Als Kleinunternehmer:in haben Sie es im Hinblick auf Steuern und Buchhaltung einfach: Sie müssen in Ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen, keine Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt abgeben und sind nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet.
Trotz dieser Erleichterungen gelten auch für Kleinunternehmer:innen bestimmte Regelungen in der Buchhaltung: Wir erklären, was Sie in der Buchhaltung beachten müssen.
Wann gelten Sie als Kleinunternehmer:in?
Als Kleinunternehmer:in gelten Sie, wenn Sie bestimmte Umsatzgrenzen nicht überschreiten. Lag Ihr Umsatz im vergangenen Jahr unter 22.000 € und wird er im laufenden Jahr voraussichtlich die Grenze von 50.000 € nicht übersteigen, können Sie die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen.
Welche Regeln müssen Sie als Kleinunternehmer:in beachten?
Gemäß § 19 Abs. 1 Umsatzsteuergesetz (UStG) lassen Sie sich als Kleinunternehmer:in von der Umsatzsteuerpflicht befreien. Dies bedeutet auch, dass Sie dann vom Vorsteuerabzug ausgeschlossen sind. Diese Regelung vereinfacht Ihnen die Buchhaltung sowie den Aufwand für Ihre Umsatzsteuererklärung, denn dank der Kleinunternehmerregelung brauchen Sie keine doppelte Buchführung, und auch die Abgabe der monatlichen oder vierteljährlichen Umsatzsteuervoranmeldung entfällt.
Diese Vorteile bietet Ihnen die Kleinunternehmerregelung
Die Vorteile liegen klar auf der Hand: Als Kleinunternehmer:in profitieren Sie von den Erleichterungen und sparen sich den Aufwand bei der Buchhaltung und der Umsatzsteuererklärung. Vor allem wenn Sie Rechnungen an Privatpersonen stellen, die nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, haben Sie durch die Kleinunternehmerregelung einen Wettbewerbsvorteil: Sie können Ihre Leistungen günstiger anbieten, da Sie keine Umsatzsteuer ausweisen müssen.
Buchführung: Gar nicht so kompliziert
Das Schöne an der Kleinunternehmerregelung: Es erleichtert Ihnen auch die Buchführung. Denn dank § 4 Abs. 3 Einkommensteuergesetz (EStG) ist bereits eine einfache Buchführung ausreichend. Das bedeutet, Sie erfassen lediglich Ihre Ausgaben beispielsweise für Büromaterial, Porto, Gebühren für Telefon- und Internet, die Miete für Ihr Büro etc. getrennt von Ihren Einnahmen. Hier berücksichtigen Sie neben Buchungsein- und -ausgängen auf Ihrem Geschäftskonto auch die Bargeldbewegungen in Ihrer Kasse.
Ihr Betriebsvermögen muss nicht berücksichtigt werden. Zum Betriebsvermögen zählen
Das Gleiche gilt für Anschaffungskosten für Anlagegüter, die über mehrere Jahre genutzt und abgeschrieben werden. Die entsprechenden Wirtschaftsgüter werden als Betriebsausgabe mit ihrem jeweiligen Abschreibungswert in der Steuererklärung erfasst.
Um den Überblick über diese Güter zu behalten, fertigt Ihr:e Steuerberater:in eine Liste über Vermögen, Schulden und Abschreibungen an. Aber natürlich können Sie diese Liste auch selbst führen oder entsprechende Software verwenden, die die Arbeit erleichtert.
Umsatzsteuererklärung
Auch wenn Sie als Kleinunternehmer:in von der Umsatzsteuer befreit sind, müssen Sie jährlich eine Umsatzsteuererklärung abgeben. Dies dient dem Nachweis, dass Ihr Jahresumsatz tatsächlich unterhalb der festgelegten Grenzen liegt. Die monatliche oder vierteljährliche Umsatzsteuervoranmeldung brauchen Sie dagegen nicht zu erstellen.
Ausschluss vom Vorsteuerabzug
Da Sie keine Umsatzsteuer ausweisen und an das Finanzamt abführen, sind Sie vom Vorsteuerabzug ausgeschlossen. Das heißt, die Umsatzsteuer, die Sie auf eigene Investitionen zahlen – beispielsweise bei der Anschaffung eines PCs oder Laptops, Maschinen, Werkzeugen oder der Büroeinrichtung –, können Sie nicht vom Finanzamt im Rahmen der Steuererklärung erstatten lassen.
Einkommensteuer
Sie sind zwar von der Umsatzsteuer befreit, jedoch trotzdem einkommensteuer- und gewerbesteuerpflichtig. Aber auch für die Einkommensteuererklärung gelten recht einfache Regeln. In Ihrer jährlichen Einkommensteuererklärung teilen Sie dem Finanzamt die Höhe Ihrer Einnahmen mit. Haben Sie einen Gewerbebetrieb angemeldet, geben Sie zudem eine Gewerbesteuererklärung ab.
Für die Gewinnermittlung in der Einkommensteuererklärung reicht es, wenn Sie eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) aufstellen. Hierzu füllen Sie die Anlage EÜR aus und legen sie ihrer Einkommensteuererklärung bei.
Liegt Ihr zu versteuerndes Einkommen 2023 unter einem Grundfreibetrag in Höhe von 10.908 Euro bei Ledigen bzw. 21.816 Euro bei Verheirateten, profitieren Sie auch als Kleinunternehmer:in von den Einkommensteuerfreibeträgen und zahlen keine Einkommensteuer.
Rechnungen schreiben: So geht’s
Grundsätzlich bestehen für Sie als Kleinunternehmer:in die gleichen Regelungen wie bei größeren Unternehmen. Ihre Rechnungen müssen daher die folgende Pflichtangaben enthalten:
Dennoch gibt es zwei Besonderheiten, auf die Sie achten sollten: In Ihren Rechnungen darf die Umsatzsteuer nicht ausgewiesen sein. Entsprechend wird auch nicht zwischen Netto- und Bruttobeträgen unterschieden. Außerdem muss ein Hinweis auf die Steuerbefreiung gemäß §19 UStG enthalten sein, damit der oder die Rechnungsempfänger:in darüber informiert ist, dass keine Vorsteuer geltend gemacht werden kann.
Buchhaltung vereinfachen: Nutzen Sie passende Software
Fehlerhafte Rechnungen wirken nicht nur unprofessionell, sondern können auch steuerrechtliche Folgen haben – beispielsweise, wenn die Umsatzsteuer unberechtigter ausgewiesen wird oder Pflichtangaben in der Rechnung fehlen. Um Fehler zu vermeiden, nutzen Sie eine Buchhaltungssoftware. So stellen Sie nicht nur sicher, dass Ihre Rechnungen fehlerfrei sind, es erleichtert und beschleunigt den Prozess auch.
Achten Sie bei der Entscheidung für eine entsprechende Software auf folgende Dinge:
Fazit: Buchhaltung für Kleinunternehmer:innen – gar nicht so kompliziert
Als Kleinunternehmer:in profitieren Sie von der Umsatzsteuerbefreiung und einem vergleichsweise geringen Aufwand bei der Buchhaltung. Dennoch ist es ratsam, Einnahmen und Ausgaben sauber und chronologisch zu dokumentieren. Zum einen behaltenen Sie so den Überblick über Ihre Finanzen. Zum anderen erleichtern Sie sich und Ihrer:m Steuerberater:in den Aufwand für die Erstellung der Steuererklärung.
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