Zur grundlegenden Buchführung gehören:

• Betriebsausgaben
• Verkaufsdaten
• Debitoren
• Kreditoren
• Liste über Kund:innen
• Anbieter:innen
• Informationen zu Mitarbeitenden
• Steuerunterlagen
• Rechnungen
• Bestellungen
• Quittungen
• Bankauszüge
• Verträge

Durch das Führen dieser Aufzeichnungen können Sie:

• wissen, wie viel Geld Sie investieren müssen, um Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung zu entwickeln
• Preise festlegen
• das veranschlagte Budget mit den tatsächlichen Kosten vergleichen
• Ausgaben verfolgen
• kluge Kaufentscheidungen treffen
• sich auf die Steuererklärung vorbereiten
• einfachen Zugriff auf Informationen zu Kund:innen und Mitarbeiter:innen erlangen
• Ihr Unternehmen im Falle einer Buchprüfung oder eines Problems mit Mitarbeitenden schützen
• den erwarteten Gewinn berechnen

Um den Aufzeichnungsprozess zu starten, bestimmen Sie ein System zur Verfolgung von Transaktionen und anderen Details. Dies kann online, auf Papier oder mittels einer Mischung aus beidem geschehen. Zu den wichtigsten Aufzeichnungen gehören:

Verkaufsprotokoll: In diesem Protokoll sollten Sie festhalten, wie viel Sie pro Tag, pro Woche und pro Monat verkaufen, einschließlich des Datums, der Art des Produkts oder der Dienstleistung und der Betragshöhe jedes Verkaufs.

Kreditorenprotokoll: EinKreditorenprotokoll listet das Geld auf, das ein Unternehmen anderen Personen oder Unternehmen schuldet. Geben Sie den geschuldeten Betrag an sowie wem Sie das Geld schulden, wann die Zahlung fällig ist und an welchem Datum Sie bezahlt haben. Indem Sie ein Kreditorenprotokoll führen, stellen Sie sicher, dass Ihnen dasselbe Produkt oder dieselbe Dienstleistung nicht mehr als einmal in Rechnung gestellt wird. Es ist außerdem sinnvoll, stets die Augen nach Rabatten für vorzeitige Zahlungen offen zu halten.

Debitorenprotokoll: Ein Debitorenprotokoll listet das Geld auf, das andere Personen oder Firmen einem Unternehmen für Waren oder Dienstleistungen schulden, die dieses Unternehmen geliefert hat. Das Protokoll enthält eine Liste der Kund:innen, die Ihnen Geld schulden, wie viel sie schulden und wann die Zahlung fällig ist. Sie können auch eine Liste von Kund:innen erstellen, denen aufgrund vergangener Zahlungsausfälle kein Kredit mehr gewährt werden soll. Geben Sie für jeden Eintrag das Datum, den Namen des Kunden oder der Kundin, den Betrag, das Einzugsdatum und den Status an.

Betriebsausgabenprotokoll: Hier erfassen Sie die Gesamtsumme Ihrer Geschäftsausgaben wie Miete, Strom, Gehälter und Betriebsmittel. Das Protokoll sollte das Datum, eine Beschreibung jeder Ausgabe und den jeweiligen Betrag enthalten.

Bestellung: Ein Dokument, das die offizielle Bestätigung einer Bestellung eines Käufers / einer Käuferin zeigt, der oder die sich verpflichtet, den Verkäufer / die Verkäuferin für ein bestimmtes Produkt oder eine bestimmte Dienstleistung zu bezahlen.

Verträge: Unabhängig davon, ob Sie einen Liefervertrag mit einem Anbieter / einer Anbieterin erarbeitet haben, ein neues Gerät anmieten oder eine Unternehmensversicherung abschließen, sollten Sie eine Kopie des Vertrags in Ihren Unterlagen aufbewahren. Indem Sie eine Kopie all Ihrer Verträge vorweisen können, vermeiden Sie zukünftige Meinungsverschiedenheiten.

Liste über Kund:innen Je nach Art Ihres Unternehmens kann es sinnvoll sein, die Informationen Ihrer Kund:innen zu erfassen, damit Sie passende Werbung für Angebote oder neue Produkte aussenden können. Verzeichnen Sie den Namen des Kunden / der Kundin, die erworbenen Produkte, die Telefonnummer, die E-Mail-Adresse und Post- oder Lieferadresse. Sie sollten einen Sicherheitsplan haben, um diese sensiblen Informationen zu schützen.

Um die Vorschriften einzuhalten und rechtliche Probleme zu vermeiden, sollten Sie Kopien einiger Aufzeichnungen aufbewahren, auch wenn diese im täglichen Betrieb nicht mehr gebraucht werden. Es ist beispielsweise sinnvoll, Kopien aller Ihrer Verträge bis zu sieben Jahre lang aufzubewahren. Prüfungsberichte, Jahresabschlüsse und Aufzeichnungen zu Pensionsplänen sollten Sie dagegen auf unbestimmte Zeit aufbewahren.

Hier können Sie Vorlagen zur Buchführung herunterladen.