Anforderungen kennen
Die Beschäftigten eines Kleinunternehmens fallen unter nationale, regionale und manchmal auch lokale Arbeitsgesetze. Erkundigen Sie sich bei der zuständigen Behörde nach den für Ihr Unternehmen gültigen regionalen und lokalen Gesetzen. Recherchieren Sie die Vorschriften in Ihrem Land für:

• Aktuelle Mindestlohn- und Überstundengesetze
• Angestellte und Stundenkräfte
• Überstunden
• Gesetze zu Kinderarbeit
• Löhne mit Trinkgeld
• Geleistete Arbeitsstunden
• Reisezeit
• Wartezeit
• Bereitschaftsdienst
• Ruhezeiten
• Zeit für Meetings und Schulungen
• Arbeitszulassungen
• Urlaub

Bezahlte Feiertage, Urlaub und Krankenstand
Bei der Erstellung eines Lohnabrechnungsplans müssen Sie über die bezahlten arbeitsfreien Tage Ihrer Mitarbeiter:innen entscheiden. Durch solche Vergünstigungen konkurrieren Sie leichter mit anderen Unternehmen und ziehen qualifiziertere Mitarbeiter:innen an.

Urlaub
Der Urlaubsanspruch fällt von Land zu Land unterschiedlich aus.

Viele Unternehmen bieten auch bezahlte oder unbezahlte freie Tage für religiöse Feiertage sowie Sonderurlaub im Todesfall (Freistellung von der Arbeit im Todesfall eines Familienmitglieds).

Urlaub
Weltweit ermöglichen Unternehmen ihren Angestellten Urlaub auf der Grundlage verschiedener Faktoren, wobei die gewährte Urlaubszeit von Land zu Land variiert. Entscheiden Sie, ob Ihre Angestellten vor dem Urlaubsanspruch für eine gewisse Zeitdauer im Betrieb aktiv sein müssen, bevor sie einen Urlaubsanspruch erhalten, oder ob Sie eine Probezeit festlegen möchten. In manchen Unternehmen können sich die Angestellten jeden Monat bezahlte Freizeit dazuverdienen (z. B. 8 Stunden pro Monat), die ab Konditionserfüllung zu einem beliebigen Zeitpunkt in Anspruch genommen werden kann.

Krankenstand
Die mit einem Krankenstand einhergehenden Bedingungen sind von Ort zu Ort unterschiedlich. Auch wenn Ihre örtlichen Gesetze keine bezahlte Freistellung von Angestellten im Krankheitsfall vorschreiben, so trägt dies doch zu einer größeren Wettbewerbsfähigkeit als Arbeitgeber:in bei, durch die Sie auf Dauer Geld sparen. Angestellte, die krank zur Arbeit erscheinen, können andere anstecken, was Sie über einen längeren Zeitraum hinweg wertvolle Ressourcen kostet. Auch wenn diese Personen in direktem Kontakt mit Kund:innen stehen und jene dadurch auch erkranken, trägt dies nicht unbedingt zur Kund:innenzufriedenheit bei.

Unabhängig von der Art der Freistellung sollten Sie neuen Mitarbeiter:innen schriftlich die Konditionen Ihres Unternehmens erläutern und diese gegebenenfalls im Mitarbeiter:innenhandbuch festlegen.

Mit der Lohnabrechnung starten
Inmitten der Verwaltung der Unterlagen für Ihre Angestellten, der Steuerzahlungen und der Zahlungen an die regionalen und nationalen Behörden kann die Lohnabrechnung eine überwältigende Aufgabe darstellen. Mit den folgenden Schritten gelingt die Lohnabrechnung für Ihr Unternehmen:

1. Erstellen Sie einen Gehaltsplan
Dieser Zeitplan legt fest, wann Sie Ihre Mitarbeiter:innen für eine bestimmte Arbeitszeit vergüten. Die meisten Unternehmen zahlen monatlich, zweiwöchentlich oder wöchentlich. Suchen Sie nach der besten Lösung für Ihr Unternehmen, je nachdem, ob Sie die einfachste Variante in Bezug auf die Bearbeitung und Berechnungen (wöchentlich oder monatlich) oder die von den meisten Angestellten bevorzugte Methode (zweiwöchentlich) wählen. Jede Region und jedes Land verfügt über eigene Anforderungen an den Gehaltsplan, daher sollten Sie sich über die jeweils gültigen Gesetze genau informieren

2. Erlernen Sie die Steuergrundlagen
Häufig müssen sowohl Arbeitgeber:innen als auch Arbeitnehmer:innen nationale Einkommenssteuern und in einigen Gebieten auch regionale und lokale Steuern begleichen.

Weitere Einzelheiten zu den nationalen Lohnsteuern finden Sie auf der Website des jeweiligen Finanzamts. Konsultieren Sie vor der Einstellung neuer Mitarbeiter:innen am besten Ihre Buchhalter:innen oder Steuerberater:innen, um sicherzugehen, dass Sie die Lohnsteuer korrekt abführen.

3. Planen Sie die Zeiterfassung
Als Arbeitgeber:in müssen Sie über die monatlich gearbeiteten Stunden Ihrer Mitarbeiter:innen Buch führen. In den meisten Unternehmen zeichnen die stundenweise beschäftigten Mitarbeiter:innen ihre Zeit selbst auf, wobei der Chef / die Chefin die Stunden für den jeweiligen Lohnzeitraum genehmigen muss. Viele Unternehmen erfassen die Arbeitszeiten von Angestellten aus mehreren Gründen, unter anderem zur Vereinfachung der Lohnbuchhaltung. Zur Unterstützung stehen unzählige Software-Optionen zur Verfügung.

4. Führen Sie Aufzeichnungen über alle Angestellten
Bei jeder Neueinstellung sollten Sie einen Ordner mit den folgenden Daten anlegen:

• Vollständiger Name des Mitarbeiters / der Mitarbeiterin 
• Anschrift
• Geburtsdatum
• Geschlecht und Tätigkeit
• Uhrzeit und Wochentag des Arbeitsbeginns
• Täglich geleistete Arbeitsstunden
• Gesamtzahl der pro Arbeitswoche geleisteten Arbeitsstunden
• Grundlage der Entlohnung (pro Stunde, Woche, Projekt usw.)
• Regulärer Stundensatz
• Gesamter Tages- oder Wochenverdienst
• Gesamter Überstundenverdienst für die Arbeitswoche
• Alle Lohnzuschläge und Lohnabschläge
• Summe der pro Lohnperiode gezahlten Löhne
• Datum der Zahlung und der von der Zahlung abgedeckte Lohnzeitraum

Informieren Sie sich auf der Website Ihres örtlichen Arbeitsamts über die regionalspezifischen Anforderungen zur Unterlagenaufbewahrung.

Führen Sie zusätzlich zu den erforderlichen Dokumenten Aufzeichnungen über das Gehalt und die Zusatzleistungen für Ihre Angestellten und bewahren Sie gegebenenfalls auch Beurteilungen, Errungenschaften und andere Unterlagen auf. Um diesen Prozess so einfach wie möglich zu halten, müssen Sie ein System zur Verwaltung und Speicherung der Daten einrichten, sei es in einem Aktenordner, einem digitalen Ordner oder beidem.

Optionen für die Lohnabrechnung
Sie haben bereits die Grundlagen der Lohnabrechnung erlernt; nun entscheiden Sie, ob Sie den Prozess selbst durchführen, einen Lohnabrechnungsdienst in Anspruch nehmen oder einen Buchhalter / eine Buchhalterin mit der Aufgabe betrauen. Im Folgenden finden Sie einige der Vor- und Nachteile für jede Option.

1. Sie kümmern sich selbst
Diese Option ist zwar die kostengünstigste, aber auch die zeitaufwändigste, vor allem bei einer größeren Beschäftigtenanzahl oder anderen komplizierenden Faktoren. Hier besteht ein relativ hohes Fehlerrisiko, das rechtliche oder steuerliche Sanktionen nach sich ziehen kann. 

Vielleicht entscheiden Sie sich zur Unterstützung anfangs für eine Lohnabrechnungs-Software. Weitere Informationen zur optimalen Führung von Geschäftsunterlagen finden Sie in unseren Tipps zur Aufbewahrung von Unterlagen hier.

2. Sie nutzen Lohnberechnungsdienstleister:innen
Es gibt eine Vielzahl von Lohnabrechnungsanbieter:innen, die ihre Dienste zu moderaten Preisen pro Arbeitnehmer:in und Lohnperiode anbieten, und je nach erbrachter Leistung und Funktion verrechnen. Diese Option hat den Vorteil, dass Sie weniger Zeit mit der Lohnabrechnung und mehr Zeit mit der Führung des Unternehmens verbringen können und zudem eine individuelle Lohnabrechnungsberatung erhalten, der Nachteil sind natürlich die anfallenden Kosten – die meisten Anbieter:innen verrechnen ihre Dienste entweder pro Monat oder Lohnabrechnung. Beachten Sie, dass Sie jedoch weiterhin Mitarbeiter:innenaufzeichnungen führen und die Arbeitszeiten erfassen müssen. Diese Punkte sollten Sie bei der Auswahl des richtigen Dienstes beachten:

• Kosten. Gibt es verschiedene Pakete? Welches deckt sich am meisten mit Ihren individuellen Wünschen und Bedürfnissen?
• Verwendete Software. Sind technologiebasierte Lösungen mit Ihrer Buchhaltungs-Software vereinbar?
• Zugang für Beschäftigte. Viele Dienste ermöglichen es Beschäftigten, ihre Lohnabrechnungen und andere Informationen online einzusehen.
• Unterstützungsfunktionen. Steht Ihnen ein 24/7-Support zur Verfügung, und erfolgt dieser telefonisch oder online?
• Verbindlichkeit. Übernimmt der Anbieter / die Anbieterin die Verantwortung bei eventuell auf Fehlern in der Lohnabrechnung oder den damit verbundenen Steuerproblemen?

3. Beauftragen Sie Expert:innen
Die teuerste Option ist auch diejenige, die am wenigsten Zeitaufwand und Kopfzerbrechen mit sich bringt. Generell hängen die Kosten für Buchhaltungsdienstleistungen von den Erfahrungen der Buchhalter:innen ab. Diese Gebühren decken in der Regel Buchhaltungsdienstleistungen, aber auch Unterstützung über die Lohnabrechnung hinweg. Wenn Sie Personal mit Lohn- und Gehaltsabrechnungskenntnissen einstellen können, erhalten Sie diese Unterstützung kostengünstiger. Ein zusätzlicher Vorteil bei der Inanspruchnahme eines professionellen Lohnbuchhalters / einer professionellen Lohnbuchhalterin ist die mögliche Hilfestellung in anderen Bereichen des Unternehmens wie z. B. bei der Beratung zur Kostenerfassung, der Eröffnung eines Geschäftskontos und der Sicherstellung, dass die gesamte Buchhaltung Ihres Unternehmens den Vorschriften entspricht. Die Beauftragung von Fachpersonal kann auch Ihre Verbindlichkeit verringern.

Wollen Sie eine:n Buchhalter:in beauftragen, finden Sie hier die besten Tipps:

• Diese Fachleute sind zwar teurer, verfügen aber über eine höhere Qualifikation und eine abgeschlossene Ausbildung. Daher können Sie mit einer hohen Genauigkeit der Dienstleistungen rechen, wodurch Sie auf lange Sicht sicher mehr Kosten sparen.
• Fragen Sie nach einschlägigen Fachkenntnissen. Besitzt die Person Erfahrung in der Buchhaltung von Unternehmen Ihrer Größenordnung und Branche? Fordern Sie eine Auftraggeber:innenliste an, die die betreuten Unternehmen auf einen Blick aufzeigt.
• Überprüfen Sie deren Software-Erfahrung. Ist der Anbieter / die Anbieterin mit den Technologien Ihres Unternehmens vertraut?
• Stellen Sie die richtigen Fragen. Da diese Person mit sensiblen Finanz- und Beschäftigtendaten hantieren wird, sollten Sie die Zuverlässigkeit, Kompetenz und Richtigkeit der angegebenen Qualifikationen überprüfen. Kontrollieren Sie nach dem Gespräch unbedingt die Referenzen und erwägen Sie einen eventuellen Background-Check.
• Virtuell oder lokal. Bevorzugen Sie persönliche Meetings oder ist die Kommunikation per E-Mail, Telefon und Videoanruf für Sie ausreichend?

Bei der Planung und Durchführung der Lohnabrechnung ist Wissen die halbe Miete. Egal, ob Sie diese Aufgabe selbst übernehmen, an eine:n Beschäftigte:n delegieren oder jemand Externen beauftragen, wird der Start einige Arbeit und Planung in Anspruch nehmen. Beachten Sie die Vertraulichkeit von Lohnabrechnungsdaten und beauftragen Sie für diese Aufgabe nur vertrauenswürdige Mitarbeiter:innen oder Fachleute. Haben Sie Ihr individuelles System einmal gefunden, wird die Abrechnung mit jedem Zahlungszeitraum einfacher.