيما يلي تقسيم القواعد المحاسبية وفقا للترتيب الذي تظهر به في قائمة الأرباح والخسائر وما تعنيه هذه البنود:

• العائد/المبيعات. المال الذي يجنيه مشروعك. ويمكنك تقسيم الإيرادات إلى أنواع مختلفة من الدخل، مثل: الدخل من بيع المنتجات والدخل من بيع الخدمات.
  بصفة عامة، يوجد سطر تحت الإيرادات للمال الذي يخسره مشروعك فيما يتعلق بالمبيعات. مثال: عند قيام أي عميل بإعادة منتج، يمكنك إدراج المال الذي قمت بإعادته إلى العميل باعتباره نفقات في الجزء المخصص للإيرادات.
• صافي المبيعات/إجمالي مبيعات التشغيل. قم بطرح النفقات المرتبطة بالإيرادات، ومن بينها العائدات، من إيرادات مبيعاتك لتحديد صافي قيمة مبيعاتك. ويعني صافي مبيعاتك حجم المال الذي يدره مشروعك من بيع المنتجات والخدمات قبل أخذ أي نفقات أخرى في الاعتبار.
• تكلفة البضائع المباعة/التكاليف المباشرة. تشير تكلفة السلع المباعة إلى التكاليف المواد والعمالة اللازمة لإنشاء البنود التي قد قمت ببيعها. وأحيانا ما يشار إلى ذلك باسم التكاليف المباشرة حيث يتضمن ذلك جميع النفقات المتعلقة مباشرة بمنتجك أو عرض خدمتك.
• الربح الإجمالي/الهامش الإجمالي. إذا طرحت تكلفة البضائع المباعة من صافي المبيعات، فستكتشف الربح الإجمالي أو الهامش الإجمالي الخاص بك.
• النفقات التشغيلية/OPEX. النفقات التشغيلية (OPEX) للمشروع هي النفقات الإضافية اللازمة لإدارة مشروعك. وقد يكون بند النفقات التشغيلية أطول من تكلفة السلع المباعة إذ ينبغي عليك إدراج واستخدام الصفوف المختلفة الخاصة بأي نفقات مما لا يتعلق مباشرة بتصنيع المنتج أو عرض الخدمة. 
  ومن أمثلة ذلك الإيجار والمرافق والإعلانات والسفر والتدريب والتأمين. وربما تندرج تكاليف العمالة للموظفين ممن لا يكون لهم دور مباشر في صناعة أي منتج أو خدمة، مثل مدير عام المكتب أو موظف الاستقبال، ضمن النفقات التشغيلية.
• إجمالي النفقات التشغيلية. جمع كافة أشكال النفقات التشغيلية للوصول إلى الإجمالي.
• الأرباح قبل خصم الفوائد والضرائب. إجمالي ربح المشروع مطروحًا منه إجمالي النفقات. وتعرض الأرباح قبل الدخل والضرائب حجم المال الذي يدره مشروعك قبل دفع الفوائد أو الضرائب.
• مصروفات الفوائد. إذا حصلت على قرض يخص مشروع وكنت تدفع فائدة على القرض، فيمكنك إدراج نفقات الفائدة ضمن هذا البند.
• صافي الربح قبل الضرائب/الأرباح قبل الضرائب. إجمالي ربح المشروع مطروحًا منه إجمالي النفقات ونفقات الفائدة. أو الأرباح قبل الدخل والضرائب مطروحًا منها نفقات الفائدة. إذا لم يكن لديك أي نفقات فائدة، فستكون الأرباح قبل الضرائب هي نفسها الأرباح قبل الدخل والضرائب.
• ضرائب الدخل. مجموع القيمة الإجمالية للمال الذي ينفقه المشروع فيما يتعلق بضرائب الدخل المحلية والوطنية.
• صافي الدخل / صافي الأرباح. طرح ضرائب الدخل من الأرباح قبل الضرائب لمعرفة صافي دخل المشروع. ويعني ذلك إجمالي المال الذي يحققه المشروع خلال مدة زمنية محددة.

وفيما يلي تعبيران آخران قد تجدهما في قائمة الأرباح والخسائر:

• خط الإنتاج. يوجد خط الإنتاج في الجزء العلوي من بيان الربح والخسارة، وهو نفس العائد/المبيعات الخاصة بك. إذا كان خط الإنتاج الخاص بمشروعك ينمو، فهذا يعني أنك تبيع المزيد من المنتجات والخدمات. وقد يعني تزايد إجمالي الإيرادات أو المبيعات بعد خصم الضريبة أن مشروعك يحقق نمواً، ولكن لن تتمكن من تحقيق أرباح أكثر متى زادت نفقاتك في نفس الوقت.
• الدخل الصافي بعد خصم الضريبية. يتواجد صافي الدخل بعد خصم الضريبة في أخر سطر أسفل قائمة الأرباح والخسائر ويمثل صافي دخلك أو صافي أرباحك. ويعني نمو صافي الدخل بعد خصم الضريبة أن مشروعك يحقق مالاً أكثر.

يمثل المذكور أعلاه أساسيات قائمة الأرباح والخسائر. وتبدو قائمة الأرباح والخسائر معقدة للغاية في حد ذاتها. وإن الجزء الصعب منها هو التأكد من أن جميع المعلومات التي تستخدمها معلومات صحيحة. ولتقم بذلك، عليك التأكد من أن لديك نظاماً جيداً لحفظ سجلات المشروع، ومن بينها البرامج المحاسبية حيث تسجل عمليات البيع الخاصة بمشروعك ونفقاتك.