Opções de pagamento

Como proprietário de uma pequena empresa, você precisará decidir quais tipos de pagamento aceitará dos clientes.

Você pode oferecer aos clientes a opção de pagar com:

Dinheiro
Pix
Cheque
Cartão de débito
Cartão de crédito
Pagamentos móveis
Transferências bancárias eletrônicas

Oferecer mais de uma opção pode ajudá-lo a atrair uma variedade maior de clientes e permitir que façam compras maiores. No entanto, existem vantagens, desvantagens e custos associados a cada tipo de pagamento.

Prós e contras de diferentes tipos de pagamento

Onde você abre seu negócio e os tipos de itens que você vende podem desempenhar um papel importante na decisão de quais sistemas de pagamento oferecer aos clientes.

Se você espera fazer uma grande parte de suas vendas online, aceitar pagamentos eletrônicos será uma obrigação. Da mesma forma, se seus produtos ou serviços forem caros, os clientes podem não se sentir à vontade para levar tanto dinheiro para sua loja para fazer uma compra – cheques, cartões ou pagamento móvel podem ser opções melhores.

Por outro lado, se você vende itens baratos em uma loja física, seus clientes podem preferir pagar em dinheiro. Os clientes também podem esperar que você aceite dinheiro se você abrir uma loja em uma área onde muitas pessoas não têm contas bancárias ou onde redes de processamento de cartão, as empresas que enviam e verificam informações quando alguém faz uma compra com cartão, frequentemente ficam offline.

Não importa qual(is) tipo(s) de pagamento você oferece, haverá vantagens e desvantagens para cada um. Aqui estão alguns dos prós e contras dos principais tipos de pagamento:

Forma de pagamento	Vantagens	Desvantagens
Dinheiro	Uma das formas de pagamento mais comuns e fáceis. Muitos clientes esperam que você aceite dinheiro. Você não terá que pagar nenhuma taxa para aceitar dinheiro.	Os clientes podem não querer fazer grandes compras com dinheiro. Armazenar dinheiro em seu local de trabalho ou em casa, ou transportá-lo para o banco, pode ser perigoso. Garantir que seu registro esteja abastecido com contas para fazer o troco pode comprometer o dinheiro que você poderia usar para outros fins comerciais. Contar dinheiro no final de cada dia é demorado.
Pix	Praticidade e segurança. Não tem custo para o cliente. Dinheiro entra imediatamente na conta.	Risco de golpes. Maior fiscalização (rastreio de receitas) a partir de 2025. Risco de erro no recebimento.
Cheque	Pode levar os clientes a fazer compras mais frequentes ou maiores. Permite que os clientes façam grandes compras com segurança. Você não terá que manter tanto dinheiro em sua loja. Você não terá que pagar nenhuma taxa para aceitar cheques.	Depois de depositar um cheque, você precisará esperar que o banco processe-o e coloque o dinheiro em sua conta. Existe o risco de alguém tentar pagar com um cheque falso, ou de um cheque “saltar” se o cliente não tiver dinheiro suficiente e você não receber o pagamento.
Cartões de débito, crédito e pré-pagos	Pode levar os clientes a fazer compras mais frequentes ou maiores. Permite que os clientes façam grandes compras com segurança. Pode ser mais rápido e conveniente para os clientes do que dinheiro ou cheques. Você não terá que manter tanto dinheiro em sua loja. Você não precisa se preocupar com cheques sem fundos ou dinheiro falso. Permite que viajantes estrangeiros façam compras com mais facilidade.	Você terá que esperar o processamento da transação antes de receber dinheiro em sua conta. Isso geralmente leva entre um e três dias. Você pode ter que pagar taxas de transação, uma pequena porcentagem da transação. Os cartões de débito geralmente têm taxas mais baixas. Você precisará comprar ou alugar um dispositivo para aceitar o pagamento (chamado de dispositivo de ponto de venda). Você pode ser responsável se um cliente usar um cartão falso ou roubado para fazer uma compra. Se um cliente contestar uma cobrança (ou seja, iniciar um "estorno"), a transação poderá ser revertida e você não receberá o pagamento.
Pagamentos móveis	Pode levar os clientes a fazer compras mais frequentes ou maiores. Permite que os clientes façam grandes compras com segurança. Pode ser mais rápido e conveniente do que aceitar dinheiro ou cheques. Você não terá que manter tanto dinheiro em sua loja. Você não precisa se preocupar com cheques sem fundos ou dinheiro falso. Os pagamentos móveis podem ser mais confiáveis do que as transações com cartão em algumas áreas. Se você vende itens em mercados, conferências ou feiras, pode levar seu sistema de pagamento móvel com você. Permite que estrangeiros façam compras com mais facilidade.	Você terá que esperar o processamento da transação antes de receber dinheiro em sua conta. Isso geralmente leva entre um e três dias. Você pode ter que pagar taxas de transação, ou seja, uma pequena porcentagem da transação. Você precisará comprar ou alugar um dispositivo para aceitar o pagamento (chamado de dispositivo de ponto de venda). Você pode ser responsável se um cliente usar informações de pagamento falsas ou roubadas para fazer uma compra. Se um cliente contestar uma cobrança (ou seja, iniciar um "estorno"), a transação poderá ser revertida e você não receberá o pagamento.
Transferências bancárias eletrônicas	Permite que você receba grandes pagamentos sem pagar taxas. Permite que os clientes façam grandes compras com segurança. Pode ser mais rápido e conveniente do que aceitar dinheiro ou cheques. Você não terá que manter tanto dinheiro em sua loja. Você não precisa se preocupar com cheques sem fundos ou dinheiro falso. Pode ser uma boa opção se você vender produtos ou serviços para outras empresas.	Clientes não comerciais podem não se sentir à vontade para transferir dinheiro diretamente de sua conta bancária para sua empresa. Você terá que esperar o processamento da transação antes de receber dinheiro em sua conta. Você pode precisar configurar esse tipo de transação com seu banco e o banco do cliente, o que nem sempre é fácil.
Carteira digital:	O pagamento via carteira digital permite que o cliente pague sem cartão físico; Muitas vezes é mais seguro para o cliente do que o uso de um cartão físico, pois os dados são criptografados e não podem ser vistos; A maioria dos smartphones estão equipados com uma carteira digital; Um processo de checkout rápido e eficiente pode incentivar os clientes a fazer compras com mais frequência.	Requer que você alugue ou possua um dispositivo no qual processar o “toque” e concluir a transação.
Códigos QR de “reposta rápida”	Uma opção de pagamento sem contato para clientes que desejam uma experiência prática; Habilitados na maioria dos smartphones, eles não exigem que os clientes usem um aplicativo para acesso; Não requer um POS ou terminal de pagamento para concluir as transações.	É necessária uma conexão Wi-Fi forte; Pode exigir que os clientes insiram informações de cartão de crédito ou débito mais de uma vez, pois as informações não são armazenadas automaticamente.
AutoPay (pagamento automático)	A função AutoPay é fácil de implementar para seus clientes; Útil para serviços de assinatura ou pagamentos recorrentes; Garante pagamentos pontuais que não dependem de clientes sendo lembrados de enviar o pagamento; Menos tempo gasto acompanhando os clientes para lembrá-los de enviar pagamentos.	Os pagamentos com cheque especial ocorrem com mais frequência com o AutoPay, resultando em transações reversas; Os clientes podem esquecer o AutoPay que configuraram e solicitar reembolsos após o fato.
Faturamento via e-mail	Se sua empresa estiver fornecendo serviços, o faturamento por e-mail imediatamente após o serviço permite que os clientes paguem e recebam um recibo automaticamente; Permite otimizar seus relatórios e gerenciar dados com segurança, conectando-se ao seu CRM e sistemas de contabilidade; Mais eficiente e ecologicamente correto; As transações são mais rápidas e menos acompanhamento é necessário para receber o pagamento.	Principalmente para provedores de serviços e menos útil para varejo, bens de consumo ou negócios online; Maior possibilidade de e-mails perdidos ou sinalizados como lixo eletrônico.

Como proprietário de uma pequena empresa, especialmente se você contrata funcionários, também deve considerar o tempo e o esforço associados a cada tipo de pagamento.

Por exemplo, os funcionários podem precisar de menos treinamento para aceitar vendas em dinheiro do que vendas com cartão de crédito, mas você precisará de um local seguro para armazenar o dinheiro e pode precisar fazer visitas regulares ao banco. Além disso, você pode querer criar um sistema para garantir que os funcionários estejam somando o dinheiro com precisão e não estejam roubando do seu negócio.

Por outro lado, pode levar mais tempo para treinar os funcionários para aceitar cartões, mas uma vez treinados, pode haver menos erros matemáticos e será muito mais fácil somar e registrar suas vendas do dia.

Além disso, considere outras formas de pagamento e se elas podem funcionar para o seu negócio. Talvez você possa se beneficiar da venda de cartões-presente que seus clientes podem dar a seus amigos ou familiares. Ou você pode se destacar de seus concorrentes permitindo que seus clientes paguem com meios de pagamento digitais.

Preparando a empresa para aceitar pagamentos

A quantidade de tempo e esforço necessários para administrar o sistema de pagamento da sua empresa pode depender dos tipos de pagamentos que você aceitará e de quão de perto você deseja monitorar seus negócios.

Se você aceita apenas dinheiro e não tem muito inventário para rastrear, começar sua gestão financeira pode ser algo bem simples. No entanto, a maioria dos proprietários de pequenas empresas precisa de um processo mais detalhado para rastrear seu inventário e suas vendas. Muitos veem o benefício de permitir que os clientes paguem com cartões ou pagamentos digitais.

Formalize seu negócio
Se você ainda não passou pelas etapas para formalize e registre sua empresa, é por aí que você deve começar. O processo também o ajudará a obter os documentos e as informações necessárias para abrir uma conta bancária comercial.

Abrir uma conta bancária comercial
Uma conta bancária comercial pode ser um requisito se você aceitar pagamentos que não sejam em dinheiro e é um local seguro para armazenar o dinheiro que sua empresa recebe dos clientes. Separar suas contas pessoais e comerciais também pode ajudá-lo a se organizar e facilitar a declaração de impostos.

As contas comerciais podem ter taxas diferentes das contas bancárias pessoais. Compare suas opções cuidadosamente antes de abrir uma conta. Você também pode começar a economizar dinheiro, o que pode ser feito com uma conta poupança comercial.

Preparar-se para aceitar pagamentos que não sejam em dinheiro
Pode ser necessário se inscrever em vários serviços antes de aceitar cartões ou pagamentos móveis. O processo pode ser confuso, então aqui está uma visão geral do que você pode precisar:

Serviços de comerciante. Um provedor de serviços de comerciante estabelecerá para você um processador de pagamento e uma conta de comerciante.

Os processadores de pagamento são empresas que podem enviar e receber todas as informações quando um cliente paga com um cartão. Uma conta de comerciante é um tipo especial de conta bancária que permite que o dinheiro de seus clientes flua pelo sistema de processamento de cartão e seja depositado em sua conta bancária comercial.

Você pode configurar serviços de comerciante com seu banco, uma organização de vendas independente (ISO) ou um provedor de serviços de pagamento completo.

Compare suas opções e tente negociar a duração do seu contrato (um contrato mais curto pode lhe dar mais opções no futuro) e as taxas que você terá que pagar com cada opção. Geralmente, há uma taxa para configurar, juntamente com taxas mensais e anuais. Você também terá que pagar uma taxa por cada transação.
Dispositivo de ponto de venda. Este é o dispositivo onde os clientes vão passar, inserir ou tocar no seu cartão (ou smartphone) ao fazer uma compra. Seu provedor de serviços de comerciante pode vender ou alugar um dispositivo POS (Ponto de venda) para você. Alguns são pequenos dispositivos portáteis, outros são embutidos em caixas registradoras maiores. Há também opções que se conectam a dispositivos móveis ou permitem que você insira as informações do cartão em um formulário online. Se você tiver um sistema de software POS, desejará um dispositivo POS que possa se conectar ao sistema, que registrará suas vendas.
Um provedor de serviços de pagamento completo (PSP). Em vez de configurar sua própria conta de comerciante e encontrar um processador de cartão de crédito, você pode querer uma opção mais fácil. Os provedores de serviços de pagamento geralmente agrupam o processamento de cartão de crédito, oferecem um sistema de ponto de venda e permitem que você use sua conta de comerciante. Geralmente, é mais fácil entender as taxas que você pagará e configurar sua empresa para aceitar pagamentos que não sejam em dinheiro com um PSP, mas as taxas podem acabar sendo mais altas do que você pagaria com uma conta de serviços comerciais.
Vendas online? Você precisará de um gateway de pagamento. Se sua empresa planeja aceitar pagamentos online, você também precisará de um website com uma cesta de compras e um gateway de pagamento. A cesta de compras permite que os clientes escolham e comprem produtos. O gateway de pagamento como informações de pagamento do seu cliente e aceitará ou recusará a operação. Alguns gateways de pagamento também permitem que você aceite transferências bancárias eletrônicas. Sua conta de serviços de comerciante ou PSP pode vir com um gateway de pagamento (às vezes por uma taxa adicional), ou você pode pesquisar e encontrar uma solução diferente online.

Mantenha-se em conformidade
Ao usar uma conta de serviços de comerciantes, um PSP ou um gateway de pagamento, se você planeja aceitar cartões de débito e crédito, verifique se a empresa e suas práticas comerciais estão em conformidade com as leis e regulamentos mais recentes das empresas de cartão de crédito.

Escolhendo um sistema de ponto de venda

Um sistema de ponto de venda (POS) pode ser uma ferramenta essencial para gerenciar as vendas da sua empresa e manter registros precisos. A maioria dos sistemas POS consiste em hardware e software.

O hardware pode ser uma caixa registradora, tablet ou dongle, um pequeno leitor de cartão que você pode conectar a um dispositivo móvel. Algumas opções de hardware podem funcionar com uma variedade de sistemas POS. Ou você pode aceitar pagamentos que não sejam em dinheiro com um dispositivo POS sem conectá-lo a um sistema POS mais complexo.

O software POS pode ajudá-lo a registrar, armazenar e analisar todas as informações da sua empresa, economizando seu tempo e tornando-o um líder de negócios mais eficaz. Você pode escolher entre diferentes recursos ou funções, dependendo da complexidade do seu sistema POS.

Existem centenas de sistemas POS para escolher, incluindo opções especiais para certos tipos de negócios (um restaurante tem necessidades diferentes de uma loja de roupas) e sistemas personalizáveis. Aqui estão quatro fatores a considerar ao comparar suas opções:

Custo
Considere os custos iniciais e contínuos para o sistema.

Você pode precisar comprar ou alugar o hardware, como uma caixa registradora ou dispositivo POS. Então, dependendo de sua escolha, você pode precisar comprar o software POS ou pagar uma taxa de assinatura mensal (ou anual).

Além disso, os sistemas POS podem cobrar taxas diferentes pelo processamento de cartão de débito e cartão de crédito e transações. Compare os custos de processamento entre os sistemas POS e veja se o sistema permite que você mude para uma empresa de processamento de terceiros diferente posteriormente, se desejar mais flexibilidade.

Recursos
Suas necessidades podem mudar à medida que sua empresa cresce, portanto, considere quais recursos você precisa hoje e quais podem querer no futuro. Aqui estão algumas das coisas que os sistemas POS podem fazer:

aceitar chip EMV (um pequeno chip em cartões que pode ajudar a manter as informações do titular do cartão seguras) cartão de débito e cartões de crédito
aceitar cartões sem contato (cartões que podem ser tocados em vez de passados ou inseridos) e pagamentos móveis
armazenar dinheiro de forma segura
escanear os códigos de barras dos produtos
acompanhar o inventário da sua empresa
criar relatórios de vendas
gerenciar turnos e planilhas de horas dos funcionários
gerenciar um programa de fidelidade do cliente
conectar-se com seu software de contabilidade
imprimir recibos físicos ou enviar recibos digitais

Simplicidade
Alguns sistemas podem levar horas ou dias para serem configurados ou exigir que você contrate um consultor para começar. Outros podem ser muito mais simples. Mas a configuração é apenas parte do processo. Considere como o sistema será fácil de usar todos os dias e como será fácil treinar novos funcionários para usar seu sistema POS.

Suporte
Um problema com seu sistema POS pode desacelerar seus negócios e, como proprietário da empresa, pode ser seu trabalho corrigir o problema. Para onde você vai se virar? Alguns provedores de sistema POS podem oferecer suporte gratuito a qualquer hora do dia. Com outros, você pode precisar descobrir como resolver o problema por conta própria ou pagar um consultor para obter ajuda.