Budgets, Buchhaltung und Planung

 

Budgets, Buchhaltung und Planung

Für die Planung und Entscheidungsfindung ist eine klare Aufzeichnung der Leistung Ihres Unternehmens äußerst wertvoll. Sie können sich am Anfang für einen Prozess zur Nachverfolgung leistungsbezogener Details entscheiden. Ihr Budget, Ihre Buchhaltungsunterlagen und Planungsdokumente können Teil dieses Prozesses sein. Eine ordnungsgemäße Nachverfolgung erfordert zwar etwas Übung und Einsatz, die Ergebnisse können Ihnen jedoch dabei helfen, auf Erfolgen aufzubauen und Bereiche zu identifizieren, in denen die Leistung Ihres Unternehmens noch verbessert werden könnte.

Führen Sie Aufzeichnungen überIhr Budget

Die beiden wichtigsten Elemente des Budgetmanagements sind:

  1. Trennen Sie Ihr persönliches Budget von Ihrem Geschäftsbudget. Die strikte Trennung Ihrer privaten und geschäftlichen Finanzen kann die Buchführung erleichtern und zum Schutz Ihres persönlichen Vermögens beitragen. Sie sollten auch erwägen, ein separates Girokonto, eine separate Kreditkarte und ein eigenes Budget für Ihr Unternehmen zu führen. Die Trennung dieser Finanzströme vereinfacht die Steuererklärung und hilft Ihnen, die Kredithistorie Ihres Unternehmens zu erstellen. Darüber hinaus können Sie Ihre persönlichen Finanzen schützen und die Finanzlage Ihres Unternehmens besser verstehen.
  2. Kenntnisse der Grundlagen der Unternehmensbuchhaltungund, falls dies aufgrund Ihrer finanziellen Situation machbar ist, die Zusammenarbeit mit einem guten Finanzberater / einer guten Finanzberaterin oder einem Buchhalter / einer Buchhalterin. Indem Sie Ihr Wissen zu Finanzthemen erweitern und sich auf die Hilfe eines Experten / einer Expertin verlassen, können Sie Fehler vermeiden und sogar Betrug aufdecken.

Insider-Tipps zur Verfolgung Ihres Budgets

  • Überwachen Sie den Fortschritt bei der Einrichtung eines Notfall-Fonds. Unternehmen sind mit Risiken konfrontiert, die mit einer Abschwächung der Konjunktur, schlechten Verkaufszeiten oder einem ungeplanten Ereignis zusammenhängen. Die Einrichtung eines Notfall-Fonds hilft Ihnen, sich vor diesen Risiken zu schützen und auf schwierige Zeiten vorzubereiten.
  • Überprüfen Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben regelmäßig, um sicherzustellen, dass Ihnen keine versteckten Kosten entgehen oder Sie nicht über Ihre Verhältnisse leben.
  • Stellen Sie gegebenenfalls einen zertifizierten Buchhalter / eine zertifizierte Buchhalterin ein, der / die Ihnen bei der Verwaltung Ihrer Finanzen hilft, wenn Ihr Budget dies zulässt. Beachten Sie, dass Sie selbst mit fachkundiger Unterstützung die Verantwortung für die genaue Kontrolle und Verfolgung der Finanzen Ihres Unternehmens übernehmen müssen.
  • Überprüfen Sie den eingehenden und ausgehenden Geldfluss sorgfältig. So stellen Sie sicher, dass Sie alle Ausgaben bezahlen können, auch wenn Sie noch auf den Eingang von Zahlungen warten. Selbst umsatzstarke Unternehmen können in Schwierigkeiten geraten oder müssen sogar schließen, weil sie ihre Rechnungen oder Gehälter nicht bezahlen können, während sie auf Zahlungen von Kund:innen warten.
  • Verwenden Sie unter Umständen revolvierende Kreditlinien (verfügbarer Kredit) oder Kreditkarten, um Ihren Cashflow zu optimieren und Rechnungen zu bezahlen, während Sie auf Kundenzahlungen warten. Zahlen Sie Ihre Kreditkartenrechnungen immer so schnell wie möglich, um Zinszahlungen zu vermeiden und Ihr Kreditlimit oder den Höchstbetrag, den Sie mit Ihrer Kreditkarte ausgeben können, einzuhalten.

Zahlen Sie stets pünktlich
Verspätete Zahlungen bei Bankdarlehen oder Kreditkarten führen normalerweise zu hohen Verzugsgebühren. Darüber hinaus kann dies Ihr Kreditlimit, Ihre Möglichkeit, Kreditlinien zu erhalten und Ihre Glaubwürdigkeit in den Augen anderer Unternehmen beeinträchtigen. Schlechtes Finanzmanagement kann einem Unternehmen schaden oder es sogar in den Konkurs treiben. Genau wie bei den privaten Finanzen ist es wesentlich, Anbieter:innen, Rechnungen und andere Schulden pünktlich zu bezahlen, um Ihr Unternehmen, Ihre Kreditwürdigkeit und Ihren Ruf zu schützen.

Weitere Informationen zur Budgetierung finden Sie auf der Budgetierungsseite.

Buchhaltung

Ähnlich wie die Budgetierung handelt es sich bei der Buchhaltung um einen Prozess zur Kontrolle der Unternehmensfinanzen. Die Buchhaltung befasst sich mit der Aufzeichnung, Zusammenfassung, Analyse und Berichterstattung über die Finanztransaktionen Ihres Unternehmens, während die Budgetierung Ihnen helfen kann, Ausgaben auf monatlicher oder jährlicher Basis zu planen. Von allen Aufgaben und Anforderungen, die mit der Führung eines Unternehmens einhergehen, sollte die Führung und Kontrolle der täglichen Buchhaltung ganz oben auf Ihrer To-do-Liste stehen. Punkte, die Sie erledigen müssen, wenn Sie mit Ihrem Unternehmen durchstarten möchten, sind Folgende:

Eröffnen Sie ein Bankkonto
Ein separates Geschäftskonto erleichtert die Führung von Aufzeichnungen und somit die Steuererklärung.

Behalten Sie den Überblick über Ihre Ausgaben
Sowohl für die Budgetierung als auch für Buchhaltungszwecke ist die Verfolgung Ihrer Ausgaben ein wichtiger Bestandteil der Buchführung und der Kontrolle des Wachstums Ihres Unternehmens. Außerdem können Sie dadurch Ihre Geschäftsabschlüsse auf Fehler überprüfen. Der erste Schritt besteht darin, ein System zur Speicherung und Strukturierung von Belegen an einem sicheren Ort zu entwickeln.

Entwickeln Sie ein Buchhaltungssystem
Buchhaltung ist der tägliche Prozess der Aufzeichnung von Transaktionen, deren Kategorisierung und Überprüfung anhand von Kontoauszügen. Die meisten Unternehmer:innen entscheiden sich für eine Tabellenkalkulationssoftware oder beauftragen eine:n Buchhalter:in mit dieser Aufgabe.

Unternehmen verwenden häufig eine von zwei Buchhaltungsmethoden: Periodenabgrenzung oder Barwert. Bei der Periodenabgrenzungsmethode werden Transaktionen unmittelbar nach einem Verkauf oder Kauf in den Büchern erfasst. Bei der Barwertmethode werden Transaktionen erfasst, sobald Sie eine Zahlung erhalten oder eine Zahlung Ihr Konto verlässt.

Stellen Sie sich zum Beispiel vor, Sie tätigen einen Verkauf im Januar und erhalten die Zahlung im Februar: Mit der Periodenabgrenzungsmethode würden Sie die Transaktion in den Januar-Aufzeichnungen, bei der Barwertmethode erst in den Aufzeichnungen des Monats Februar erfassen. Das sind die Vor- und Nachteile der jeweiligen Methode:

 
Periodenabgrenzung
Barwert
Vorteile

 

  • Schafft eine unmittelbare Momentaufnahme
  • Hilft bei der Zukunftsplanung

 

 

  • Zeigt den Cashflow klar auf
  • Leicht verständlich

 
Nachteile

 

  • Komplexere Verwaltung
  • Zahlen können falsch verstanden werden

 

 

  • Schwer vorherzusehen
  • Weniger langfristige Klarheit

 

Holen Sie sich Unterstützung bei der Buchhaltung
Wenn Sie Ihre Aufzeichnungen nicht selbst verwalten möchten, können Sie für Ihre Buchhaltung Hilfe in Anspruch nehmen, indem Sie eine:n professionelle:n Rechnungsprüfer:in oder eine:n Buchhalter:in damit beauftragen oder einen Onlineservice nutzen.

Obwohl ein:e Wirtschaftsprüfer:in in der Regel mehr kostet als ein Onlineservice, kann diese:r individuell genau auf Ihre geschäftlichen Bedürfnisse zugeschnittene Leistungen bieten. Ein:e Buchhalter:in bietet grundlegende alltägliche Funktionen zu geringeren Kosten an, verfügt jedoch nicht über die anerkannte Buchhaltungsausbildung eines Wirtschaftsprüfers / einer Wirtschaftsprüferin.

Falls Sie eine Hilfe einstellen, sollte die Person in der Lage sein, Folgendes zu verwalten:

  • Debitoren
  • Kreditoren
  • Verfügbare Liquidität
  • Kontenabgleich
  • Lohnabrechnung

Erfolg planen

Bei der Zukunftsplanung Ihres Unternehmens ist es entscheidend, Aufgaben und Ziele schriftlich festzuhalten. Diese einfache Maßnahme kann Ihnen dabei helfen, Ihre Geschäftsziele zu erreichen und ein effektives Wachstum Ihres Unternehmen zu gewährleisten. Außerdem stellen Sie damit sicher, dass Ihre Handlungen mit dem übereinstimmen, was Sie mit Ihrem Unternehmen erreichen möchten.

Tipps für die tägliche Planung:

  • Erstellen Sie eine To-do-Liste für jeden Tag
  • Listen Sie die Aufgaben nach Wichtigkeit auf
  • Wenn Sie eine Aufgabe erledigt haben, haken Sie sie als erledigt ab
  • Überprüfen Sie am Ende des Tages die abgeschlossenen Aktivitäten und fügen Sie unerledigte Aufgaben zur Liste des Folgetages hinzu

Erstellen Sie ein Organigramm
Ein Organigramm bietet einen Überblick über die Struktur Ihres Unternehmens und dokumentiert die Rolle aller Mitarbeitenden und wem sie unterstellt sind. Durch die Erstellung eines Organigramms können Sie die Aufgaben unter Ihren Mitarbeitenden ausgewogener verteilen und diesen eine klare Vorstellung für ihre Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb des Unternehmens vermitteln.

Besprechen Sie die Rollen und Aufgaben der Mitarbeitenden
Um einen reibungslosen Arbeitsablauf zu gewährleisten, kommunizieren Sie Ihren Mitarbeitenden deren Rollen und Aufgaben direkt und klar. Ihre Angestellten sollten nachvollziehen können, welche Aufgaben am wichtigsten sind und wann jeder Vorgang abgeschlossen sein sollte. Wenn ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin abwesend ist, besprechen Sie mit dessen / deren Kolleg:innen, wie er/sie ersetzt werden kann, um zu gewährleisten, dass alle Aufgaben bearbeitet werden. Die Fähigkeit, anderen Personen Aufgaben zuzuteilen, ist einer der wichtigsten Aspekte beim Führen eines Teams. Dadurch können Sie Ihre Zeit wichtigeren Aktivitäten widmen.

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