Opzioni di pagamento

Come piccolo imprenditore, dovrai decidere quali tipi di pagamento accettare dai clienti.

Potresti offrire ai clienti la possibilità di scegliere tra:

cassa;
assegni;
carte di debito;
carte di credito;
pagamenti via dispositivo mobile;
bonifici bancari elettronici.

Offrire più di un'opzione può essere un buon sistema per attirare una maggiore varietà di clienti e permettere loro di fare acquisti più cospicui. Tuttavia, ogni tipo di pagamento presenta i suoi vantaggi, svantaggi e costi associati.

Pro e contro dei vari tipi di pagamento

Dove apri la tua azienda e i tipi di articoli che vendi possono avere un ruolo importante nella decisione relativa ai sistemi di pagamento che puoi offrire ai clienti.

Se ritieni che la maggior parte delle tue vendite avverrà online, non puoi esimerti dall'accettare pagamenti elettronici. Analogamente, se i tuoi prodotti o servizi sono particolarmente costosi, i clienti potrebbero non sentirsi a proprio agio nel trasportare grandi quantità di contanti nel tuo negozio per effettuare l'acquisto: assegni, carte o pagamenti via dispositivo mobile potrebbero essere opzioni migliori.

Al contrario, se vendi articoli economici in un negozio fisico, i tuoi clienti potrebbero preferire il pagamento in contanti. I clienti possono aspettarsi di poter pagare in contati se apri un negozio in una zona in cui molti non hanno un conto in banca o in cui i circuiti di carte, cioè le aziende che inviano e verificano le informazioni quando qualcuno effettua un acquisto con una carta, spesso danno problemi di linea.

Indipendentemente dal tipo o dai tipi di pagamento che offri, ognuno di questi prevede vantaggi e svantaggi. Ecco alcuni dei pro e contro dei principali tipi di pagamento:

Tipo di pagamento	Vantaggi	Svantaggi
Cassa	Una delle forme di pagamento più diffuse e semplici. Molti clienti si aspettano di poter pagare in contati. Non esistono commissioni per i pagamenti in contanti.	I clienti potrebbero essere restii a effettuare pagamenti cospicui in contanti. Tenere contanti in negozio o a casa, o trasportarli in banca, può essere rischioso. Tenere abbastanza banconote nel registratore di cassa per poter dare il resto tiene immobilizzate cifre che potresti investire altrimenti. Contare gli incassi alla fine della giornata richiede molto tempo.
Assegni	Può spingere i clienti a fare acquisti più cospicui e frequenti. Consente ai clienti di fare acquisti cospicui in tutta sicurezza. Non sarai obbligato a tenere tanti contanti in negozio. Non esistono commissioni per i pagamenti con assegno.	Dopo aver versato un assegno, dovrai attendere che la banca lo elabori e accrediti la cifra sul tuo conto. Esiste il rischio che qualcuno tenti di pagare con assegni falsi o che un assegno sia “rimbalzato” se il cliente non ha fondi sufficienti, con il risultato che tu non riceverai il pagamento.
Carte di debito, di credito e prepagate	Può spingere i clienti a fare acquisti più cospicui e frequenti. Consente ai clienti di fare acquisti cospicui in tutta sicurezza. Può essere più rapido e comodo per i clienti al momento del pagamento, rispetto a contanti o assegni. Non sarai obbligato a tenere tanti contanti in negozio. Non devi preoccuparti di assegni scoperti o falsi. Consente ai turisti stranieri di effettuare acquisti con maggiore facilità.	Dovrai attendere i tempi di elaborazione della transazione prima di vedere accreditati i fondi sul tuo conto. Occorrono in genere da uno a tre giorni. Potrebbero essere previste spese di transazione, una piccola percentuale della transazione. Le carte di debito in genere hanno spese più basse. Dovrai acquistare o noleggiare un dispositivo per accettare i pagamenti (detto dispositivo POS, da point-of-sale). Potresti essere responsabile se un cliente utilizza una carta falsa o rubata per effettuare un acquisto. Se un cliente contesta una spesa (quindi richiede un rimborso su carta o “chargeback”), la transazione può essere annullata, con il risultato che tu non riceverai il pagamento.
Pagamenti via dispositivo mobile	Può spingere i clienti a fare acquisti più cospicui e frequenti. Consente ai clienti di fare acquisti cospicui in tutta sicurezza. Può essere più rapido e comodo rispetto a contanti o assegni. Non sarai obbligato a tenere tanti contanti in negozio. Non devi preoccuparti di assegni scoperti o falsi. In alcuni luoghi i pagamenti via dispositivo mobile possono essere più affidabili delle transazioni con carta. Se vendi articoli in mercati, conferenze o fiere di settore, puoi portare con te il dispositivo mobile. Consente ai turisti di effettuare acquisti con maggiore facilità.	Dovrai attendere i tempi di elaborazione della transazione prima di vedere accreditati i fondi sul tuo conto. Occorrono in genere da uno a tre giorni. Potrebbero essere previste spese di transazione, solitamente una piccola percentuale della transazione. Dovrai acquistare o noleggiare un dispositivo per accettare i pagamenti (detto dispositivo POS, da point-of-sale). Potresti essere responsabile se un cliente utilizza dati di pagamento falsi o rubati per effettuare un acquisto. Se un cliente contesta una spesa (quindi richiede un rimborso su carta o “chargeback”), la transazione può essere annullata, con il risultato che tu non riceverai il pagamento.
Trasferimenti bancari elettronici	Permette di ricevere pagamenti cospicui senza pagare commissioni. Consente ai clienti di fare acquisti cospicui in tutta sicurezza. Può essere più rapido e comodo rispetto a contanti o assegni. Non sarai obbligato a tenere tanti contanti in negozio. Non devi preoccuparti di assegni scoperti o falsi. Potrebbe essere una buona soluzione se vendi prodotti o servizi ad altre aziende.	I clienti privati potrebbero non sentirsi a proprio agio nel trasferire fondi dal loro conto bancario alla tua azienda. Dovrai attendere i tempi di elaborazione della transazione prima di vedere accreditati i fondi sul tuo conto. Potrebbe essere necessario richiedere questo tipo di transazione alla tua banca e alla banca del cliente e non sempre si tratta di una procedura semplice.
Portafoglio elettronico	Il pagamento tramite un portafoglio elettronico consente al cliente di pagare senza una carta fisica; Spesso è più sicuro per i clienti rispetto all'uso di una carta fisica, poiché i dati sono criptati e non visibili; La maggior parte degli smartphone è ora dotata di un portafoglio elettronico; Grazie a un processo di pagamento rapido ed efficiente, puoi incoraggiare i clienti a fare acquisti più frequenti.	Richiede il noleggio o l'acquisto di un dispositivo apposito per completare la transazione mediante “appoggio”.
QR Code (codice a risposta rapida, da “Quick Response”)	Opzione di pagamento contactless per i clienti che richiedono un'esperienza senza contatto; Abilitato nella maggior parte degli smartphone, non richiede ai clienti di utilizzare un’app per l’accesso; Non richiede l'utilizzo di POS o terminali di pagamento per il completamento delle transazioni.	È necessaria un’ottima connessione Wi-Fi; Può richiedere che i clienti inseriscano i dati di carte di credito o di debito più di una volta, poiché tali dati non sono archiviati in automatico.
Pagamenti automatici	La funzione AutoPay è facile da implementare per i tuoi clienti; Utile per i servizi di abbonamento o i pagamenti ricorrenti; Garantisce pagamenti puntuali senza dover ricordare ai clienti di eseguire l'operazione; Meno tempo dedicato a contattare i clienti per ricordare loro di eseguire i pagamenti.	Con AutoPay si verificano più spesso pagamenti scoperti e di conseguenza transazioni stornate; I clienti possono dimenticarsi di aver configurato AutoPay e successivamente richiedere rimborsi.
Invio delle fatture via email	Se la tua azienda vende servizi, inviare le fatture via email subito dopo la fornitura del servizio consente ai clienti di pagare e avere automaticamente la ricevuta; Ciò ti permette di semplificare le procedure di compilazione della dichiarazione dei redditi e di gestire i dati in tutta sicurezza, connettendoti con i tuoi sistemi CRM (sistemi di gestione dei rapporti con i clienti) e di contabilità; Più efficiente ed ecologico; Transazioni più rapide e meno controlli necessari per riscuotere i pagamenti.	Principalmente utile per i fornitori di servizi, ma meno per commercianti al dettaglio, beni di consumo o aziende online; Potenziale rischio di perdere le email o che queste siano contrassegnate come posta indesiderata.

Come piccolo imprenditore, soprattutto se hai dei dipendenti, dovrai tenere conto del tempo e dell'impegno associati a ogni tipo di pagamento.

Ad esempio, i dipendenti non devono avere grandi competenze per accettare pagamenti in contanti piuttosto che con carte di credito, ma ti servirà un posto sicuro per conservare il denaro contante e dovrai recarti spesso in banca per versarlo. Inoltre, potrebbe essere necessario creare un sistema che garantisca che i dipendenti mettano in cassa i contanti e non derubino la tua azienda.

Dall'atro lato, potrebbe volerci più tempo per insegnare ai dipendenti ad accettare pagamenti con carta, ma una volta formati, si verificheranno meno errori di calcolo e sarà molto più semplice incassare e registrare le vendite del giorno.

Inoltre, prendi in considerazione altre forme di pagamento per valutare se possono funzionare per la tua azienda. Potresti anche trarre vantaggio dalla vendita di gift card che i tuoi clienti possono regalare ad amici o parenti. Oppure, potresti distinguerti dalla concorrenza facendo pagare i tuoi clienti con metodi digitali.

Prepara la tua azienda ad accettare pagamenti

La quantità di tempo e impegno che richiede la gestione del sistema di pagamento della tua azienda può dipendere dai tipi di pagamenti che accetterai e da quanto attentamente vuoi monitorare la tua azienda.

Se accetti solo contanti e non hai molte scorte di magazzino da monitorare, per iniziare potrebbe essere sufficiente acquistare un registratore di cassa e un registro vendite cartaceo. Tuttavia, la maggior parte dei piccoli imprenditori preferisce (o deve) prevedere un processo più dettagliato per monitorare scorte di magazzino e vendite. Molti sono consapevoli del vantaggio di far pagare i clienti con carta o mediante pagamenti digitali.

Creazione legale della propria attività
Se non ha già avviato la procedura per creare un'azienda con personalità giuridica e iscriverla nel registro, in genere, questo è il primo passo da fare. Questa scelta ti aiuterà a ottenere i documenti e le informazioni necessari per aprire un conto bancario aziendale.

Accendi un conto bancario aziendale
Un conto bancario aziendale può essere indispensabile se accetti pagamenti senza contanti ed è un luogo sicuro in cui tenere i contanti che la tua azienda riceve dai clienti. Separare il tuo conto personale da quello aziendale può facilitarti l'organizzazione e la preparazione della dichiarazione dei redditi.

I conti aziendali possono avere spese diverse da quelli personali. Confronta con attenzione le tue opzioni prima di aprire un conto. Se vuoi anche iniziare a risparmiare, puoi aprire un conto di risparmio aziendale.

Preparati ad accettare pagamenti non in contanti
Potrebbe essere necessario richiedere diversi servizi prima di poter accettare pagamenti con carta o mediante dispositivo mobile. Le procedure possono essere complicate, leggi quindi questa breve panoramica di ciò che potrebbe servirti:

Servizi agli esercenti. Un fornitore di servizi di gestione pagamenti con carta ti fornirà un gestore di pagamenti e un conto venditore.

I gestori di pagamenti sono società che fanno circolare tutte le informazioni quando un cliente paga con la carta. Un conto venditore è uno speciale tipo di conto bancario che consente al denaro dei tuoi clienti di passare attraverso il sistema del gestore di pagamenti ed essere versato nel conto bancario della tua azienda.

La tua banca potrebbe fornire questo tipo di servizio, oppure puoi rivolgerti a un'organizzazione di vendita indipendente o ISO (da independent sales organization) o a una piattaforma unica di pagamento.

Confronta le tue opzioni e cerca di negoziare la lunghezza del contratto (un contratto più breve può darti più opzioni in futuro) e le spese che dovrai pagare per ogni opzione. In genere è prevista una commissione di attivazione, oltre alle spese mensili e annuali. Dovrai inoltre pagare una commissione ad ogni transazione.
Un dispositivo di punto vendita (POS). Si tratta del dispositivo su cui i clienti strisceranno, inseriranno o toccheranno la carta (o smartphone) per effettuare un acquisto. Il tuo fornitore di servizi di gestione pagamenti con carta può venderti o noleggiarti un POS. Alcuni sono piccoli dispositivi portatili, altri sono integrati nei registratori di cassa più grandi. Esistono anche opzioni che si possono inserire nei dispositivi mobili o che ti permettono di inserire i dati della carta in un modulo online. Se hai già un sistema software POS, ti servirà un POS che possa connettersi al tuo sistema, che a sua volta registrerà le vendite.
Un fornitore unico di servizi di pagamento integrale (PSP). Piuttosto che attivare un tuo conto venditore e trovare un gestore di pagamenti con carta di credito, puoi optare per una soluzione più semplice. I fornitori di servizi di pagamento spesso raggruppano i servizi di gestione dei pagamenti con carta di credito, ti offrono un sistema POS e ti permettono di utilizzare il loro conto venditore. In genere è più facile sapere quali saranno le commissioni da pagare e impostare la tua attività per accettare pagamenti senza contanti con un PSP, ma queste potrebbero essere più alte di quelle che pagheresti per un conto esercente.
Desideri vendere online? Ti servirà un gateway di pagamento. Se la tua azienda ha intenzione di accettare pagamenti online, ti servirà anche un sito Web con un carrello virtuale e un gateway di pagamento. Il carrello virtuale permette ai clienti di scegliere e acquistare prodotti. Il gateway di pagamento prenderà le informazioni di pagamento del tuo cliente e accetterà o rifiuterà la transazione. Alcuni gateway di pagamento ti permettono di accettare bonifici bancari elettronici. Il tuo conto venditore o la PSP potrebbero avere un gateway di pagamento (a volte a pagamento), oppure potresti fare una ricerca e trovare una soluzione diversa online.

Mantieni la conformità
Se usi un conto esercente, un PSP o un gateway di pagamento e intendi accettare pagamenti con carte di debito e di credito, accertati che la tua azienda e le sue pratiche siano conformi alle leggi vigenti e ai regolamenti delle società fornitrici di carte.

Scegli un sistema POS (point of sale)

Un sistema di punto vendita (POS) può essere uno strumento fondamentale per gestire le vendite della tua azienda e tenere i registri in ordine. La maggior parte dei sistemi POS è costituita da hardware e software.

L'hardware può essere un registratore di cassa, un tablet o un dongle, un piccolo lettore di carte che si inserisce nel dispositivo mobile. Alcune opzioni hardware possono funzionare con molti sistemi POS. Oppure, puoi accettare pagamenti senza contanti con un dispositivo POS senza collegarlo a un sistema POS più complesso.

Il software POS può aiutarti a registrare, memorizzare e analizzare tutti i dati della tua azienda, facendoti risparmiare tempo e rendendoti un leader più efficiente. Puoi scegliere tra diverse caratteristiche e funzioni, in base alla complessità del tuo sistema POS.

Esistono centinaia di sistemi POS tra cui scegliere, incluse opzioni speciali per alcuni tipi di aziende (un ristorante ha esigenze diverse da quelle di un negozio di abbigliamento) e sistemi personalizzabili. Ecco quattro cose da considerare nel confrontare le tue opzioni:

Costo
Valuta i costi iniziali e le spese correnti per far funzionare il sistema.

Potrebbe essere necessario acquistare o noleggiare un dispositivo, come ad esempio un registro di cassa o un POS. Inoltre, in base alla tua scelta, potrebbe essere necessario acquistare il software POS o pagare un canone mensile (o annuale) di sottoscrizione.

Inoltre, i sistemi POS possono addebitare diverse spese per l'elaborazione delle transazioni con carte di debito e carte di credito. Confronta i costi di elaborazione tra i vari sistemi POS e valuta se il sistema ti consente di passare a una società terza in un secondo momento, nel caso ti servisse più flessibilità.

Caratteristiche
Le tue esigenze possono cambiare una volta che la tua azienda sarà cresciuta; valuta pertanto quali sono le caratteristiche che ti servono oggi e che potrebbero servirti domani. Ecco alcune cose che i sistemi POS possono fare:

accettare carte di debito e carte di credito con chip EMV (un piccolo chip nelle carte che protegge le informazioni del titolare della carta);
accettare carte contactless (carte che si appoggiano anziché essere strisciate o inserite) e pagamenti via dispositivo mobile;
tenere i contanti in un luogo sicuro;
scansionare i codici a barre dei prodotti;
monitorare le scorte di magazzino della tua azienda;
creare report di vendita;
gestire i turni e i fogli presenza dei dipendenti;
gestire il programma fedeltà dei clienti;
connettersi con il software di contabilità;
stampare ricevute cartacee o inviare ricevute digitali.

Semplicità
Alcuni sistemi possono richiedere ore o giorni per l'attivazione oppure obbligarti a pagare un consulente per imparare a usarli. Altri possono essere molto più semplici. Tuttavia, l'attivazione è solo parte del processo. Valuta la semplicità di utilizzo quotidiano del sistema e la facilità con cui i nuovi dipendenti possono imparare a usare il tuo sistema POS.

Supporto
Un problema con il sistema POS potrebbe rallentare la tua azienda e, in quanto titolare, potrebbe essere tuo compito risolverlo. A chi ti rivolgi? Alcuni fornitori di sistemi POS offrono assistenza gratuita a qualsiasi ora. Con altri potrebbe essere necessario capire in autonomia come risolvere il problema o pagare un consulente che ti aiuti.

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