Was ist Ausgabenmanagement?

Ausgabenmanagement wird auch als Ausgabenverwaltung bezeichnet. Hierbei werden alle Ausgaben erfasst, dokumentiert und zur Auswertung bereitgestellt. Ziel ist es, einen detaillierten Überblick über die einzelnen Einkäufe Ihres Unternehmens zu behalten – auch dann, wenn Ihr Unternehmen schnell wächst und die verschiedensten Mitarbeitenden Ausgaben tätigen. 

Ausgabenmanagement umfasst folgende Teilbereiche:

• Spesenmanagement
• Rechnungsverwaltung
• Verwaltung der Firmenkreditkarten

Um das Spend-Management effizient zu erledigen und Fehler in den Abrechnungsprozessen zu eliminieren, ist es ratsam, eine Spend-Management-Software zu verwenden. Mit dieser sammeln und verarbeiten Sie Geschäftsausgaben für die Buchhaltung. Zu den Geschäftsausgaben zählen alle Liefer- und Beschaffungskosten, externe Dienstleistungen und Materialkosten. Auch die Spesenabrechnung können Sie mit Spend-Management-Software vereinfachen. Mitarbeitende reichen Bahntickets, Hotel- und Tankrechnungen einfach digital ein, wo sie dann verbucht werden. Wichtig zu wissen ist noch, dass Gehälter nicht über das Ausgabenmanagement abgedeckt werden.

Welche Vorteile bietet Spend-Management-Software?

Mit Spend-Management-Software bietet sich die Möglichkeit, Prozesse zu digitalisieren und damit deutlich zu vereinfachen.

• Firmenkreditkarten: Geben Sie Geschäftskreditkarten an Ihre Mitarbeiter:innen aus, um Geschäftsausgaben besser zu kontrollieren. Alle Ausgaben werden mit der Firmenkreditkarte bezahlt und die Rechnungen gehen direkt zur Buchhaltung.
• Einscannen von Belegen: Scannen Sie Belege einfach ein und lassen Sie sie direkt über die Buchhaltung abrechnen.
• Ausgaben einfacher dokumentieren: Sie haben von der Bezugsquelle bis hin zum Ausgleich der Rechnung einen genauen Überblick.
• Kostentreiber identifizieren: Hohe Kostentreiber können jederzeit identifiziert und zukünftig vermieden werden.
• Beschaffungsprozesse optimieren: Bestellung, Lieferung und Bezahlung können präzise erfasst und analysiert werden. Mit diesen Daten optimieren Sie Ihre Beschaffungsprozesse und treffen präzisere strategische Entscheidungen.
• Rechnungsversäumnisse reduzieren: Sie haben eine genau Übersicht über alle Rechnungen und Zahlungsfristen. Dies vereinfacht den Abwicklungsprozess von Rechnungen und reduziert die Fehlerquote.
• Zahlungsfristen optimieren: Reizen Sie gezielt manche Rechnungsfristen aus oder erhalten Sie Skonti bei frühzeitiger Zahlung: Sie haben den Überblick und entscheiden gezielt, wann welche Rechnung beglichen wird.
• Liquidität verbessern: Optimieren Sie Ihre Zahlungen, maximieren Sie das Umlaufvermögen und verbessern Sie auch Ihre Liquidität.
• Leichtere Budgetplanung: Da Sie alle historischen Ausgaben im Blick haben, ist es leichter, zukünftige Ausgaben zu planen. Dies vereinfacht die Budgetplanung für das nächste Jahr.
• Reduktion von Fehlern: Dank der Software werden Fehler bei der Verbuchung von Ausgaben und bei der Aufstellung von Jahresabschlüssen minimiert.

Wie wähle ich die richtige Software für mein Unternehmen?

Welches das geeignete Spend-Management-Tool für Ihr Unternehmen ist, hängt von unterschiedlichen Variablen ab. Manche Anbieter sind besser für Selbstständige und Freelancer:innen geeignet, während andere bessere Lösungen für größere Unternehmen anbieten. 

Deshalb sollten Sie bei der Wahl der Spend-Management-Software die Größe Ihres Unternehmens und die Anzahl der benötigten Nutzerkonten berücksichtigen. Denn die meisten Softwareanbieter haben unterschiedliche Mitgliedschaften, die mit steigender Zahl an Accounts und Funktionen teurer werden. Je nach Anzahl der Mitarbeiter:innen und Funktionsumfang wählen Sie den passenden Softwareanbieter und das monatliche Paket. Die Kosten können zwischen fünf und 20 Euro pro Nutzer:in liegen.

Bevor Sie einen Anbieter wählen, sollten folgende Bedingungen neben der Größe des Unternehmens geklärt werden:

• Wie viele Betriebsausgaben fallen monatlich an? 
• Welche andere Buchhaltungssoftware wird im Unternehmen genutzt? 
• Werden Geschäftskonto und -kreditkarten benötigt?
• Gibt es ein Buchhaltungsteam im Unternehmen? 

Auf Basis dieser Überlegungen wählen Sie die geeignete Software für Ihr Ausgabenmanagement aus. Der Vergleich verschiedener Anbieter zeigt, dass Spend-Management-Softwares vom Preis und der Skalierbarkeit im Nutzerzugang stark variieren können. Behalten Sie deshalb bei der Wahl der Software schon ein mögliches Wachstum Ihres Unternehmens im Hinterkopf.

Für die Buchhaltung und das Ausgabenmanagement hat eine digitale Lösung strategische, finanzielle und zeitliche Vorteile für Ihr Unternehmen. Alle Geschäftsausgaben digital zu erfassen, spart nicht nur Zeit, sondern hilft dabei, Kosten zu minimieren. Dadurch erhöhen Sie die Effizienz Ihrer Beschaffungsprozesse und Rechnungsbegleichung und steigern so die Profitabilität Ihres Unternehmens deutlich.