Budgetplanung: Ausgaben einplanen

Um eine gute Übersicht über Ihre Finanzen zu haben und optimal planen zu können, ist es wichtig zunächst ein Budget für die laufenden Ausgaben und Kosten zu definieren. Dieses Budget dient Ihnen dann als interne Richtschnur für die Planung ihrer monatlichen und jährlichen Ausgaben.

Die Budgetplanung erstellen Sie mit Hilfe der Geschäftszahlen aus den Vorjahren sowie den geplanten Umsatz- und Gewinnzielen. Berücksichtigen Sie in der Planung alle fixen Ausgaben. Dazu gehören:

• Gehälte
• Miete
• Telefon und Internet
• Versicherungen

Auf Basis der Erfahrungen aus der Vergangenheit können Sie auch variable Kosten bereits ins Budget einplanen. Zu den variablen Kosten gehören:

• Rohstoffe
• Produktionskosten
• Lieferkosten

Durch das Budgeting bekommen Sie als Unternehmer:in, aber auch Ihre Mitarbeitenden, einen finanziellen Rahmen, der dabei hilft, die gewünschte Profitabilität zu erreichen.

Buchhaltung: Immer aktuell halten

Keine:r macht sie gern – trotzdem ist es von Vorteil, wenn Sie die Buchhaltung immer auf dem aktuellen Stand halten, um die finanzielle Situation Ihres Unternehmens zu dokumentieren und zu überwachen. Wichtige Bestandteile der Buchhaltung sind die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV). 

In der Bilanz werden alle kurzfristigen und langfristigen Anlagen sowie Assets im Unternehmen den Verbindlichkeiten und eingesetztem Eigenkapital gegenübergestellt. Zu den Anlagen und Assets gehören:

• Unternehmenswerte wie Maschinen und Gebäude
• Bargeld
• Bankkonten
• ausstehende Forderungen

Zu den Verbindlichkeiten und dem investierten Eigenkapital zählen Kredite und ausstehende Rechnungen. 

Die Gewinn- und Verlustrechnung ist ein Unterkonto des Eigenkapitals und somit Bestandteil der Bilanz. In der GuV sammeln Sie alle Aufwände und Erträge des Unternehmens innerhalb eines Geschäftsjahres. Aus dem Ergebnis leiten Sie dann den Gewinn oder Verlust ab, weshalb das GuV ein guter Indikator für die Performance Ihres Unternehmens ist. Sie bietet somit eine gute Grundlage, um Entscheidungen zu treffen.

Achten Sie darauf, das Geschäfts- und Privatkonto stets getrennt bleiben. Verwenden Sie daher für Ausgaben des Unternehmens eine Kreditkarte, die zu Ihrem Geschäftskonto gehört. Diese Praxis hilft Ihnen dabei, einen guten Überblick über alle Ausgaben zu behalten.

Optimaler Cashflow: Liquiditätsplanung

Das Cash-Management gilt es ebenfalls immer im Blick zu behalten, damit Sie nicht aus Versehen kein Geld mehr auf dem Konto haben. Hierbei geht es um die Verwaltung Ausgaben und Einnahmen im Unternehmen. Hier betrachten Sie vor allem den Kassenstand und das Bankkonto, denn hier steht Ihnen das meiste Geld für kurzfristige Transaktionen zur Verfügung. Durch den Cashflow wissen Sie, wie viel Geld Sie einnehmen und wie viel Sie gleichzeitig ausgeben.

Kommt zu wenig Geld ins Unternehmen, also geringen eingehendem Cashflow, und ohne genügend Eigenkapital, können Sie in Liquiditätsengpässe gelangen, wodurch Sie handlungsunfähig werden. Mit strategisch geplantem Cash-Management vermeiden Sie dies. Wie genau Ihr Cashflow und Ihre Strategie aussehen, hängt von Ihrer Branche und Ihrem Geschäftsmodell ab.

Ein häufiger Fehler: Der Fokus wird zu sehr auf den Umsatz gelegt und der Cashflow nicht beachtet. Dabei kann es vorkommen, dass auch trotz ausreichend hohem Umsatz kein Geld mehr da ist und Sie so zahlungsunfähig werden. Dies kann beispielsweise an langen Zahlungsfristen liegen. Mit den folgenden Tipps etablieren Sie ein gutes Cashflow-Management. 

Rechnungen erst zum Fristende bezahlen 

Um einen positiven Cashflow zu erhalten, sollten Sie Kosten und Einnahmen möglichst genau vorausplanen. Bieten Sie als Unternehmen den Kauf auf Rechnung an, sollten Sie auch bei Ihren eigenen Lieferanten und Einkäufen die Zahlungsfristen ausnutzen. In der Regel beträgt die Zahlungsfrist 30 Tage. Sie können Sie aber auch auf bis zu 60 oder 90 Tage erhöhen. Für einen optimalen Cashflow nehmen Sie die volle Zahlungsfrist in Anspruch.

Anreize zur frühen Zahlung schaffen

Schaffen Sie gezielt Anreize, damit Ihre Kund:innen möglichst zeitnah nach der Lieferung bezahlen. Dafür können Sie Ihren Kund:innen einen Skonto anbieten, um einen Anreiz zur schnellen Zahlung zu geben. Ihre Kund:innen erhalten durch den Skonto einen Rabat, wenn Sie zeitnah nach dem Kauf zahlen. Auf diese Weise verbessern Sie Ihren Cashflow, da die Geldeingänge früher sind.

Rücklagen bilden 

Krisen kommen unerwartet und meist zum falschen Zeitpunkt. Daher ist es empfehlenswert Rücklagen zu bilden auf die Sie in Krisenzeiten zurückgreifen können. Die Jahre der Pandemie haben deutlich gezeigt, wie wertvoll Rücklagen sind. Sorgen Sie daher in guten Zeiten vor, damit Sie auch die Turbulenzen sicher überstehen.

Welche Zahlungsarten sollte ich anbieten?

Welche Zahlungsarten Sie Ihren Kund:innen anbieten, hat einen deutlichen Einfluss auf Ihren Cashflow. Wir stellen Ihnen daher die gängigen Optionen vor. Je nach Ihrem Geschäftsmodell und ob Sie im B2B- oder B2C-Bereich tätig sind, kommen unterschiedliche Zahlungsarten infrage. Wählen Sie die richtigen Onlinebezahlmethoden für Ihre Kund:innen. Zu viele Angebote können verwirrend sein, zu wenig Auswahl kann Käufer:innen abschrecken. Drei bis fünf Optionen sollten genügen, um Kund:innen ein gutes Angebot zu bieten.

Kredit- und Debitkarte
Kredit- sowie Debitkarten internationaler Anbieter sind eine der gebräuchlichsten Zahlungsmethoden und in fast jedem Onlineshop verfügbar. Als Anbieter ist Ihnen der Zahlungseingang garantiert, weshalb Sie die Ware sofort versenden können. Bieten Sie daher die Bezahlung per Kreditkarte Ihren Kund:innen an.

Online-Bezahldienste
Online ist es bei Kund:innen mittlerweile sehr beliebt, über Online-Bezahldienste zu bezahlen. Diese Systeme sind für Ihre Kund:innen äußerst unkompliziert und vertrauenswürdig. So müssen Käufer:innen nicht mehr bei jedem Kauf die Kartendaten eingeben, um einen Kauf abschließen zu können.

Kauf auf Rechnung
Viele Kund:innen zahlen Online gern per Rechnung, denn dies ist bequem und ohne großes Risiko. Sind Sie im Ecommerce tätig ist es daher gut diese Zahlungsoption anzubieten. Um sich gegen das Risiko von Zahlungsausfällen zu sichern, nutzen Sie Payment Service Provider. Diese übernehmen gegen Gebühr das Risiko für Sie. Dies lohnt sich jedoch nur bei Produkten mit hohen Margen. 

Lastschrift
Viele Kund:innen sind mit dem Lastschriftverfahren vertraut. Dabei wird der Betrag direkt vom Konto abgebucht, sodass Kund:innen sich nicht weiter um die Bezahlung kümmern müssen. Bedenken Sie jedoch immer: Die Zahlung erfolgt vor dem Erhalt der Ware. Bauen Sie daher möglichst viel vertrauen zu Ihren Kund:innen auf, um Ihre Verkaufschancen zu erhöhen.

Vorkasse
Bei Vorkasse trifft die Zahlung der Kund:innen bei Ihnen ein, bevor Sie die Ware verschicken. Dadurch haben Sie einen schnellen Geldeingang und sichern Ihren Cashflow. Außerdem ist das Risiko eines Zahlungsausfalls auf Seite Ihrer Kund:innen ausgeschlossen. Für Kund:innen ist diese Zahlungsmethode jedoch am riskantesten und daher am wenigsten attraktiv.

Finanzmanagement vereinfachen: Digitalisierung

Zeit ist oft rar und darum besonders kostbar. Mit digitalen Lösungen können Sie Ihr Finanzmanagement erheblich vereinfachen und beschleunigen. Für die Buchhaltung gibt es mittlerweile umfassende Programme, die es Ihnen ermöglichen alle Bereiche wie Rechnungen, Onlinebanking und Steuern schnell und trotzdem korrekt abzuwickeln. 

Auch für speziellere Themen gibt es Softwarelösungen, die Ihnen die Arbeit erleichtern, damit Sie sich wieder den spannenden Themen Ihres Unternehmens zuwenden können. So können Sie beispielsweise auch die Spesenabrechnung digitalisieren. So ermöglichen Sie es Ihren Mitarbeitenden, ihre Geschäftskosten schneller einzureichen und reduzieren Papierkram.

Zur Digitalisierung der Lieferantenabrechnung verwenden Sie Accounts Payable Automation. Mit einer geeigneten Software kann der Abwicklungsprozess von Lieferantenrechnungen einfacher abgewickelt werden und das Risiko Zahlungsfristen zu versäumen wird aufgehoben.

Fazit: Fünf Schritte für erfolgreiches Finanzmanagement

• Planen Sie Ihr Budget: Stellen Sie ein Budget für das Geschäftsjahr auf, um Ausgaben zu kontrollieren und kluge Geschäftsentscheidungen zu treffen. Nur so können Sie Ihren Profit maximieren.
• Halten Sie Ihre Buchhaltung aktuell: Die Buchhaltung zeigt neben den Anlagen und Verbindlichkeiten auch Ihre Ausgaben und Einnahmen an. Eine gute Buchhaltung gibt Ihnen deshalb einen guten Überblick über die Performance Ihres Unternehmens.
• Sorgen Sie für optimalen Cashflow: Eine gute Liquiditätsplanung ist essenziell, um handlungsfähig zu bleiben. Ohne Bargeld können Sie keine Rechnungen bezahlen, also behalten Sie Ihren Cashflow im Blick.
• Digitalisieren Sie Ihre Buchhaltung: Buchhaltung kann schnell unübersichtlich werden. Mit der richtigen Software haben Sie alle Daten im Blick und können Ihre Strategien besser anpassen.