Viele Unternehmen erzielen in den ersten Jahren keinen Gewinn, weil die Eröffnung eines Betriebs kostspielig ist (denken Sie nur an alle eventuellen Betriebsmittel, Versicherungen, Lizenzgebühren und Mietverträge), und auch der Aufbau eines Kund:innenstamms nimmt eine gewisse Zeit in Anspruch.

Für langfristigen Erfolg müssen Sie einen Überblick über Ihre zukünftigen Einnahmen haben und wissen, welche Kosten mit dem Betrieb Ihres Unternehmens verbunden sind.

Finden Sie Ihre Break-even-Points

Als Break-even-Point wird jener Punkt bezeichnet, an dem die Einnahmen aus den Umsätzen die Ausgaben Ihres Unternehmens decken. Auch wenn Sie natürlich mehr als nur Ihre Ausgaben decken wollen, ist das Erreichen des Kostendeckungspunktes ein wichtiger Meilenstein auf dem Weg zur Rentabilität.

Der Kostendeckungspunkt lässt sich für alle verkauften Produkte oder Dienstleistungen berechnen.

Nutzen Sie Ihre Break-even-Points 
Nach der Berechnung Ihrer Break-even-Points können Sie diese Informationen zusammen mit Ihrem Budget für bessere Geschäftsentscheidungen verwenden. Setzen Sie sich selbst und Ihrem Personal Ziele, beobachten Sie die Veränderung des Kostendeckungspunktes bei Preissenkungen und -erhöhungen, oder beurteilen Sie auf Basis dessen Kosten, ob es sich lohnt, ein neues Produkt zu lancieren.

Und hier noch ein Geheimtipp: Wenn Sie Geld verdienen und nicht nur kostendeckend arbeiten wollen, addieren Sie Ihren gewünschten Gewinn zu den Fixkosten. Wenn Sie also eine bestimmte Summe im Monat verdienen möchten, listen Sie alle festen Betriebsausgaben auf und fügen dann anschließend diesen zusätzlichen Betrag hinzu. Ziel ist es, mit den neuen Fixkosten kostendeckend zu arbeiten.

Berechnung des Break-even-Points eines Produkts
Die Berechnung des Kostendeckungspunktes erfordert folgende Informationsdetails:

• Die Fixkosten des Unternehmens. Den Gesamtbetrag der fixen Ausgaben pro Monat wie Miete oder Versicherung.
• Ihre durchschnittlichen Produktkosten. Die durchschnittlichen Kosten für die Herstellung oder den Kauf des von Ihnen angebotenen Produkts. Diese Kosten können variieren, da Material, Arbeit, Provisionen und andere Kosten schwanken – kalkulieren Sie daher mit den durchschnittlichen Kosten pro Produkt.
• Den Verkaufspreis eines Produkts. Also für wie viel Geld Sie ein Produkt verkaufen. Ist der Verkaufspreis Ihres Produkts niedriger als dessen durchschnittliche Kosten, müssen Sie Ihre Kosten senken und/oder den Preis des Produkts erhöhen, um Geld zu verdienen.
• Ihr Deckungsbeitrag. Dies ist der Verkaufspreis Ihres Produkts abzüglich der Herstellungskosten. 
• Die Deckungsbeitragsquote. Sie können Ihren Deckungsbeitrag auch in Prozent oder im Verhältnis ermitteln, indem Sie den Deckungsbeitrag durch den Preis des Produkts teilen. 

Hier finden Sie einige hilfreiche Formeln. In diesen Beispielen nehmen wir an, dass der Betrieb des Unternehmens 1.000 € pro Monat kostet, die Herstellungskosten eines Produkts 5 € betragen und der Verkaufspreis bei 13 € liegt:

Break-even-Point in Bezug auf die Anzahl der Produkte = Fixkosten / (Verkaufspreis - durchschnittliche Kosten pro Produkt)

• 1.000 / (13-5) = 125. Zur Deckung der monatlichen Ausgaben müssen Sie also 125 Produkte verkaufen.

Break-even-Point im Umsatz = Fixkosten / Deckungsbeitragsquote

• 1.000 / 0,6154 = 1.625 €. Sie müssen also jeden Monat 1.625 € verdienen, um den Kostendeckungspunkt zu erreichen und Ihre Geschäftskosten zuzüglich der Kosten für die Herstellung Ihres Produkts zu decken.

Gewinn- und Verlustrechnungen
Die Gewinn- und Verlustrechnung, auch schlicht GuV genannt, kann die finanzielle Gesamtsituation Ihres Unternehmens aufzeigen. Sie zählt zu einer der drei wichtigsten Finanzausweise für Unternehmen – die anderen beiden sind die Bilanz und die Cashflow-Rechnung.

Die Gewinn- und Verlustrechnung schlüsselt Ihre Einnahmen und Ausgaben auf, um Ihren Gewinn über einen bestimmten Zeitraum, z. B. über einen Monat, ein Quartal, ein Jahr oder mehrere Jahre, zu ermitteln. Dies wird anhand einer einfachen Gleichung errechnet:

Gewinn (auch Nettoeinkommen genannt) - Ausgaben = Einkommen (auch Einnahmen genannt)

Die Gewinn- und Verlustrechnung schlüsselt Ihre verschiedenen Einnahmequellen und Ausgaben auf.

Verwendung einer Gewinn- und Verlustrechnung
Bei der regelmäßigen Überprüfung Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung erhalten Sie wichtige Informationen. So können Sie beispielsweise Ihre Gewinne mit denen früherer Zeiträume vergleichen, um herauszufinden, wie rentabel Ihr Unternehmen momentan ist. Wenn Sie feststellen, dass die Gewinne Ihres Unternehmens im Laufe der Zeit abgenommen haben, können Sie schnell handeln und die Ausgaben senken oder den Umsatz steigern, um die Rentabilität zu gewährleisten.

Die Gewinn- und Verlustrechnung kann Sie auch bei der Erstellung und Aktualisierung Ihres Businessplans unterstützen. Sie können diese des Weiteren mit Kreditgeber:innen bei der Beantragung von Unternehmensdarlehen teilen und die Zahlen zur Vorbereitung und Einreichung Ihrer Steuerunterlagen verwenden.

Erstellung und Beurteilung einer Gewinn- und Verlustrechnung
Erstellen Sie Ihre eigene Gewinn- und Verlustrechnung oder arbeiten Sie mit einer Vorlage zum Ausfüllen. Ihre Buchhaltungs-Software kann möglicherweise auch eine Gewinn- und Verlustrechnung für Ihr Unternehmen erstellen.

Zum Erstellen einer eigenen Gewinn- und Verlustrechnung steht Ihnen die Tabellenkalkulation zur Verfügung. Die Gewinn- und Verlustrechnung besteht hauptsächlich aus Additionen und Subtraktionen, weshalb eine Tabellenkalkulation weniger fehleranfällig und einfacher zu handhaben ist als eigene Berechnungen.

Eine Gewinn- und Verlustrechnung ist in der Regel in verschiedene Abschnitte untergliedert. Hier werden vielleicht auch für Sie neue Begriffe aus der Buchhaltung verwendet und manchmal hat ein und dieselbe Sache mehrere Bezeichnungen.

Im Folgenden finden Sie eine Aufschlüsselung der Begriffe in der Reihenfolge, in der sie in einer Gewinn- und Verlustrechnung erscheinen, sowie deren Bedeutung:

• Einnahmen/Umsatz. Das Geld, das Ihr Unternehmen verdient. Sie können die Einnahmen in verschiedene Arten aufteilen, z. B. in Einnahmen aus dem Verkauf von Produkten und Einnahmen aus dem Verkauf von Dienstleistungen.
  In der Regel gibt es unter den Einnahmen eine Zeile für jene Beträge, die Ihr Unternehmen im Zusammenhang mit seinen Umsätzen verloren hat. Wenn zum Beispiel Kund:innen ein Produkt retournieren, können Sie die Rückerstattung als Ausgabe in den Abschnitt Umsatz aufnehmen.
• Nettoumsatz/Gesamtumsatz. Ziehen Sie Ihre umsatzbezogenen Ausgaben, wie z. B. Retouren, von Ihren Einnahmen ab, um Ihren Nettoumsatz zu ermitteln. Ihr Nettoumsatz gibt an, wie viel Ihr Unternehmen mit dem Verkauf von Produkten und Dienstleistungen verdient hat, bevor Sie andere Ausgaben berücksichtigen.
• Kosten der verkauften Waren/Selbstkosten. Die Selbstkosten beziehen sich auf die Material- und Arbeitskosten, die bei der Herstellung der von Ihnen verkauften Artikel anfallen. Bei diesen sogenannten Selbstkosten handelt es sich um jene Ausgaben, die direkt mit der Herstellung Ihres Produkts oder der Erbringung Ihrer Dienstleistung in Verbindung stehen.
• Bruttogewinn/Bruttospanne. Wenn Sie die Selbstkosten vom Nettoumsatz abziehen, erhalten Sie den Bruttogewinn oder die Bruttospanne.
• Betriebskosten. Bei den Betriebskosten eines Unternehmens handelt es sich um jene zusätzlichen Ausgaben, die für den Betrieb erforderlich sind. Der Abschnitt über die Betriebskosten kann viel länger sein als der über die Selbstkosten, da Sie für alle Ausgaben, die nicht direkt mit der Herstellung eines Produkts oder der Erbringung einer Dienstleistung zusammenhängen, andere Zeilen verwenden. 
  Beispiele für Betriebskosten sind Miete, Versorgungsleistungen, Werbung, Reisekosten, Weiterbildung und Versicherungen. Die Kosten für Personal, das nicht direkt an der Herstellung eines Produkts oder einer Dienstleistung beteiligt ist, wie z. B. ein:e Manager:in oder ein:e Rezeptionist:in, könnten ebenfalls unter die Betriebskosten fallen.
• Betriebskosten gesamt. Zur Ermittlung der Gesamtsumme addieren Sie die gesamten Betriebskosten.
• Gewinn vor Zinsen und Steuern. Der Bruttogewinn des Unternehmens abzüglich der Gesamtkosten. Der Gewinn vor Zinsen und Steuern gibt an, wie viel das Unternehmen vor der Abgabe von Zinsen und Steuern eingenommen hat.
• Zinskosten. Haben Sie ein Unternehmensdarlehen aufgenommen, für das Sie Zinsen zahlen, können Sie die Zinsaufwendungen hier auflisten.
• Nettogewinn vor Steuern/Gewinn vor Steuern. Der Bruttogewinn des Unternehmens abzüglich der gesamten Aufwendungen und Zinskosten. Oder das Ergebnis vor Ertrag und Steuern abzüglich der Zinsaufwendungen. Wenn Sie keine Zinskosten haben, ist das Ergebnis vor Steuern gleich dem Ergebnis vor Einnahmen und Steuern.
• Einkommensteuer. Addieren Sie die gesamten Steuerkosten des Unternehmens.
• Nettoeinnahmen/Nettogewinn. Ziehen Sie die Einkommenssteuer vom Gewinn vor Steuern ab, um den Nettogewinn des Unternehmens zu ermitteln. Dies ist der Gesamtbetrag, den das Unternehmen während eines bestimmten Zeitraums erwirtschaftet hat.

Folgende zwei Begriffe können ebenfalls im Zusammenhang mit einer Gewinn- und Verlustrechnung auftreten:

• Bruttogewinn. Die Bruttoeinnahmen stehen am Anfang der Gewinn- und Verlustrechnung und entsprechen Ihren Einnahmen/Umsätzen. Steigt der Umsatz Ihres Unternehmens, haben Sie mehr Produkte oder Dienstleistungen verkauft. Ein steigendes Bruttoeinkommen kann Wachstum für das Unternehmen bedeuten, der Gewinn erhöht sich allerdings nicht, wenn gleichzeitig auch die Ausgaben steigen.
• Reingewinn. Der Reingewinn der Gewinn- und Verlustrechnung steht für die Nettoeinnahmen oder den Nettogewinn. Ein steigender Reingewinn bedeutet, dass Ihr Unternehmen mehr Geld einnimmt.

Dies sind die Grundlagen für eine Gewinn- und Verlustrechnung. Im Grunde ist dieser Vorgang nicht sehr kompliziert – er erfordert lediglich eine zugegebenermaßen zwar etwas umfangreichere Plus- und Minusrechnung, die Schwierigkeit besteht allerdings eher in der korrekten Angabe der Informationen. Dazu brauchen Sie ein gutes System zur Verwaltung Ihrer Geschäftsunterlagen wie z. B. eine Buchhaltungs-Software, mit der Sie alle Verkäufe und Ausgaben Ihres Unternehmens erfassen.