Muitas empresas não conseguem ganhar dinheiro em seus primeiros anos, porque realizaram um investimento muito alto na abertura do negócio (pense em todos os suprimentos, seguros, taxas de licenciamento e contratos de aluguel que você pode precisar) e pode levar algum tempo para atrair clientes.

Compreender quanto dinheiro sua empresa ganha e os custos associados à administração são importantes para o sucesso a longo prazo.

Encontre seus pontos de equilíbrio

O ponto de equilíbrio da seu negócio é quando o dinheiro que você ganha com as vendas cobre as despesas da sua empresa. Embora seu objetivo possa ser ganhar dinheiro, não apenas cobrir despesas, atingir seu ponto de equilíbrio é um passo importante em seu caminho para a lucratividade.

Você pode calcular o ponto de equilíbrio para cada produto ou serviço que vende.

Usando seus pontos de equilíbrio
Depois de calcular os pontos de equilíbrio de sua empresa, você pode usar essas informações junto com seu orçamento para tomar melhores decisões de negócios. Você pode definir metas para você e sua equipe, ver como seus pontos de equilíbrio mudam se você aumentar ou diminuir os preços ou determinar se faz sentido oferecer um novo produto com base em seus custos.

E aqui está uma ótima dica se você quiser ganhar dinheiro em vez de simplesmente empatar. Adicione o lucro desejado aos seus custos fixos. Por exemplo, se você quiser fazer uma certa quantia por mês, some todas as suas despesas fixas de negócios e adicione essa quantia extra. Em seguida, procure “empatar” com o novo custo fixo.

Calculando o ponto de equilíbrio de um produto
Você precisará conhecer várias informações antes de fazer cálculos de ponto de equilíbrio:

• Os custos fixos do seu negócio. O valor total das despesas fixas, como aluguel ou seguro, que você paga a cada mês.
• Seu custo médio por produto. O custo médio de criação ou compra do produto. Esses custos podem ser variáveis, pois materiais, mão de obra, comissões e outros custos variam, mas você pode usar o custo médio por produto em seus cálculos.
• O preço de venda de um produto. Por quanto você vende um produto. Se o preço de venda do seu produto for inferior ao seu custo médio por produto, você precisará reduzir seus custos ou aumentar seus preços (ou ambos) para ganhar dinheiro.
• Sua margem de contribuição. O preço de venda do seu produto menos o custo de criação do produto. 
• Sua taxa de margem de contribuição. Você também pode encontrar sua margem em termos de porcentagem ou proporção se dividir sua margem de contribuição pelo preço do produto. 

Aqui estão algumas fórmulas úteis para usar. Para esses exemplos, suponha que custe R$ 5 mil por mês para administrar seu negócio, R$ 25 para criar seu produto e você o venda por R$ 65:  

Ponto de equilíbrio em termos de número de produtos = custo fixo/ (preço do produto - seu custo médio por produto) 

• 5.000/(65-25) = 125 Portanto, você precisa vender 125 produtos para cobrir suas despesas mensais. 

Neste caso, para calcular a margem de contribuição: 
Preço de venda – custo de criação do produto = R$ 65 – R$ 25 = R$ 40  

Agora, para calcular a taxa de margem de contribuição:  
Margem de contribuição / Preço do produto = R$ 40 / R$ 65 = 0,6154 

Ponto de equilíbrio em vendas = relação custos fixos/margem de contribuição 

• 5.000/0,6154 = R$ 8.125. Portanto, você precisa ganhar R$ 8.125 por mês para equilibrar e cobrir seus custos de negócios mais o custo de fabricar seu produto.

Demonstração de lucros e perdas
Uma demonstração de lucros e perdas, também chamada de declaração de renda, declaração de receitas, ou simplesmente lucros e perdas, pode ajudá-lo a determinar a situação financeira geral da empresa. É uma das três principais demonstrações financeiras das empresas - as outras duas são o balanço patrimonial e a demonstração dos fluxos de caixa.

A demonstração de lucro e perda reduz suas receitas e despesas para revelar o lucro durante um período de tempo específico, tal como um mês, trimestre, ano ou anos. Para determinar, usa-se uma equação simples:

Renda (também chamada de receita) - despesas = lucro (também chamada de receita líquida)

No entanto, o lucro e a perda rompem suas diferentes fontes de receita e despesas, ajudando a entender melhor como o negócio trabalha e gasta dinheiro.

Utilizando uma demonstração de lucros e perdas
É possível encontrar informações importantes revendo regularmente a declaração de lucros e perdas. Por exemplo, é possível comparar os lucros com períodos anteriores para determinar se o negócio está se tornando mais ou menos lucrativo. Se perceber que os lucros da empresa estão diminuindo com o tempo, é possível agir rapidamente e cortar despesas ou aumentar as vendas para continuar lucrando.

O lucro e a perda também podem ser úteis quando estiver escrevendo ou atualizando um plano de negócios. É possível compartilhar com financiadores quando solicitar um empréstimo comercial, e pode usar os números dos lucros e perdas  para ajudar a preparar e arquivar os documentos fiscais de sua empresa.

Criação e leitura de uma demonstração de lucros e perdas
É possível criar sua própria demonstração de lucros e perdas, ou começar com um modelo que possa ser preenchido. Ou, se usar software de contabilidade, é possível criar uma declaração de lucros e perdas  para o negócio.

Se estiver criando os próprios lucros e perdas , é possível usar uma planilha. Há muita adição e subtração na declaração de lucros e perdas e uma planilha é menos propensa a erros e mais fácil de usar do que fazer cálculos por conta própria.

Uma demonstração de lucros e perdas  é geralmente dividida em seções diferentes. Demonstrações de lucros e perdas  também usam termos contábeis que podem não ser conhecidos se não estudou contabilidade, e às vezes há vários nomes para o mesmo termo.

Esta é uma discriminação dos termos na ordem em que aparecem em uma declaração de lucro e perda  e o que significam:

• Receita/vendas. O dinheiro que o negócio faz. É possível dividir a receita em diferentes tipos de renda, tais como renda da venda de produtos e serviços.
  Geralmente há uma linha sob receita para o valor que o negócio perdeu em relação às vendas. Por exemplo, quando um cliente devolve um produto, é possível incluir o dinheiro devolvido ao cliente como uma despesa na seção de receitas.
• Vendas líquidas/total de vendas operacionais. Subtraia as despesas relacionadas à receita, tais como devoluções de receita de vendas para determinar as vendas líquidas. As vendas líquidas são quanto dinheiro o negócio ganhou com a venda de produtos e serviços antes de levar em consideração outras despesas.
• Custo das mercadorias vendidas/custos diretos. O custo dos produtos vendidos se refere aos custos dos materiais e da mão de obra necessários para criar os itens vendidos. Algumas vezes são chamados de custos diretos porque são todas as despesas que estão diretamente relacionadas à criação de produto ou à oferta de serviço.
• Lucro bruto/ margem bruta. Se subtrair o custo das mercadorias vendidas das vendas líquidas, descobrirá o lucro bruto ou margem bruta.
• Despesas operacionais/OPEX. As despesas operacionais de uma empresa são adicionais necessárias para administrar o negócio. A seção de despesas operacionais pode ser muito maior do que o custo dos produtos vendidos, pois é necessário incluir e utilizar linhas diferentes para quaisquer despesas que não estejam diretamente relacionadas à criação de um produto ou à oferta de um serviço. 
  Alguns exemplos são aluguel, serviços públicos, publicidade, viagens, treinamento e seguros. Os custos de mão-de-obra para os funcionários que não têm um papel direto na criação de um produto ou serviço, como um gerente geral ou recepcionista, também poderiam ser incluídos nas despesas operacionais.
• Despesas operacionais totais. Some todas as despesas operacionais para encontrar o total.
• Lucro antes de juros e impostos. O lucro bruto da empresa menos o total das despesas. Os ganhos antes da renda e impostos mostram quanto dinheiro a empresa ganhou antes de pagar juros ou impostos.
• Despesas de juros. Ao contrair um empréstimo comercial e estar pagando juros sobre o empréstimo, é possível listar neste local as despesas com juros.
• Lucro líquido antes de impostos/resultados antes de impostos. O lucro bruto da empresa menos o total das despesas e juros. Ou, os ganhos antes do rendimento e dos impostos menos as despesas com juros. Senão tiver nenhuma despesa com juros, os rendimentos antes dos impostos serão os mesmos que os rendimentos antes da renda e dos impostos.
• Imposto de renda. Somar o total de dinheiro que a empresa gasta com impostos de renda locais e nacionais.
• Receita líquida/lucro líquido. Subtrair o imposto de renda do lucro antes dos impostos para encontrar o lucro líquido da empresa. Esta é a quantia total de dinheiro que o negócio ganhou durante o período específico.

Estes são mais dois termos que é possível ouvir em relação a uma declaração de lucros e perdas:

• Top line (primeiras linhas). As primeiras linhas estão no topo da declaração de lucros e perdas, e são as mesmas que a receita/vendas. Se a linha superior da empresa está crescendo, significa que está vendendo mais produtos ou serviços. Um aumento da linha de cima pode significar que o negócio está crescendo, mas não levará a mais lucros se as despesas aumentarem ao mesmo tempo.
• Lucro líquido. O lucro líquido está no final da demonstração de resultados e é o lucro líquido ou rendimentos líquidos. O crescimento do lucro líquido significa que o negócio está ganhando mais dinheiro.

Essas são as bases para uma declaração de lucros e perdas. Não é muito complicado por si só, requer apenas adição e subtração. A parte difícil é garantir que todas as informações que usa estejam corretas. Para isto, é necessário ter certeza de ter um bom sistema para manter registros comerciais, tais como software de contabilidade onde registra cada venda e despesas comerciais.