Als Kleinunternehmer:in entscheiden Sie selbst, welche Zahlungsoptionen Sie von Ihren Kund:innen akzeptieren möchten.
Folgende Möglichkeiten stehen zur Auswahl:
Ihr Geschäftsstandort und die angebotenen Waren spielen eine wichtige Rolle bei der Auswahl Ihrer Zahlungssysteme.
Erwarten Sie beispielsweise hauptsächlich Online-Verkäufe, ist die Annahme elektronischer Zahlungsmittel ein Muss. Wenn Sie an einem physischen Standort tätig sind, erwarten viele Kund:innen die Möglichkeit, mit Bargeld bezahlen zu können. Jedoch sollten Sie daran denken, dass viele Menschen sich nicht recht wohl dabei fühlen, eine große Menge Bargeld bei sich zu tragen. Beinhaltet Ihr Sortiment also eher höherpreisige Produkte oder Dienstleistungen, können Karten oder mobiles Bezahlen womöglich die besseren Optionen sein. Aber auch für alltägliche Zahlungen werden Karten oder mobiles Zahlen verwendet.
| Barzahlung | Eine der gängigsten und einfachsten Bezahlformen. Viele Kund:innen erwarten die Möglichkeit, mit Bargeld bezahlen zu können. Bei der Zahlung mit Bargeld fallen keine zusätzlichen Gebühren an. Nachdem Sie sichergestellt haben, dass sich genug Wechselgeld in Ihrer Kasse befindet, können Sie Geld für andere Geschäftszwecke verwenden. |
Kund:innen tätigen möglicherweise keine größeren Einkäufe mit Bargeld. Die Aufbewahrung von Bargeld an Ihrem Standort oder zu Hause sowie der Transportweg zur Bank kann mit einem gewissen Risiko verbunden sein. Die Kassenprüfung am Ende des Tages nimmt etwas Zeit in Anspruch. |
| Debit- und Kreditkarten | Erfüllt die Kundenbedürfnisse: 91% aller Verbraucher:innen in Deutschland bezahlen Kontaktlos* Können Kund:innen zu häufigeren oder größeren Einkäufen motivieren. Ermöglichen es Kund:innen, große Einkäufe sicher zu tätigen. Kann für Kund:innen an der Kasse schneller und bequemer sein als Bargeld, insbesondere zu Stoßzeiten. Es befindet sich weniger Bargeld im Laden. Sie müssen sich keine Gedanken über Falschgeld machen. Ermöglichen es auch Reisenden aus dem Ausland, unkompliziert Einkäufe zu tätigen. |
Möglicherweise fällt ein geringer Prozentsatz an Transaktionsgebühren an. Für die Zahlungsabwicklung müssen Sie ein sogenanntes Point-of-Sale-Gerät kaufen oder mieten. |
| Mobiles Bezahlen und Mobile Wallets |
Kontaktloses Bezahlen für Kund:innen, die diese Form bevorzugen: Fast jede:r zweite Verbaucher:in nimmt heute lieber das Smartphone mit statt des Portemonnaies.* Mobile Wallet ermöglicht es Kund:innen, ohne physische Karte zu bezahlen. Für Kund:innen ist es oft sicherer als eine physische Karte, da die Daten verschlüsselt sind und nicht eingesehen werden können. Mobile Zahlungen können sich in einigen Bereichen als zuverlässiger erweisen als kartenbasierte Transaktionen. Ermöglichen es auch Reisenden aus dem Ausland, unkompliziert Einkäufe zu tätigen. Ein schneller, effizienter Checkout-Prozess kann Kund:innen zu häufigeren Einkäufen anregen. Wenn Sie Ihre Produkte auf Märkten, Konferenzen oder Messen verkaufen, bringen Sie ganz einfach Ihr mobiles Bezahlsystem mit. QR-Codes „Quick Response“Können schneller und bequemer als Bargeld sein. Es befindet sich weniger Bargeld im Laden. |
Zum Abschluss der Transaktion müssen Sie ein Gerät kaufen oder mieten. Möglicherweise müssen Kund:innen ihre Kredit- oder Debitkartendaten mehr als einmal eingeben, da Daten nicht automatisch gespeichert werden. Möglicherweise fällt ein geringer Prozentsatz an Transaktionsgebühren an. |
| Lastschriftverfahren |
Lastschrift ist für Kund:innen sehr einfach einzurichten. Vorteilhaft für Abonnementdienste oder wiederkehrende Zahlungen. Gewährleistet rechtzeitige Zahlungen, ohne dass Kund:innen an die Zahlung erinnert werden müssen. Weniger Zeitaufwand für die Nachverfolgung und Erinnerung von Kund:innen an Zahlungsfälligkeiten. Sie müssen sich keine Gedanken über Falschgeld machen. |
Bei Lastschriften treten häufiger Überziehungen und damit verbundene Rückbuchungen auf. Kunden könnten die von ihnen eingerichtete AutoPay-Funktion vergessen und nachträglich Erstattungen anfordern. |
| Elektronische Banküberweisungen und Rechnung per E-Mail |
Rechnung per E-Mail und Elektronische Banküberweisungen Können schneller und bequemer als Bargeld sein. Ermöglichen den Erhalt von größeren Beträgen ohne zusätzliche Gebühren. Eignen sich gut als Option beim Verkauf von Produkten oder Dienstleistungen an andere Unternehmen. Nach erbrachter Dienstleistung ermöglicht die Rechnungstellung per E-Mail eine automatische Bezahlung und Quittierung. Ermöglicht eine optimierte Berichterstattung und die sichere Verwaltung von Daten durch die Verbindung mit Ihren CRM- und Buchhaltungssystemen. Effizienter und umweltfreundlicher. Schnellere Transaktionen und weniger Zeitaufwand bei der Zahlungseinziehung. |
In erster Linie fur Dienstleistende und weniger fur den Einzelhandel, Konsumguter - oder Online - Unternehmen geeignet. Privatkund:innen möchten eventuell nicht direkt von ihrem Bankkonto an Ihr Unternehmen überweisen. Es besteht das Risiko, dass E-Mails verloren gehen oder im Spam-Ordner landen. |
Als Kleinunternehmer:in, insbesondere als Arbeitgeber:in, sollten Sie auch den mit jeder Zahlungsart verbundenen Zeit- und Arbeitsaufwand berücksichtigen. Mitarbeiter:innen brauchen bei Bargeldverkäufen vielleicht weniger Schulung als bei Verkäufen mit Kartennutzung, allerdings müssen Sie dafür sorgen, dass das Bargeld an einem sicheren Ort aufbewahrt und regelmäßig der Bank übergeben wird.Außerdem sollten Sie ein sicheres System zur korrekten Abrechnung des Bargelds einrichten, um Diebstählen durch Mitarbeiter:innen vorzubeugen.
Es kann zwar zeitintensiver sein, Mitarbeiter:innen für die Kartenzahlung einzuschulen, sind diese aber erst einmal sattelfest, passieren weniger Fehler und die Abrechnung am Ende des Tages fällt um ein Vielfaches leichter.
Überlegen Sie, ob eventuell auch andere Zahlungsformen für Ihr Unternehmen in Frage kommen.
Vielleicht profitieren Sie vom Verkauf von Gutscheinen, die Kund:innen weiterverschenken,oder Sie heben sich durch das Angebot von digitalen Zahlungsmitteln von Ihrer Konkurrenz ab?
Der Zeit- und Arbeitsaufwand für das gewählte Zahlungssystem hängt davon ab, für welche Zahlungsmethoden Sie sich entscheiden und wie genau Sie Ihr Geschäft kontrollieren wollen.
Wenn Sie ausschließlich Bargeld akzeptieren und nur überschaubare Bestände zu erfassen haben, reicht für den Anfang eine Registrierkasse und ein herkömmlicher Kassenblock in Papierform in der Regel aus.Die meisten Kleinunternehmenden wollen (oder brauchen) jedoch ein detaillierteres Verfahren zur Verfolgung ihrer Bestände und Umsätze, und viele sehen einen Vorteil in Karten- und digitalen Zahlungsmethoden.
Rechtmäßige Gründung des Unternehmens
Haben Sie noch nicht alle Schritte zur rechtlichen Gründung und Anmeldung Ihres Unternehmens durchlaufen, ist jetzt der perfekte Zeitpunkt dafür. So erhalten Sie auch die erforderlichen Dokumente und Informationen, die zur Eröffnung eines Geschäftskontos notwendig sind.
Eröffnung eines Geschäftskontos
Wenn Sie bargeldlose Zahlungen akzeptieren, ist ein Geschäftskonto erforderlich, das auch als sicherer Ort zur weiteren Aufbewahrung Ihres Verdienstes dient. Die Trennung Ihrer privaten und geschäftlichen Konten hilft bei der Organisation und erleichtert die Steuererklärung.
Bei Geschäftskonten können andere Gebühren anfallen als bei Privatkonten. Vergleichen Sie vor der Eröffnung eines Kontos immer sorgfältig alle verfügbaren Optionen. Mit einem Geschäftssparkonto, sind auch Sparformen möglich.
Bereiten Sie sich für die Annahme bargeldloser Zahlungen vor
Möglicherweise müssen Sie sich vor der Annahme von Karten- oder mobilen Zahlungen für verschiedene Dienste registrieren. Da dieses Verfahren etwas verwirrend sein kann, erhalten Sie hier einen kurzen Überblick über die wichtigsten Punkte:
Rechtskonform bleiben
Wenn Sie ein Handelskonto, einen Zahlungsdienstleistenden oder ein Zahlungs-Gateway nutzen und Debit- und Kreditkarten akzeptieren möchten, sollten Sie sicherstellen, dass das ausgewählte Unternehmen und dessen Geschäftspraktiken den aktuellen Gesetzen und Vorschriften für Kreditkartenunternehmen entspricht.
Das POS-System (Point-of-Sale) kann zum wichtigen Instrument für die Verwaltung Ihres Umsatzes und der genauen Aufzeichnungsführung werden. Die meisten POS-Systeme setzen sich aus Hardware und Software zusammen.
Die Hardware kann aus einer Registrierkasse, einem Smartphone, Tablet oder einem Dongle bestehen, also einem kleinen Kartenlesegerät, das an ein mobiles Gerät angeschlossen wird. Einige Hardware-Optionen können mit einer Vielzahl von POS-Systemen kooperieren und bargeldlose Zahlungen über ein POS-Gerät, aber auch ohne den Anschluss an ein komplexeres POS-System akzeptieren.
Die POS-Software unterstützt Sie bei der Erfassung, Speicherung und Analyse von Informationen, was Ihnen viel Zeit bei der Unternehmensführung spart. Je nach Komplexität Ihres Kassensystems können Sie eventuell zwischen verschiedenen Merkmalen oder Funktionen wählen.
Es stehen Hunderte von POS-Systemen zur Auswahl, darunter auch spezielle Optionen für bestimmte Unternehmensformen (ein Restaurant etwa hat andere Anforderungen als ein Bekleidungsgeschäft) und anpassbare Systeme.
Diese vier Punkte sollten Sie beim Vergleich der Optionen beachten:
Kosten
Berücksichtigen Sie die Anfangs- und laufenden Kosten für das System.
Möglicherweise muss die Hardware, wie z. B. eine Registrierkasse oder ein POS-Gerät, erworben oder gemietet werden. Je nach Wahl erfordert dies dann den Kauf der POS-Software oder die Entrichtung einer monatlichen (oder jährlichen) Abonnementgebühr.
Darüber hinaus können POS-Systeme unterschiedliche Gebühren für die Verarbeitung von Debit- und Kreditkarten sowie Transaktionen erheben. Vergleichen Sie die Bearbeitungskosten der verschiedenen POS-Systeme und prüfen Sie, ob das System den Wechsel zu einem Drittanbieter / einer Drittanbieterin erlaubt, wenn Sie flexibel sei wollen.
Funktionen
Ihre Ansprüche können sich mit dem Wachstum Ihres Unternehmens ändern. Überlegen Sie daher, welche Funktionen Sie heute und welche Sie vielleicht später benötigen. Diese Möglichkeiten bieten POS-Systeme:
Einfachheit
Die Einrichtung mancher Systeme dauert Stunden, Tage oder erfordert gar eine Fachkraft, andere Systeme sind vielleicht simpler. Die Einrichtung ist jedoch nur ein Teil des Prozesses – überlegen Sie, wie benutzerfreundlich das System im Alltag ist und wie schnell neues Personal auf das POS-System eingeschult werden kann.
Support
Probleme mit dem POS-System könnten Ihren regulären Geschäftsbetrieb aufhalten, und dann liegt es an den Geschäftsinhaber:innen, schnell eine Lösung zu finden. Was tun? Manche POS-System-Provider bieten kostenlose Unterstützung zu jeder Tageszeit an, andere wiederum stellen vielleicht gar keinen Support zur Verfügung und Sie sind auf sich alleine gestellt oder müssen einen kostenpflichtigen Beratungsservice in Anspruch nehmen.
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